印刷、webフォーム、公開ビューまで。 kintoneのヘビーユーザーが「使う」側から「広める」側になったワケ
『日本の社会福祉を世界一にする』。理念通りの言葉をインタビュー中に何度も発した株式会社関西の代表取締役 青山敬三郎様。青山様はkintoneをリリース初期から利用し、同社は2013年にサイボウズ社の事例にもなっている。その後、数年かけてブラッシュアップされたkintoneの活用方法について改めてお話を伺った。
日本全体が抱えている問題を解消するため、kintoneを利用する
青山様
「弊社、株式会社関西は平成元年に創業し、当初は建築業を営んでおりましたが、現在は「第二種社会福祉事業」を行っております。弊社の場合、サービスの対象はお子様で、訪問型看護サービス、通所型受け入れサービスと、主にこの二本柱で事業を展開しておりました。」
kintoneの画面を開きながらインタビューにお応えくださる青山様
「やはり業態が訪問型看護ということもあり、外出するスタッフが多くいるのですが、以前はメールで情報のやり取りをしていました。情報共有のために、CCのメールばかり溜まっていく、よくありがちなパターンです。kintoneを導入した今では、訪問先毎にコメントでコミュニケーションを取っているので、基本は全員直行直帰ですね。会議などもskype等で行えるので、スタッフには必ずしも出社を求めておりません。」
なるほど。導入時に比較したサービスはありますか？
青山様
「はい、kintoneを導入するときにはSalesforceと比較しました。色々深く作り込めるという意味では大変魅力的だったのですが、我々の理念である「日本の社会福祉を世界一にする」というものを考えた時に日本製品を選択したほうが良いだろうと考えました。これは、盲目的に日本製品を選べば良いという訳ではなく、日本の現状の課題である「高齢社会」や「人口減社会」等に対し、悩み・取り組んでいるサイボウズ社の製品は世界的に見て先進的であろう、と考えたという理由がありました。これから、先進国では順番に日本と同じ課題を抱えることになるわけですから。」
kintoneから紙での各種アウトプット、お子様への自身の目印に
kintoneの利用方法を教えてもらえますか。
青山様
「kintoneでは印刷機能が弱いので、紙に出力したい時は連携サービスであるプリントクリエイターを使用しています。プリントクリエイターに関しては色々な使い方をしているのですが、例えば、通所受け入れ型のサービスを利用しているお子様の予定カードを、それぞれのお子様の荷物ロッカーに貼って管理しています。全スタッフがkintoneのアカウントを持っているわけではないので、こういった情報共有の形が可能になると、手違いが無くなり助かっています。お子様の情報、例えばアレルギーに関することや、必要な介助などは必ず確認しなければいけない項目ですから。お子様も自分の写真が貼っているロッカーにすぐに荷物を入れるので、分かりやすい目印になっています。」
通所されるお子様の情報・受け入れ時間等が記載されているカード
「また、セミナー告知のFAXやチラシ作成にも利用しています。予めレイアウトを作成しておけば、後は社名やセミナー名など、所定の項目を入れるだけでチラシが作成できるので楽ですね。これも今までは毎回デザイナーがイラストレーターで作成していたので、もの凄く手間がカットされました。」
kintoneの画面 ここで出力ボタンを押すとチラシが出力される
出力されるチラシ・FAX 一度作りこめば、その後特別なデザイン技術は必要ない
新規申し込みもkintoneで受付、面談前に社内で議論が可能に
青山様
「新たにお申し込みをいただくお子様へのヒアリングも、今ではkintoneで行っています。フォームクリエイター(提供終了済み。後継製品：フォームブリッジ)で公開したwebフォームに、事前にヒアリング事項を入力していただいて、通所可能かスタッフ内で議論ができるようになりました。今まで、どんなお子様でもまず面談して、そこから社内での議論が始まりましたが、今では事前にある程度お子様の情報が分かりますので、時間の短縮や効率化が可能になります。社内の効率化だけでなく、来所いただく利用者の方の手間が減らせると考えております。」
ただ、入力を面倒に思う利用者の方もいるのではないですか？
青山様
「この取り組みを始める前は、社内でもその様な声が多かったです。ですが、始めてみれば皆さん問題無く入力くださいますね。結果的にお互いの手間が減りますので。」
外部から入力されたデータに対して、kintone内でスタッフ同士がコメントし合える
kintoneのアカウント持っていないスタッフとも情報共有
青山様
「通所型のサービス提供に関しては、複数の同じお子様に対し、複数事業所で対応していることもあります。その際、同じお子様の情報はどの事業所であっても共有すべきなのですが、実際にはちゃんと申し送りができていないケースがあります。FAXや電話で都度、申し送りを行うのが大変だ、というのが理由なのですが、それではいかん、と。そこで、事業所毎に閲覧できる情報を設定したビューを配布しようと、まさに今kViewerの設定を行っています。これが実現できると、申し送りをするまでも無く、最新の情報が各事業所で確認することができます。」
パスワード認証を持たせた外部公開viewでスタッフへの情報公開
「これらkintone連携サービスに共通しているのは「kintoneのアカウントを持っていない方でも情報共有ができる」という点です。これまでの閉じた世界であった業務システムが大きく変わってきていると感じています。」
kintoneを「使う」から「広める」へ
青山様
「『日本の社会福祉を世界一にする』、これを目標に日々業務に取り組んでいますが、高齢化が急激に進み、人口も減りだした日本においては、この目標達成のためにも、一人ひとりの生産性を上げることが非常に重要だと考えています。幸い私たちはkintoneを導入して、生産性が格段に上がりました。今では、社内だけでなく、他社の皆さんにもkintoneを伝え、その会社・組織の生産性を上げる支援をすることで、私達の目標に近づきたいと考えています。一社でできることはどうしても限られてきますから、今後はkintoneを広めていきたいのです。弊社はいわゆるIT企業では無いですが、自分たちの業務システムをkintoneで作りこんだからこそ、提案できるものがあると思っています。そしてこの事業を三本目の柱に育てていくつもりです。現在まさに取り組んでいるのは、グループ化している医療機関への導入支援です。病院やクリニックなど、複数の機関の情報共有をkintoneで実現しようと考えています。また、2016年1月に実装した「組織間アクセス権」を上手く活用すれば、各クリニックに紐づく外部事業者とのコミュニケーションもセキュアに実現できると思っています。」
「これから小さい企業・組織がその中での情報・ノウハウだけで生き残っていくことはどんどん難しくなっていくと思います。ですが、グループ化することで大企業や国際的企業と、充分伍する組織を創りあげることができるはずです。その時kintoneは理想的な情報共有プラットフォームになり得ると考えています。」
『日本の社会福祉を世界一にする』。この目標のため、先進的な取り組みを積極的に取り入れてきた株式会社関西様。これからは自社だけでなく、他の企業・組織への業務改善を提案する。この動きは同業界に留まらず、様々な業界へ影響を及ぼすことになるだろう。
【2017年９月 再度の取材を行いました】
kintoneのヘビーユーザーであり、またkintoneセミナーを行うなど、kintoneを「勧める、広める」活動を積極的に行っている株式会社関西の青山様。前回は主にプリントクリエイター、フォームクリエイターの利用方法に関してお話いただいたが、前回の事例取材から２年弱経過した今回の取材では、2017年7月にリリースした新サービスのフォームブリッジや、kViewerの使用方法、また他社への展開についても改めてお話を伺った。
フォームブリッジ×kViewer「Myページ」機能で問い合わせや確認の手間を省く
フォームブリッジの7月リリース当初から、試用環境で検証を行い、フォームブリッジを積極的に活用されていた青山様。先日９月上旬にリリースしたkViewerとのルックアップ機能に関しても既に様々なシーンでの利用を検討しているという。
「現在構築を進めているものでいうと、在宅医療を行う会社にむけて作成している、交通トラブル管理のためのフォームですね。どの職員にどの車両を貸し出しているかっていうマスターを持たせておけば、本人の名前であったり、車種であったり、ナンバープレートであったりをキーとして検索を行って、職員の名前と車種、ナンバープレートの情報までをまとめて登録できるようになります。これは結構画期的なルックアップ機能だと思っています。また、事故内容なのでその後の経過を報告する必要があったり、後々追加で登録すべき点があったりしても、Myページ機能を使っているので自分の登録した内容を確認したり、追加で登録・編集することができます。
今までのフォームクリエイターでは、ルックアップ（kintone内のデータ参照機能）ができませんから、名前や所属など、たくさんの情報を登録していただく必要があったり、不明な点があってもとりあえず一度登録をおこなって、後で問い合わせたり等の必要がありました。
フォームブリッジではkViewerとの連携機能でマスターからデータを呼び出すことができるのと、Myページ機能によって自分で確認、追加ができるという点が非常に便利だと思っています。
また、ステップフォームの途中に、被害者情報を入れる部分を設けていて、ありを選んだら入力項目が出るようになっています。なしだったらそのまま進みます。この部分には条件分岐を入れていますが、条件分岐はkintoneにもない機能なので、非常に便利だと思いますね。」
「さらに、これを応用して、従業員の労務管理もフォームブリッジとMyページで管理できないかなと考えています。例えば給料の振り込み先や、扶養のありなし等の情報ですね。今現在はフォームクリエイターで登録してもらっていますが、フォームブリッジとkViewerを使って、自分で登録した情報を自分で参照できるMyページというか、自分のページというのを持たせることができれば、確認の手間も省けるので便利ですよね。
後、考えているのは事業者向けページのMyページ運用ですね。例えば問い合わせの対応だったら、フォームブリッジから問い合わせてもらって、こちらで回答を書いたら、ビューワーの方でアップされて、自分の問い合わせに対する回答が確認できる、っていう形ですね。
私達の業界ではまだまだ電話でのやりとりが主流で、留守にしていたり、その人でしかわからない問い合わせ内容だったりがあるのは大切な時間を失っていることになります。なので、kintoneとフォームブリッジ、kViewerを利用して情報を集約することで、その人が休んでいてもお問い合わせに答えられるような環境を作っていきたいと考えています。」
kintone×フォームブリッジ×kViewerで情報共有システムを構築
さらに、連携している各事業者間の情報共有の仕組みをkintone、フォームブリッジ、kViewerで実現することを検討しているという。
「社会福祉事業全てに通じることですが、それぞれの事業者と利用者の一対一でやりとりが完結するわけではなく、マネジメントや、相談支援をする仕事があるのですね。それぞれの事業者が連携して利用者に対して関わりながら、全体で支援を行っています。
例えば弊社が行っている事業（「青竹のふし子ども発達リハビリセンター」）では18歳未満の児童を対象に、訪問型や通所型のサービスを行っていますが、ヘルパーさんにケアをしてもらうであったり、児童デイサービスを利用するであったり、ケアプランを作成して、それに沿ってお子様への支援を行います。
支援が始まったら、利用状況を各事業所に確認する必要があるので、そのページをkViewerで作成します。ここを見れば利用状況が確認できる、っていう形ですね。また、利用者の方が何かサービスを利用した場合、利用点数というものがつくのですが、その上限が決まっていて、こちらも管理する必要があります。これもkViewerのページで閲覧できるようにしたいと思っています。今まではどこかの事業所で利用があれば、Fax等で報告をもらってから、他の事業所それぞれにもFaxを送って連絡していましたが、kintoneと連携サービスでシステムの構築ができれば、kintoneに情報を入力するだけで、後は各事業所の方がそれぞれ見てもらうといった使い方ができます。送ってもらったFaxやPDFもkintoneに登録すればkViewerで閲覧できるので、とても便利ですね。」
kintoneと連携サービスを活用し、自社や連携他社に使いやすい情報共有システムを構築してきた青山様。 今後はそのシステムを他社・他業種へ展開していきたいという。
「現在はお子様を対象に、児童デイサービスの仕組みとして検討していますが、対象を患者様に置き換えれば、病院、訪問看護サービス、デイサービスやクリニックで情報共有ができます。この仕組みが実現できれば、ソフトウェアを問わずに情報共有の仕組みが構築できるので、素晴らしい地域医療システムになると思っています。いろんな業種に横展開していきたいですね。」
