導入事例

kintone連携サービス導入事例株式会社アールキューブ様
株式会社アールキューブ様

株式会社アールキューブ様

  • 業務内容:結婚式プロデュース事業
  • kintoneの利用用途:顧客管理、案件管理、請求管理、発注管理等
  • URL:https://rcubeinc.com/

今回お話を伺ったのは、カフェのようなとてもおしゃれな空間が広がるオフィスにて。
こちらでは、結婚式のご相談から、結婚式の打ち合わせ等を行っている。

従来のウェディング業界に革命を起こす「会費婚」で、新しい時代の結婚式を形に。
多岐に渡る業務を「kintone」で人と人を繋げる運用に。

現在結婚式を挙げるのに、約350万円かかると言われているウェディング業界。

今回取材に伺ったアールキューブでは、結婚式の会場や花屋、ヘアメイクなど、施行に関わるパートナーと提携し、結婚式のプロデュースを行っている。

大きな特徴として、アールキューブでは結婚式を徹底的に合理化し、従来の半額以下で結婚式が挙げられる点にある。

自分たちで会場を持たないことで固定費を下げることに成功している。また、同様の理由で花屋、ヘアメイクやプランナーといった人材も社内には在籍させず、全て社外に提携先を置くことで、"適正な価格"で結婚式が挙げられるという。

「自社で会場を保有したり、プランナーを在籍させると、どうしても固定費がかかるので、今の結婚式は、単価がどんどん高くなっていくという実態があるんです。それに逆行するような形で始まったサービスが、"会費婚"になります。」

そう話すのは、今回インタビューを伺った高碕様。

「結婚式を金銭的な、経済的な理由で諦めている人をなくしたい」とコンセプトを掲げ、社員数約45名で日々奮闘しているという。

「大切な1日だから。一生に一度だから」という新郎新婦の気持ちに対して、暗黙の了解で高額な価格を支払うということが、現代のウェディング業界ではいつの間にか根付いているという。

そんな中で「少なくとも弊社は、本気でこの業界を変えるつもりでやっています。」と高碕様。

あくまで従来の型にはまった形式ではなく、今の時代に寄り添った思いを持っていると、同様の思いを持ったパートナーや会場等、提携を希望する先が年々増えてきたという。

業務の中で沢山の方々が関わってくるため、受発注や請求、支払い、顧客へのヒアリング等、業務は多岐に渡る。

大切な結婚式を、幸せな気持ちで過ごしてもらえるよう、どの業務においてもミスは許されない。そこで運用自体を見直し、複数システムを導入していたところを、kintone1本に絞って運用を開始したという。

複数のシステムで運用していたところを、kintoneに1本化することで、シンプルな業務フローに

「私がこの会社に入社した頃と殆ど同じタイミングでkintoneを本格的に導入して1本化しようという計画がありました。当時は外部の他社製品とkintoneを併用して運用していたんです。」

マーケティングや営業といったCRM関連、案件管理や成約後の施行管理の運用、ワークフローシステム(社内の申請や稟議、名刺の発注等)をそれぞれ異なるシステムで運用していたところを、基幹システムにすべて集約して1本化しようと課題に挙がったとのこと。

異なるシステムを運用していく中でどのような点が懸念要素だったのか伺ったところ、以下の2点が挙げられた。

▪マーケティングデータを格納しているシステムから、契約時にkintoneへデータを流し込むのが手作業のため、入力ミスのリスクがある
▪複数製品併用しているため、オペレーションにかかる人的コストとシステムコストがそれぞれ2倍かかる

上記を補うために、現在はアールキューブでの業務は全てkintoneで行っているという。

「前職で他社サービスを使っていたのですが、kintoneであれば複数の連携サービスと組みわせることで、一連の業務をまかなえるので、kintoneに1本化しました。」

お話を伺う中で見せていただいた販売経路等の一連の流れは以下の通り。

Before:kintoneと他社製品を併用しての運用の一例
After:kintone1本化後の運用の一例

「業務の流れはいたってシンプルなんです。
弊社のホームページ等からの来店予約や資料請求等の登録があると、問合せ者の情報や、送客元となる流入データは、"リード管理アプリ"に自動的に追加されるようになっています。

そこから弊社の業務プロセスに合わせて言うと、来店に繋がるお客様の情報は、営業が扱う"案件管理アプリ"に登録されます。

その後お客様が成約に至ったタイミングで、施行部門が操作する"施行管理アプリ"、"発注管理アプリ"など、それぞれの部門と役割に応じてアプリを管理しています。

それぞれのアプリに、マスターデータからのルックアップ機能を設けています。施行が完了したタイミングで請求書データを作成したり、管理部門の入金の消し込みなど、流入から、料金の回収まで全てkintoneで行なっている状況です。」

今まで複数体制で運用してきたシステムを、思い切ってkintoneに1本化へ。こちらはアプリケーションを改修して切替えたのではなく、全てを一掃して一から新しい状態でkintoneで作成する形をとった。

その際"他社製品"でなく、なぜ"kintone"に1本化したのかを伺った。

「kintoneではアプリ単位で異なるデータベースの参照や、レコードの紐づけが容易にできます。ですが、以前使用していた他社製品では、オブジェクト間やデータベ―ス間の連携がしづらかったことが決め手となり、kintoneに1本化することにしました。」

紙べースで手入力していたアンケートをフォームブリッジの導入で、ケアレスミスと手間を省くことができた

今まで、どんな結婚式を挙げるのかというご相談等は、全てアンケート形式の紙ベースで記入してもらっていた。その後、営業部門の担当者がアンケートを回収し他社製品に直接データを打ち込む。

その一連の流れを、kintoneの連携サービスの"フォームブリッジ"と連携することで、直接顧客がWEB上のアンケートフォームに入力する。その後自動的に回答データをkintoneに登録することが出来るようになった。

更に「提携しているパートナー会社や、お花屋さん、ヘアメイクさん、ドレス屋さんと、大量に発注を掛ける際に、複数の提携先のお客様に管理画面を設けて、受発注のやり取りを行うことにしたんです。その時にフォームブリッジとkViewerを連携したらできるかなと思っています。」

これまでの受発注システムの運用では、自社で管理しているドキュメント管理システムに、都度パートナー自身がアクセスし、そのドキュメントをダウンロードしてもらっていた。
そのシステム上でコミュニケーションをとることは出来ず、書類のアップロード、ダウンロードのみが可能だった。

そこで、kintoneの連携サービスである"フォームブリッジ"と、"kViewer"を導入し、それぞれ1社ごとに管理画面を設ける運用に切り替えたいという。そうすることで、受発注のやり取りがスムーズになり、現在の進捗情報を、パートナー側、アールキューブの管理者側と、リアルタイムでお互いに確認することが可能となった。

「フォームブリッジを使うと、多くのパートナーとのやり取りにkintoneのライセンスが必要なくなるので、毎月の費用面でも助かっています」と、高碕様

FAX文化が根強い業界で、ユーザーごとに継続してFAXを残しつつも、管理者側ではプリントクリエイターで少しずつ電子化を目指して。

「業界的にFAX文化が根強く残っていて、レストランだったり、ヘアメイクさんだったり、メールはできませんという方もまだまだ多いです。そのため現状基本のやり取りは未だにFAXなんです。

今までは、全部紙に打ち出して電話番号を押して手動でFAXを送って、向こうからリファックスが届いてのような形でした。全て紙での印刷だったんですけど、今は画面上で帳票を作成し、FAXボタンを押したら、自動でファクシモさんからFAXを送信されるという流れでやっていくところです。」

プリントクリエイターで、フィールド内に出力した帳票を自動的に保存させることで、レコード内の添付ファイルへ帳票を保存させることが可能に。
kintoneと、外部サービスである"faximo(ファクシモ)"を連携させ、kintoneのレコード上にFAXボタンを表示させる運用を予定している。

上記の運用方法であれば、FAXを受け取るユーザー側からすれば、従来通り変わらずにFAXを受け取ることができる。管理者側からすれば、kintoneの画面上でレコードを作成するだけで、自動的にFAXを送ることができるため、今までの手間を軽減することが可能になる。

「ユーザー側が使いやすいようにできればと思っています」
あくまで全てをWEBに変換するのではなく、受け取るユーザー側の需要に合わせて独自の運用方法を生み出されている。"こころがつながる社会をつくる"という経営理念がシステム運用にも繋がっているように伺えた。

kMailerを使用してよりスムーズな運用に

kMailerは、殆ど全てのシーンで使用しています。お客様に対しては、"ご予約ありがとうございます"のタイミングから、"いかがでしたか"という最後の施行のタイミングでアンケートフォームを送信する等。お客様向けのメールもそうですし、会場宛て、パートナー向け、代理店向け等、処理のタイミングで全部自動的にメールを飛ばしています。

"お客様が来店されました"や、"ご紹介いただいたお客様が成約となりました"など、全てキーとなるタイミングでメールを送信しています。」

実際に運用されている請求管理に関して、プリントクリエイターとkMailerを併せてご利用されているアプリを拝見させていただいた。

請求管理アプリのkintoneレコード詳細画面の一例はこちら

こちらは、プリントクリエイターで作成した請求書の帳票を、レコード内の添付ファイルフィールドに保存を行う。その後案件が追加(レコード追加)されたタイミングにて、請求書を送付したメールが自動送信されるという流れのアプリの一例となる。

更にこちらは、kintoneのプロセス管理を使用して、各レコードのステータス(処理状況)を表示し、担当部署ごとにワークフローを回していくことも可能となる。

「送信するメールは、お客様に関わる大切な内容のものばかりなので、メールの送り忘れが1番怖いです。そのため自動で出来るところは、極力自動でメールを送信するようにしています。」

メールでのやり取りに関しては、案件が進捗するたびにメールを送信し提携先の代理店等にも、逐一状況が分かるように心掛けているとのこと。

「代理店さんと持ちつ持たれつじゃないですが、ちょっとしたことかもしれませんが、実際にご紹介いただいたお客様が、この施行で終えられましただとかを、報告するようにしています。逆に代理店さんからは、"こういうお客様です"という情報をいただくこともあるんです。
ちょっとしたやり取りでも、どれだけ丁寧に逐一報告するかということで、運用していく中での関係性も大事にしています。

貴重なお話をありがとうございました。素敵な笑顔でお見送りくださいました!

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