手作業だった請求書発送の工数をkintone×kMailerで削減
アールスリーインスティテュート（https://www.r3it.com/）は2000年に創業したシステム開発会社で、今年で20周年を迎えました。もともとはフルスクラッチでシステムを開発しており、2014年にその実績を活かして、サイボウズのパートナーになりました。現在は、kintoneやその他のクラウドサービスを使い、早く安く仕上げるハイスピードSIというシステム開発を行っています。プロダクトとしてはkintoneをより便利にするためのgusukuシリーズを展開しており、主力のノーコードでkintoneをカスタマイズできる「gusuku Customine」（https://customine.gusuku.io）が人気を集めています。
従来は、請求や見積りをエクセルで管理しており、顧客へメールを送信する際も、1通ずつGmailで送っていたそうです。当然、作業の負担は大きく、確認のためのコミュニケーションコストが高くなってきました。そこで「kMailer」を導入し、業務の自動化にチャレンジしました。さらに、請求業務で成功を収めた同社は、カスタマーサクセス業務でも「kMailer」を使うことになりました。手間がかかっていた作業を1分で済ませられるようになった「kMailer」の活用事例について、Chief Innovation Officer 金春利幸さん、サービスグループ gusukuユニット カスタマーサクセスチーム どりぃこと池上緑さん、サービスグループ gusukuユニット サポートチーム 阪口結さんにお話を伺いました。
取材はコロナウィルスの影響でリモートで行いました
課題■1通1通手作業でGmailからメールを送信していた
アールスリーインスティテュートがkintoneに出会ったのは2014年です。金春さんの仕事の中で、もしかしたらkintoneにマッチするのでは？ という案件が出たのです。そこで、サイボウズに連絡して話を聞いたところ「結構面白いな」と感じたそうです。その流れで、同社はサイボウズのパートナーになりました。
kintoneと出会った後も、しばらくは社内の請求書や見積書をエクセルで管理していました。顧客にメールを送る際は、Gmailでひとつひとつ手作業していたのです。当然、顧客が増えるごとに、業務負荷が重くなってきます。
また、作業をした事務担当のメールアドレスから送っていたので、何か確認事項が出たときには担当者に聞くというコミュニケーションの手間が発生していたのです。当時は、池上さんが請求書の担当者と密に連絡を取っていたので問題は起きていなかったのですが、今後のことを考えると、個人に依存しすぎているというのは課題として感じていたそうです。
1つ目の契約の導入効果■属人化を解消し、請求書を送る業務を自動化できた
2018年、同社では請求や契約を管理するシステムをkintoneに集約する仕組み作りを進めていました。その時、この課題を解決すべく「kMailer」を導入しました。
「kintoneとの親和性で選びました。kintoneアプリに添付したPDFファイルが自動的にダウンロード専用URLに変換されるうえ、ダウンロード履歴まで取れます。kintoneアプリと連携できるのが、導入の決め手です」（池上さん）
添付ファイルがダウンロードされたことを確認できるのが便利です。
しかも、比較検討したライバルはメール連携サービスではありませんでした。
「僕らの場合、自分たちで作るか否か、と判断になります。でも、作るとなったらコストも馬鹿にならないし、早く使いたかったので、スピードとコストを重視して導入を決定しました」（金春さん）。
「kMailer」を導入することで、様々なメリットが生まれました。契約管理はkintoneに集約しているので、そのアプリに登録されている内容をそのまま引っ張ってきて、顧客にメールできるようになりました。そのため、テンプレートさえ作っておけば、ボタンをクリックするだけで送信でき、ミスが起きません。
簡単に複数のユーザーにメールを送信できるようになりました。
「誰が送っても、同じ内容、つまりお伝えすべき情報を漏らさず記載したメールを送れるというのが、とてもいいポイントだと思っています。あとは、未入金があったり、何かお客さまの対応が発生したときに、送信履歴を見て、ダウンロードいただいているかということも確認できるのも便利です。対応するときにいろいろなところを見に行く必要がなく、同じ画面で情報が得られるので、大きな時間の節約になります。お客さまに合わせた対応ができるのも助かっています」（阪口さん）
請求書や見積書の送付は日々発生しますが、月末に月次の請求書を発送する作業と、月初に未入金の対応をするので、まとまった作業も必要になります。これが、従来のエクセル管理の時は、1時間ずつかかっていたのですが、なんとkMailer導入後は1分で済むようになったそうです。大きな導入効果と言えるでしょう。
2つ目の契約の導入効果■ステップメールを正確なタイミングで送付できるようになった
同社では、インサイドセールスではメールを送る仕組みとして、サイボウズのメールワイズを使っていました。kintoneの中にある情報を使ってメールを送ることができるので、便利に使っていたそうです。しかし、ステップメールを送信する際に、課題が発生しました。
インサイドセールスでは、特定のアクションを起こした潜在顧客に対して、事前に用意した複数のメールを一定間隔で配信するステップメールが活用されています。例えば同社の場合、「gusuku Customine」のフリープランを登録したユーザーに対し、決まったテンプレートのメールを送っています。他にも、フリープランよりも進んだ検証プランを申し込んだユーザーにも、リマインドメールを送る必要があります。
フリープランの場合は、登録後にお礼メールを送り、その後1ヶ月後、2ヶ月後、3ヶ月後にメールを送ります。検証プランの場合は、お礼メールの後に、検証プランの終了14日前、10日前、1週間前、3日前の合計5通を送信するのです。
正確なタイミングでステップメールを送る必要があった
ステップメールをまとめて送信予約できるようになりました。
「以前は、kintoneアプリで期日になったら通知を出し、手動で送信していました。能動的にアクションを起こさなければいけないので、手間がかかっていました。土日を挟んでしまうと、その分遅れてしまいます。何日前、という決まった期日で送れないという課題もありました」（池上さん）
「kMailer」は送信日時を指定して予約送信できます。さらに、請求管理ですでに使っているので、使い勝手もわかっています。インサイドセールスで送信するメールの送信元は、請求管理で使っているものとは異なるアドレスを使っていたため、2つ目の「kMailer」を契約しました。
「機械的に送信できるのがメリットです。ユーザーの登録があったら、kintoneの通知が飛んでくるので、通知を確認したら、『メール送信を予約する』ボタンをクリックしてメールテンプレートをセットするだけです。作業がシンプルになって、確認作業が減ったところが大きいです」（池上さん）
従来であれば1時間くらいかかっていた作業も、30秒で済むようになったそうです。請求管理に続き、こちらも大きな工数の削減となりました。
「事前にテンプレートのセットを送信予約できるのも便利ですが、単発のメールでも決まった日時にセットして予約できるのは便利です。UIもすごく使いやすく、検証する時も、直感的に操作できました。トヨクモさんの他の製品もそうですけど、初めてでも簡単に試せるのは大きな魅力だと思います」（池上さん）
わかりやすいUIなので直感的に操作できる。
一つのkintoneドメインに二つの「kMailer」を導入し、請求管理でもインサイドセールスでも大きな工数削減とミスの防止を実現できました。kintoneの開発会社でもあるので、導入時のトラブルは一切なかったというのが流石です。
最後に今後の展望を伺いました。
「ビジネスの面での僕らが目指しているのは、請求管理やインサイドセールス、カスタマーサクセスを担当している今の人員で、人員を増やすことなくさらに多くのお客様に対応できるようにしていくということです。「kMailer」も含めたいろいろなツールを駆使して、チャレンジしているところです」と金春氏は締めました。
