主に昇降機の販売や設計、施工や保守サービスを提供する太成電技。施工のすべての工程を自社で行うことをモットーとし、お客様の便利と安全を支えています。
社内では顧客情報やメンテナンス管理、案件管理などさまざまな帳票を扱っています。しかし、これまでは情報共有やデータ連携がしっかりとできておらず、結果的に作業量の増加につながっていました。また印刷やPDF化のたびにレイアウトを変更して、印刷範囲を毎回調整する必要があるなど、細かな作業が業務を圧迫していたそうです。
こうした課題を解決するため、2021年よりkintoneとトヨ クモのkintone連携サービス『PrintCreator』を導入いただいております。
本記事では導入にもかかわられた、バックオフィス業務担当の秋山 晴子様にお話を伺いました。
情報共有、視認性、細かな作業……情報管理と帳票にともなう3つの課題
太成電技がkintoneおよびトヨクモのkintone連携サービスの導入をご検討いただいた背景には、大きく3つの悩みが関わっていました。
課題1.データ連携やカスタマイズ性、視認性に課題のあるクラウド型サービス
昇降機は設計・製造・設置段階および使用・維持管理段階の検査について、それぞれ国による基準が設けられています。これらは設置した機械の種類によって異なるほか、行政に報告すべき項目にもばらつきが見られるなど、細やかな管理が必要とされます。
太成電技ではこれまで顧客情報やメンテナンスの管理を他社クラウド型サービスで管理していました。取り扱う10種類の機械をコードで管理し、それぞれ必要な項目が紐づくように設定していましたが、システムの問題でデータ連携がうまくいかずに困っていたそうです。また法律改正等の理由により、記載項目の追加が必要になった場合には膨大な時間がかかるなど、カスタマイズ性にも課題を抱えていました。
また施工の際に現場で担当者が確認する作業指示書も、同様のクラウド型サービスで管理・閲覧していましたが、スマホやタブレットからの視認性が悪く、担当者からも改善要望が挙がっていたそうです。
課題2.クラウド型サービスから転記し微調整が必要な印刷用Excelデータ
もう一つ頭を悩ませていたのが印刷データへの転記です。施工が決まった案件は作業指示書の作成が必要になります。データはExcelで作成し印刷していましたが、各情報の転記は各担当者が手作業で行っていました。
フォーマットとなるExcelデータは用意していましたが、担当者がExcelに慣れていないこともあり、データが上書きされてしまったり、都度レイアウトを変更しないと印刷範囲がずれてしまったりすることも多く、結果的に工数が増えてしまっていました。
課題3.案件管理が属人化
一方で案件はデータによる共有を行っておらず、各営業担当者が手帳に書き込んで管理していました。施工日や納品する機械などは都度ホワイトボードで共有していたそうですが、属人化していたため共有ミスも起こっていたそうです。
「詳細は各営業担当者に聞かないとわからない状況でした。そのためホワイトボードへの記載がなく前日に施工が発覚したこともあります。そのときは残業し、大至急資料を作成してなんとか施工に間に合わせましたが、とにかくストレスでしたね」（秋山氏）
取引先からたどり着いたkintone＋トヨクモのkintone連携サービスという解決策
社内全体でデータ管理に関する課題感を持っていた矢先、秋山さんは偶然にも取引先がスマホやタブレットを使ってスイスイとデータベースを確認している場面に出くわします。そこで使われていたのがkintoneとトヨクモのkintone連携サービス『PrintCreator』でした。
「お取引先様に許可をいただいて画面を拝見したところ、画面がすごく見やすいなと感じました。現場からスマホやタブレットでの視認性の悪さを改善してほしいという声はかなり挙がっていたので、後日弊社の社長にも見てもらい、こんな感じで動くんだったらいままでより見やすいねということで導入が決定したのです」（秋山氏）
さらに秋山氏はボタン一つで情報を転記し、PDFで出力できるトヨクモのkintone連携サービス『PrintCreator』にも大きな魅力を感じたそうです。
「お願いして帳票発行の部分も見せていただいたところ、転記やレイアウト調整の手間なく、ボタン一つでPDFに変換できることに驚きました。これは圧倒的に作業がラクになると思いました」（秋山氏）
その他、kintoneが現状使用しているシステムと同様にクラウド型サービスであること、またカスタマイズ性や汎用性が現状よりも高く、csvデータを用いれば簡単に現状のデータベースを移行できることを確認したうえで稟議を上げたそうです。
約1/2の工数削減に成功！想像以上の業務効率効果に驚き
こうして導入が決まったkintoneとトヨクモのkintone連携サービスPrintCreatorですが、使ってみると想像以上にバックオフィス業務に活用できることを実感したそうです。なかでも工数削減の効果を実感できたのが領収書や作業報告書など、これまでExcelデータへ転記し作成していた帳票作成でした。
「これまでは顧客管理やメンテナンス管理から情報をコピーしたりExcelに情報を直打ちして、印刷範囲に収まるようレイアウトを微調整して印刷、うまくいかなかったらまた印刷……という作業を繰り返していたので、一枚出すのに15分くらいはかかっていたんです。
でもkintoneとPrintCreatorを導入してからは、細かな調整はほぼなくなりました。入力については直接打ち込むところもありますが、入力補助やチェックリストで選択するほうが多いので、体感としては1/2以上の工数削減ができていると感じています」（秋山氏）
▲PrintCreatorで出力した業務日報
kintoneのルックアップを活用することで、顧客名や機械のコードから必要な情報や項目を自動入力。工数削減だけでなく転記ミスも防ぐことができ、作業の効率化を実現されました。いまでは顧客管理やメンテナンス管理、案件管理はもちろん、領収書や作業報告書の作成など、これまでExcelやWordで作っていたものをkintoneに置き換えたそうです。
Excelが苦手な現場担当者も約1/3の工数削減に成功
なかでもPrintCreatorをもっとも活用しているのが作業指示書の作成アプリです。
作業指示書は資材や機械の発注先やその状況、施工先や元請け情報、作業内容などのほか、担当者名や連絡先など表記すべき内容が多い帳票です。そのため作成に時間がかかっていましたが、kintoneに置き換えることでルックアップや入力補助などをうまく活用。ボタン一つでPDF化できるなど、作成から出力までの工数はこれまでの約1/3に抑えられているそうです。また現場でもスマホやタブレットで確認しやすいなど、当初の大きな懸念事項も払拭できました。
属人化していた情報もkintone＋PrintCreatorでデータの一元化に成功。ほしいときに情報が手に入る状態に
またkintoneとPrintCreatorの導入を機に、これまで属人化していた案件情報もデータ化。営業担当者に入力してもらうことで、これまで営業担当者に直接聞かないと把握できなかった情報が、必要なタイミングで確認できるようになりました。
このときに秋山氏が気を配ったのが、データを入力する営業担当者の心的ハードルを下げることでした。
「アプリの作成自体は業者にお願いしましたが、情報を入力するのは営業担当者なので、彼らにデータ化について納得してもらう必要がありました。実際にちょっと難しいアプリなんじゃないかと思っていたみたいで。
そこで私は『日報のようなものです』と伝えたんです。いつ見積を出して、いつ確認の電話をするのかなど、営業時にどんなことをしたのか社内の誰もが見れるようにしましょうと伝えたところ、気軽にコメントを書いてくれるようになりました」（秋山氏）
kintoneとPrintCreatorの導入によって、さまざまな作業が効率化できていると語ってくれた秋山氏。
「紙やPDFの出力が必要なら、こんなに楽な製品はない」との言葉通り、現在もkintoneでさまざまなアプリを作り、日々業務効率の改善に勤しんでいます。
「社員がラクになるためにはどうしたらいいのか考えるのが好きなんです。弊社は風通しのいい会社だと思うので、そのために良いものがあればこれからも全力で提案していきたい」というお言葉に寄り添い、トヨクモは今後も引き続きサポートさせていただきます。
記事公開日：2024年9月2日
※事例記事の内容や所属は取材当時のものとなります
