kintoneデータをBI化するデータコレクトのトヨクモ活用法！

2020年3月16日、kintone内の情報を自在に集計できる「データコレクト」を公開しました。これまで、フォーム作成サービス「フォームブリッジ」や帳票作成サービス「プリントクリエイター」、外部表示サービス「kViewer」、データバックアップサービス「kBackup」、メール送信サービス「kMailer」などを公開し、7,000以上のご契約をいただいています(2022年9月時点)。「データコレクト」も定番サービスとして使っていただけることを目指しています。

「データコレクト」は、Excelの関数に似た数式を利用し、複数のアプリ間でデータを収集したり、計算したりするサービスです。ご多分に漏れず、このサービスも自社内での強烈なニーズから生まれました。

何年も社内でkintoneを活用していると、大量のデータが溜まります。そのデータを活用するために、いろいろと工夫していたのですが、その手間が面倒になってきたのです。今回は、「データコレクト」を開発する以前の課題や、「データコレクト」の作り手がどんな業務に活用しているのかを細かくご紹介します。本日の語り手は、トヨクモ株式会社 代表取締役社長 山本裕次です。

トヨクモ株式会社 代表取締役社長 山本裕次

kintoneアプリは使い続けるごとに分散していきます。しかし、経営者は各データの整合性をチェックしたり、経営指標を確認しなければなりません。

まずは経営指標ですが、大きく３つのタイプがあります。

一つ目は【PL】（損益計算書）的な、ある期間の中でどういう活動があったのか、例えば、その月の1日から末日までの間で、試用の申し込みが何件あったのかを集計したりします。

次に、【BS】（貸借対照表）的なある時点の状態を知りたいケースです。例えば、試用件数の場合、1ヶ月の間に日々、お試しをしている人の数も少しずつ変わっています。日単位や週単位でどのくらいのお客さまが実際に試用をしているのか、という推移を見られると、「来週くらいに契約確認のピークが来るね」という状況が見えてきます。

最後に【チェック】です。「このチェックは弊社内で言っても伝わりにくい部分なのですが、私としては一番面白いと思っている部分です」と山本社長。

トヨクモでは、契約や請求を管理するアプリ群と、サービスのサポートを管理するアプリ群で業務システムを構築しています。この契約・請求管理とサポート管理のアプリ間でデータにずれが発生すると、月末に間違った請求書を発行してしまい、お客さまに迷惑をかける可能性が出てきます。そこで、別々のアプリで算出した金額を比較して、1円のずれも発生していないことをチェックする必要があります。

もちろん、山本社長も日々チェックしようとしたのですが、そのたびにCSVで吐き出していじくり回すのは時間がかかってしまいます。業務としては、受注をすると契約管理に登録し、アクションボタンでサービスの管理アプリにレコードを作っています。きちんと運用されていれば、ずれないはずなのですが、人間がやることなのでボタンを押し忘れたりして、ずれが発生するのです。

「レコード数とサービスの本契約で動いている契約数がマッチしているのか、というのは、それこそ毎日チェックしていないと、ずれた場合、どこが違うのかを突き合せるのは半日がかりの作業になってしまいます」（山本社長）

2016年ごろからは、ワンクリックでチェックできるように項目ごとのカスタマイズを行うことにしました。学生のアルバイトにJavaScriptの開発を依頼したのです。複数アプリの金額を比較して、合致すれば緑色でOKと表示する簡単なものでしたが、チェックしたい項目は日々変化したり増えたりします。そのたびに、2～3週間のタイムラグが発生するのが面倒だと感じていました。

学生アルバイトに依頼していたワンクリックボタン

タイムラグをなくすために社内の開発者に依頼したのですが、JavaScriptの修正業務にリソースを使うくらいなら、プロダクトの開発に費やしたいところです。この悩みは、他の経営者でも絶対抱えているはず、と考えた山本社長は、新しいサービスにしようと動き始めました。

2019年7月くらいから動き始め、10月にプロトタイプができました。かなり仕様を詰めており、本サービスにしようと決定。2020年1月から本格的に開発し、3月にリリースしました。

トヨクモはkintone関連のプロダクトを複数開発しているので、例えば、サイボウズ.comに入る認証のところや、APIトークンを使うところなどのインフラ部分を共通化しています。そのため、この短期間でサービスを開発できるのが強みです。

複数のアプリからデータを集計するのですが、こだわったのはExcelのように式で登録できるようにした点です。式であればコピー＆ペーストできるので、フィールド名やアプリ名を変えるだけで同じような項目を手軽に作成できます。一度作れば、いろいろなアプリに転用できるようにしたのです。

フィールドの設定を式で表せるようにしました。

数式の一部を変更するだけで、複数のフィールドから値を持ってこられるのが便利です。

「kintoneでは、解約率を取得したくても、一定期間平均する様な移動平均の計算ができませんでした。また、成長率を確認するための前年比なども同様に取得できません。その都度、エクセルなどで計算する必要がありました。」（山本社長）

「データコレクト」の最初のユーザーは当然自分です。手動でチェックする際は1時間かかっていたのが、今までの課題もワンクリックで済むようになりました。アルバイトにJavaScriptの開発を依頼する手間がなくなり、自分でカスタマイズできるようになりました。

簡単にできるようになったことで、チェックする回数が増えるというメリットも出ました。もし、ミスがあっても、早めに気付けるようになったのです。逆に、試用件数が増えているのに気がついて調べてみると、どこかのイベントで話題に取り上げてもらった、ということがわかったりします。

JavaScriptも開発してしまえばワンクリックでチェックできましたが、依頼する必要があるので、どうしても範囲が狭いのがネックでした。「データコレクト」だと、必要を感じたタイミングでいろいろと作れるので、広い範囲をチェックできます。開発に2～3週間かかっていたところ、今は30分くらいでアプリを登録し、設定し、チェックまで実行できます。

例えば、トヨクモで利用している月額換算推移アプリでは、31個のアプリからフィールドの値を集めてきて、集計しています。これだけのフィールドを設定しても、快適に動作するのも特徴です。

実際に運用してる月額換算推移アプリです

「データコレクト」を実行する時間は指定できます。トヨクモでは毎週月曜日の早朝に集計し、週末の状態を保存し、推移を見られるようにしています。それぞれのプロダクトの試用中の案件確度ごとに平均単価をかけて、1ヶ月以内に期待できる契約金額をチェックしています。ある特定の時点の情報を、時系列で追うことによって、新たな気付きを得られることも沢山あります。

「毎週、月曜日の早朝に案件数をレコードに入れています。人間がやるとルーズなので抜けが出たり、やらなかったりします。「データコレクト」ができたから、案件数の推移を取り始めました。今では、デイリーでも取り始めていて、各種の指標を管理し始めました。これまでは、1ヶ月分まとめてしか分析できなかったので、すごく大きな改善になりました」（山本社長）

日次の情報も手軽に集計しプロットできるようになりました。画像はウェブサイトのページビューの推移です。

試用件数の日次管理はこのように運用しています。

「データコレクト」で状況を毎日プロットすることによって、データが新しい知見を生み出し、活動が変わってきています。例えば案件推移アプリでトライアルの見込み件数を一目で算出、分析することができるようになり、サポートチームではトライアルの目標件数までの件数を把握し、どうしたら増やせるかと考えるようになりました。

「欲しい機能は最初の要件としたので、自分が使うものはできています。今後実装したいのが、ユーザー選択の対応です。例えば、有休の消化といった勤怠管理アプリで、社員を選ぶ際、kintoneのユーザー選択では何人も選択できてしまうのです。代理で申請するケースもあるので、登録者を指定するわけにもいきません。複数選択できるユーザー選択のフィールドを計算式として対応することができず初期には対応していませんでした。そこで、二人以上登録しようとするとエラーが出るようにしようと考えているところです。これができれば給料計算などにも展開できると期待しています。」（山本社長）

「データコレクト」はリリース後も改良を重ねています。5月1日には「XLOOKUP」という関数を追加しました。マッチするレコードの特定フィールドの値を取得する関数です。例えば、お客さま名がマスターのアプリでお客さま番号がある場合、その番号からそのお客さまに紐付くデータを持ってこられるのです。

kintoneにデータを登録していけば、登録したことを分析したくなるはずです。蓄積されたデータは、いろんな角度で分析すれば、経営の新しい気付きが得られる宝の山と言っていいでしょう。手作業や目でチェックするのはナンセンスなので、今後も「データコレクト」で集計しやすい環境を提供していきます。