理想のツールを簡単に内製化！業務時間を75時間削減した、エキナカ商業施設運営会社のトヨクモkintone連携サービス活用事例

JR東日本のエキナカを彩る「ecute（エキュート）」や「GRANSTA（グランスタ）」などの商業施設。その開発・管理・運営を担うのが、株式会社JR東日本クロスステーションのデベロップメントカンパニーです。
 
同社では、kintoneの導入によってペーパーレス化とデータの一元管理を実現し、業務効率が大幅に向上しました。しかし、kintoneアカウントを持たないショップや取引先との情報共有は電話やメールが主流で、やり取りした内容をExcelに転記する手間や、情報を精査する作業が必要だったそうです。
 
この負担を解消するために、FormBridge、PrintCreator、kViewerを導入。多くのショップや取引先に加え、お客様との情報共有もスムーズになり、業務時間の削減に成功しました。
 
本記事では、株式会社JR東日本クロスステーション デベロップメントカンパニー 企画部システムユニット 富久田勝也様、長谷川拓朗様よりお話を伺いました。

 

同社は、駅構内における商業施設の運営等を担う4社の合併により誕生しました。このうちの1社では従来よりkintoneが活用されており、「合併した社内でkintoneの魅力を伝えたい」との思いから、 富久田氏、長谷川氏が所属するデベロップメントカンパニーにもkintoneが導入されました。、現在では「kintone無しでは成り立たない」と言われるほど、様々な場面で活用されています。
 
富久田氏は、kintone導入時の状況を次のように振り返ります。

▲当時の状況。デスクには分厚いバインダーやファイルが並ぶ

 「私が合併前に所属していた会社では、店舗とのやり取りや各種申請をExcelと紙で行なっていたため、いつもデスクの上は書類が山積みでした。しかし、kintone導入によりペーパーレスが進み、管理や運用が煩雑だったExcelも使用しなくなり、職場環境が大きく変わったことを実感しています。
 
kintoneは初めこそ使いこなせるか不安でしたが、1ヶ月も経たないうちにアプリを作成できるようになりました。業務改善の効果を実感しており、現在も楽しみながら利用しています」（富久田氏）

kintone導入により業務改善が進んだ一方で、新たな課題も浮上しました。kintoneアカウントを所有していない一部のショップや取引先とのやり取りが電話とメールで行われるため、kintoneアプリへの登録作業や、メールに添付するWordファイルの作成など、非効率な手作業が発生していたのです。
 
「電話やメールでやり取りした情報は、一件ずつkintoneへ手入力していました。また、書類を作成する場合はkintone上の情報をWordへ転記する必要があり、ミスが発生しやすく、確認作業に時間がかかっていました」（長谷川氏）
 
そこで、kintoneアカウントを持たない人でも、フォームからkintoneにデータを登録できるFormBridgeと、kintoneから見積書や請求書を直接出力できるPrintCreatorを導入。これにより、手作業での集計や転記作業が不要になり、業務の効率と正確性が向上しました。
 
トヨクモkintone連携サービスを採用した理由について、富久田氏は次のように話します。
 
「直感的に操作できる分かりやすい画面が魅力でした。また、30日間の無料お試し時の手厚いサポート体制も、安心して導入を決められた大きな要因です」（富久田氏）

現在では、kintoneとFormBridge、PrintCreatorに加え、kViewerも活用しながら様々な業務課題を解決している同社。ここからは、具体的な活用事例をご紹介します。
 

 
同社では、従業員がPCR検査を受けた場合、電話で報告を受け、情報を取りまとめ、報告書を提出する必要がありました。担当の長谷川氏によると、1日に複数件の対応が発生し、1度の電話で報告書に記載するための情報が集まらない場合は、2度、3度従業員とやり取りをしなければならず、通常業務にも支障が出ていたそうです。
 
そこで、報告窓口をFormBridgeで作成したフォームに変更したところ、電話対応で確認すべき項目が減少し、従業員と担当者の負担が軽減されました。

▲FormBridgeで作成したPCR検査報告フォーム

 その結果、合計307時間（1件あたり20分×923件）の業務時間削減に成功。フォームへの回答は自動でkintoneに集約されるため、報告書作成の工数も大幅に削減されました。
 

 
従業員向けに実施したプレゼントキャンペーンでは、FormBridgeで応募フォームを作成しました。景品の画像をラベルとして掲載したり、レイアウトをスマートフォンに最適化したりすることで、応募しやすいフォームを実現しています。
 

▲FormBridgeで作成したプレゼントキャンペーンの応募フォーム。景品の画像に加え、記載例や注意事項も掲載している

 また、応募項目には、氏名やショップ名などの基本情報に加え、仕事中に感じた心温まるエピソードを記入する欄を設置。kintoneに集約されたこれらのエピソードは後日従業員に共有され、モチベーション向上に役立っています。
 

 
各ショップ担当者は、店頭での通常業務がある中で、販促企画の資料を作成する作業に負担を感じていました。そこで、資料作成アプリを作成し、kintone上に入力した項目からPrintCreatorで資料を自動出力できる仕組みを構築。1件あたり60分かかっていた作業が効率化され、合計81時間もの作業時間削減を実現しました。

▲出力元となる資料作成アプリ。フィールドを埋めるだけで資料が完成する

▲PrintCreatorによって出力した販促企画資料

同社では、商品の搬入日や運送業者名などについて記載した申請書類を手書きで作成し、業者用の駐車許可証も手作業で作成していたため、各ショップ担当者に業務負荷がかかっていました。
 
この課題を解決するため、申請方法を紙からFormBridgeのフォームへ変更。登録されたデータはkintoneに自動で反映されるため、情報の抜け漏れがなくなり、過去の履歴も簡単に検索できるようになりました。

▲FormBridgeで作成した搬入許可申請フォーム

 さらにPrintCreatorと連携（※）することで、フォームの回答を反映した駐車許可証をワンクリックで出力できるようになりました。これにより一連の申請にかかる工数が削減され、75時間（1件あたり10分の短縮×450件）もの作業時間短縮を実現しました。

※FormBridgeとPrintCreatorの連携方法については、以下の記事をご参照ください。
https://www.google.com/url?q=https://toyokumo-blog.kintoneapp.com/printcreator_with_formbridge/　
 

▲PrintCreatorで出力した駐車許可証

 「フォームはURLやQRコードで簡単に共有できますし、受け付けた回答はkintoneに自動で集約されるため、手作業による転記も不要です。駐車許可証もkintoneからダイレクトに出力でき、FormBridgeとPrintCreatorの組み合わせは非常に便利だと思います」（富久田氏）

グランスタとエキュートの取引先390社を対象に行う説明会の出欠管理や書類送付先の情報収集に、FormBridgeとPrintCreatorが活躍しました。
はじめに、社名、住所、説明会の出欠情報などを入力するフォームをFormBridgeで作成しました。フォームに入力された情報はkintone上で一覧表示されるため、一目で出欠状況を把握できます。

▲FormBridgeで作成したアンケートフォーム。入力に迷わないよう、補足として記載例を掲載したり、ラジオボタンを活用したりしている

さらにPrintCreatorを連携し、フォームに入力された情報から、書類送付用の宛名ラベルを一括発行できるようにしました。その結果、一連の作業をExcelで行なう場合と比較して、65時間（1件あたり10分×390件）の作業時間削減を実現しました。

▲FormBridgeで収集した住所情報をPrintCreatorから宛名ラベルとして出力

「390社分の宛名ラベルをワンクリックで発行でき、担当者の負担を大きく軽減することができました。また、PrintCreatorはレイアウトをミリ単位で調整できるため、規定の用紙にぴったりのサイズで印刷することができます。今後さらに件数が増えても、変わらずワンクリックで一括発行できるのが嬉しいです」（富久田氏）

また、繁忙期であるクリスマスシーズンの注文管理も、トヨクモkintone連携サービスの活用によって改善が図られました。
 
従来、店頭注文分は各ショップから注文票を集約してExcelへ手入力、インターネット注文分はバックオフィスシステムからCSV形式で出力し、取りまとめた注文情報を紙に印刷して保管していました。そのため、商品受け渡し時は紙の注文情報から該当の注文を探す必要があり、注文数が多いとお客様を待たせてしまう可能性があったのです。
 
そこで、 ショップ担当者がフォームに注文情報を入力し、直接kintoneに登録する仕組みを導入しました。

▲FormBridgeで作成したXmas注文登録フォーム

 さらに、各担当者が自店舗の注文状況をリアルタイムで確認できるようkViewerとも連携。Toyokumo kintoneApp認証を利用し、ログインしたメールアドレスごとにkViewerで公開する情報を制御することで、ショップ担当者には自店舗の情報だけが表示されます。

 
また、注文情報を紙で出力したい場合は、kintoneのレコード詳細画面からPrintCreatorを通じてワンクリックで印刷できるようになりました。

▲注文状況は、kViewerを通じてリアルタイムで確認できる

▲注文情報が記載されたメモは、PrintCreatorによってワンクリックで出力可能

 こうして、kintoneとFormBridge、kViewer、PrintCreatorの活用により、注文情報の入力や商品の受け渡しにかかっていた時間が数百時間（1件あたり数分×数千〜万件）削減され、従業員の負担軽減と、サービスの質向上が実現しました。

同社は、kintoneとトヨクモkintone連携サービスの導入により、業務効率化だけでなく、取引先やお客様の利便性も向上させました。また、ツールを内製化したことで、コスト面でも大きなメリットを得ています。
 
「本来は外注しないと実現できないようなツールの構築を、kintoneとトヨクモkintone連携サービスによって内製することができました。特にFormBridgeは利用頻度が高く、社外との連携時に役立っています。
kintoneは単体でも便利ですが、トヨクモkintone連携サービスを組み合わせることで可能性が広がり、痒いところに手が届くようになると感じています」（富久田氏）
 
「トヨクモkintone連携サービスはツールに不慣れな人にとっても使いやすく、操作方法が分からなかったり、不便に感じたりする機会がほとんどありません。kintoneとの連携もスムーズで、専門知識がなくても安心して使いこなせる点に魅力を感じています。今後も日々の業務に役立てていきたいと思います」（長谷川氏）

記事公開日：2025年1月28日
※事例記事の内容や所属は取材当時のものとなります