kintoneは、当社にとって第二の基幹システム！

「kintoneはもはや、なくてはならない、もう一つの基幹システムです。」

インタビューの中で、幾度かkintoneを"基幹システム"という言葉で表現された、キャピテック＆リブートテクノロジーサービス株式会社オペレーション改善グループの山本愛子様。同社はICT機器の導入や運用、また再生及び販売までを手掛けるトータルソリューションカンパニーである。山本様は、同社で使用するkintoneアプリの設計開発から運用保守まで、ほぼ一人で担当されている。今回、同じくシステム責任者のITスーパーバイザー、齊藤幸儀様にも同席していただき、同社の基幹システムとkintoneを連携させ、業務効率化に成功したお話を伺った。

キャピテック＆リブートテクノロジーサービス株式会社　倉庫検査エリアにて、PCの動作状況を確認中

「従来、出荷や入荷の進捗状況は、個人がExcel等で個別に管理しており、現在どのような状況かを知るために、都度、社内メールで関係者に一斉配信して確認していました。しかし、メールでは見逃してしまうメンバーも出てくるため、各担当者に電話や対面で『この案件、進捗状況はどうなってるの？』と、進捗確認に大変な労力を使っていました。」と山本様。

そのような問題を解決するべく、「2014年に参加したサイボウズ社のイベントでkintoneを知りました。情報共有の改善を課題としていて、Excelで管理する方法だと個人が情報を抱え込んでしまうので、何か良いツールが無いか探していました。kintoneを試用し、情報の管理共有だけではなく、業務フローの管理もできるのでいいな、と思って導入を即決しました。」と齊藤様はkintone導入までの経緯を振り返る。

「市販の倉庫管理ソフトは会社の規模・業務特性としてもマッチしなかったので、社内の基幹システムであるWMS（ウェアハウスマネジメントシステム＝倉庫の在庫やその出入りを管理するシステム）はフルスクラッチで開発しました。この基幹システムとkintoneはDataSpiderで連携を行っていて、基幹システムに入力したデータはkintoneにも反映されるようになっています。データベースは基幹システムでしっかり入力管理し、情報閲覧はUIを柔軟に変更できるkintoneで行うという、それぞれのシステム特性を生かした使い方をしています。

「kintoneのカスタマイズは自社で行っています。確認・強調すべきところに色をつけたり、ステータスの進行に合わせて不要なフィールドを非表示にしたり、基幹システムとの連携トリガーとしてボタンを設置したりして、使いやすさを意識してカスタマイズしています。kintoneは、Excelが使えて少しカスタマイズがわかる人であれば、アプリを作ることや、カスタマイズを行うのはあまりハードルが高くないのかなと思っています。JavaScriptに関しても、一個目の壁を越えてしまえば、開発用コミュニティ（cybozu developer network）もあるのでわりととっつきやすいですよね。業務フローが分かっている人が手を出しやすい、作りやすいというのはいいなと感じています。」と再び山本様。

「現在では購入申請や、支払管理、休暇申請など、ありとあらゆる業務をkintoneで行いその便利さを実感していますが、初期段階でみんなに便利だなと実感してもらえたのは出荷管理に使っているアプリですね。出荷には船の予約状況や、梱包作業の期日、お客様からの入金情報等、様々な項目を確認しなければならないのですが、以前はだれか一人がこれらの情報を集めて、個人のExcelシートで管理して、定期的にメールで配信するなどして共有していました。これらの情報を全てkintoneで管理することによって、いつ誰が見ても最新情報を確認できる状況を作れました。」



また、このアプリでは帳票サービスであるプリントクリエイターも利用している。

「上席に輸出書類をチェックしてもらうときの上表紙や、船積通知（Shipping Advice）などを出力しています。このような定型の書類に関しても、今までは都度Excelで作成していましたが、kintoneデータを利用し出力ボタンを押すだけで作成できるので、楽になりましたね。プリントクリエイターは、そんなに複雑なことができるわけではないけれども、ちょっと印刷したい、というときにとても便利なソリューションだと思います。」

（出荷の際に利用しているアプリと、船積通知Shipping Advice）

また、同社のプリントクリエイターの使い方に関して、さらにお話をいただいた。

「他にプリントクリエイターの利用方法としては、まずは印影系ですね。紙に判子を押す代わりに、承認した人と承認した日、ハンコを出力するようなものです。これはトヨクモ社のホームページで紹介されていた電子印鑑の印影の設定方法を用いて設定をしています。

もう一つは、倉庫作業で利用しているQRコード印刷です。入荷作業の際に、kintoneで検品IDを振り出して、このIDを基幹システムへ入力する工程があるのですが、手入力だと間違えてしまったり、入力が面倒だったりするので、これを入荷作業で使用するシートにQRコードで出力し、ハンディで読み込むようにしています。検品IDを正しく一発で入力できて助かっています。」

（プリントクリエイターで出力したQRコード読み取りと、倉庫入荷エリアでの作業風景）

また、同社ではkintoneのバックアップサービスであるkBackupも利用している。

「kintoneは基幹システムと同等に使っているので、大事なデータが入っています。そのため、バックアップサービスであるkBackupを導入しました。kBackupではすべてのアプリに対してバックアップを行っていますが、3つ、4つのアプリと連携させているものも多いんですよ。ルックアップでデータを紐づけているので、実際にデータを戻すときは苦労するかな、と感じていますがリストアできなくもない、と思って利用しています。」
また、kBackupに関してはご要望もいただいた。

「アプリを変更した際にテンプレートを都度保存しなくてはならないのは少し手間だと感じています。kintoneでアプリのバージョン管理ができない以上、仕方ない部分ではあるとは思いますが、自動保存できたらとても嬉しいです。」
 
同社の基幹システムとkintoneを連携して円滑なデータ管理を実現し、社内の様々な手続きも簡略化させてきた同社だが、今後まだ改革していきたい部分があるとのこと。

「レンタル中のPCに故障が発生した際、代替機を送るサービスもあるのですが、その管理を行うアプリでは、Excelの申請書をkintoneに添付するだけで、Excelの中身がkintoneに自動転記される仕組みをDataSpiderを用いて実現しています。このExcelの申請書はお客様に書いていただいているものなので、メール添付で申請して頂くのではなく、フォームクリエイター(提供終了済み。後継製品：フォームブリッジ)を用いてフォームに書いてもらった方がいいかな、と思っています。あとは例えばFAQを公開するのにkViewerが使えるかな、と思っているので、この二つは近々また試したいですね。」