kintoneにデータコレクトを連携させたことで事務処理の時間が約100分→1分に短縮！

マルテー大塚はホールディング会社で、大塚刷毛製造を中核としています。大正3年に創業した老舗で、塗装用の刷毛の開発、販売を行っており、今では塗装に関する塗料以外の用具や機器、設備全体を扱う総合商社に発展しています。グローバル展開も推進しており、グループ全体の3分の1近い実績を海外で創り出している企業でもあります。

塗装用の刷毛やローラーをはじめ、塗装用具、スプレーガン、エアーブラシ、果ては養生用品や建築用シート、専用機、溶接機まで手がけています。最近はアスベスト対策のための防護服も手がけており、規模の大きな物では車や建築などで利用する設備も扱っているのです。

大がかりな設備を販売する場合は、期間も長くなるうえ、金額も大きくなるので案件管理が必要になります。

例えば、「AUTONOMOUS」という製品は、車を塗装する時に利用するブースです。ほこりが舞わないようにしたり、温風により短時間で乾燥させることができます。モデルによっても異なりますが、この手の製品は数百万円から1000万円くらいします。

マルテー大塚ではグループ会社含め約500人にkintoneとデータコレクトを導入し、脱Excelを実現しました。さらに、フォームブリッジやプリントクリエイター、kViewer、kMailerまで活用しています。今回は、トヨクモ製品をフル活用して、業務を効率化している経緯を株式会社マルテー大塚システム部クラウドソリューション課の石井健太郎氏とシステム部ネットワーク課坂田龍氏にお話を伺いました。

マルテー大塚の高機能塗装ブース「AUTONOMOUS」

マルテー大塚の中核を担う大塚刷毛製造では、kintoneを導入する前は、Excelで営業日報を管理していたそうです。しかし、それだけだと社員の行動管理でしかなく、顧客情報と紐付かず、データを活用することができていませんでした。そこで、顧客接触履歴をデータベース化するために、まずは一般的な日報システムを導入したのですが、うまくいかなかったそうです。

「その日報システムでは、どうしても1訪問が1レコードになってしまうのです」とシステム部クラウドソリューション課石井健太郎氏。日報を1レコードとして、その中に複数訪問した履歴を残すスタイルで運用したかったのです。

そのため、2013年にkintoneを導入しました。いくつかの選択肢を検討しましたが、コストが安い点と、JavaScriptのカスタマイズができるということで決定したそうです。

マルテー大塚システム部クラウドソリューション課　石井健太郎氏

日報アプリでは、一人の日報を1レコードとして、テーブル機能に訪問記録を追加できるようにしました。この情報を顧客管理アプリを紐付けることで、今までできていなかった顧客接触履歴を残せるようになったのです。

「日報アプリで訪問履歴を保存した段階で、異なるアプリに顧客軸でばらばらにしたデータを登録しています。顧客アプリ側からは関連レコードとして、訪問履歴を見られるようにしました。JavaScriptのカスタマイズも行ったのでとても大変でした。」と語ってくれたのは、システム部クラウドソリューション課の石井健太郎氏です。

石井氏はkintoneの公式認定資格「Customization Specialist」を取得しています。kintoneカスタマイズ開発の知識とスキルを持っていることを証明することで、当然この時のカスタマイズも石井氏が行いました。

日報と顧客管理のアプリができたおかげで、人事異動などがあっても、前任者が何をやっていたのかを顧客軸で見られるようになりました。

マルテー大塚システム部ネットワーク課　坂田 龍氏

大型の設備などの営業を担当するマーケティング1部（MK1）では、見積書の発行をkintoneで行っていましたが、売り上げの実績などの予実管理はExcel管理していました。

毎月、営業マンはkintoneのレコード内容をExcelへコピー＆ペースト、管理職は各営業マンのExcelを集計するのに手間がかかっており、kintoneで一元化したいという声が上がっていたそうです。

石井氏と坂田氏は、どんな仕組みで実現できるのか検討していたところ、2020年3月16日に「データコレクト」がリリースされました。早速、テスト導入を行い、使えることがわかったので正式導入することになりました。

管理者は、月ごとに引き合いや受注がそれぞれどれだけあるかを把握しなければなりません。その数字を集計するのにデータコレクトを利用しています。

まずは「見積書」アプリに見積りを出すための情報を入力します。しかし、捨て見積りとされてしまうことも多いので、「見積書」アプリはあくまで見積りを作るためだけに利用することにしました。そのため「引合受注」アプリは別で作成したのですが、同じ情報を重複して入力するのは手間がかかりますし、ミスの原因にもなります。そこでkintoneのアクション機能を利用して、引き合いに至った見積りの情報が自動的に「引合受注」アプリに登録されるようにしたのです。

「見積書」アプリにデータを入力します

「引合受注」アプリに見積書のデータが入力されました

受注した案件は「実績管理」アプリにデータコレクトでデータを登録し、予実管理に活用しています。「引合受注」アプリは案件単位で分かれているので、データコレクトで「実績管理」アプリに登録し、担当者ごとにまとめているのです。

「引合いで受注が確定するとその人の成績になります。もともとその人ごとの目標が決まっていて、目標に対しての達成率を一目で分かるようにしました。人ごとで1レコードに集計したいので、絞り込みや関連レコードではできないのです」（坂田氏）

データコレクト側であらかじめ集計対象の絞り込み条件を設定します

データコレクトで入力元データを設定します

案件単位の「引合受注」アプリから「実績管理」アプリにデータコレクトできるようにしています

新型コロナウイルスの影響であまりデータが登録されていないとのことですが、Excelに入力する手間がなくなったので、業務が効率化されたことは間違いありません。見積書を作る時に入力して、引き合いが受注になったら入力して、それを担当者別にまた入力していたのが、1回で済むようになったのです。

従来は、1ファイルの集計に5分くらいかかり、20人分で100分かかっていたところが、1分で処理できるようになりました。これは大きな改善と言えます。

「他には予実管理をしていたExcelをメールに添付してやりとりしていたのですが、見ていた見ていない、送った届いていない、というトラブルもなくなったのがいいですね」（坂田氏）

実は、マルテー大塚では他のトヨクモ製品も活用しています。例えば、いろいろな地方でプライベート展示会を開催し、そこにはたくさんの仕入れ先の企業が出展するのですが、その管理をフォームブリッジで行っているそうです。

ブースの大きさや電源、駐車場、火花を出すかどうかなどを登録してもらい、フォームブリッジのカスタマイズで計算して料金も出しています。また、登録してもらった情報を変更するときのために、kViewerを使い、Myページを用意しています。そして、プリントクリエイターで請求書を作成し、捺印までできるようにしています。仕入れ先企業に一斉に連絡する時には、kMailerを利用しているそうです。業務全体でトヨクモ製品を活用し、業務効率をアップさせているのが凄いところです。

プリントクリエイターで捺印済みの請求書を出力できるようにしています

「kintoneとデータコレクトを活用し、予実管理の他営業部門への展開、経理部と連携した経費精算の集計を 実現出来ればと検討しております。」と坂田氏は語ってくれました。