ウェビナー時のQ＆Ａをリアルタイム反映、ウェビナー後アンケートと資料ダウンロードの自動化を実現
ＪＢＣＣ株式会社は、ＪＢグループの中核事業会社としてクラウドサービスを中心にシステムの設計から構築、運用までを一貫して手掛ける総合ITサービス企業です。超高速のシステム開発を特長として、セキュリティやAI等のサービスと併せ、お客様のシステムの課題を技術力とスピードで解決しています。kintoneは2017年の秋に導入しました。当初は、SFA（営業支援ツール）としての使い方から始まり、現在では会社全体の1000人規模で日々の様々な業務に活用しています。
ＪＢＣＣ株式会社ではセミナーを頻繁に開催しています。以前はオフライン開催だったのですが、コロナ禍になって一気にオンライン開催に切り替わりました。そこで問題になったのが、アンケートです。アンケートはセミナーの感想を聞くだけでなく、推していきたい製品のリアクションを収集できる貴重な機会です。従来は紙に書いてもらっていたのですが、オンライン開催になったことでデジタルシフトすることになりました。
そこで導入したのがフォームブリッジとkViewerです。今回は、ウェビナーのアンケートを取得、管理するのにkintoneとフォームブリッジ、kViewerを活用した経緯をＪＢＣＣ株式会社の和田萌希氏と常盤盛和氏に伺いました。
コロナ禍でセミナーがオンライン化することでアンケートもデジタル化することになった
ＪＢＣＣ株式会では4年ほど前から、システム開発の一環としてkintoneを顧客に提案するようになったそうです。社内では古くからサイボウズのグループウェアサービス「ガルーン」を導入していましたが、kintoneは導入していませんでした。しかし、kintoneに触れる機会のあった現場から、自社の業務でも活用したいという声が上がってきたそうです。そこで2019年春にkintoneを導入することになりました。
まず、営業部の6～7人でサイボウズのセミナーに参加し、kintoneアプリの作り方を学びました。皆さんすぐに作れるようになったそうです。
「kintoneを導入する当初の目的は、脱Excelという側面が大きかったです。私が営業部門にいた頃なので、SFAとして使い始めました。それまでは訪問件数を見る場合、ガルーンを見ながら手で集計する必要があり、手間がかかっていました。そこで、kintoneに情報を入力してもらったら、すぐに件数が表示されて手間がかからなくなりました」（常盤氏）
2020年、新型コロナウイルスの影響が広がり始めると、セミナーをオフラインで開催できなくなりました。そのため、オンラインで開催するのですが、アンケートをどうするかが課題となりました。従来のように紙のアンケートを配布することができません。
そこで、フォームブリッジを使い、アンケートページを作成することにしました。設問を並べたシンプルなもので、回答はアンケートアプリに溜まるようにしました。
「以前から、アンケートをデジタルで実施して管理したいと思ってはいたのですが、回収率が下がりそうで躊躇していました。それが、コロナ禍で強制的に移行することになりました。案の定、以前は7割くらいだった回収率が、5～6割になりました。その代わり、ウェビナーだと参加者の母数が増えるので、アンケートに回答してくれる人数は増えています」（常磐氏）
実際に使われているのと同じアンケート画面です。
アンケートに回答してもらったら、自動返信メールでお礼と共に資料のダウンロード用URLを送っていたのですが、ここでも問題が起きました。大手のクラウドストレージサービスにPDFの資料ファイルをアップロードし、そのURLを送っていたのですが、セキュリティではじかれてアクセスできない人が続出したのです。そこで、kViewerを利用し、資料をダウンロードできるようにしたところ、問題なくダウンロードしてもらえるようになりました。
フォームブリッジの自動返信メールに資料のダウンロードURLを記載しています。
kViewerのページから資料のPDFファイルをダウンロードできます。
ウェビナー時のQ＆Aをウェビナー参加者全員にリアルタイムに反映させることが可能になった
オンラインセミナーを実施すると、新たな課題も見えてきました。参加者の質問に回答するQ＆Aシステムについてです。ZoomウェビナーにはQ＆A機能が搭載されていますが、金融機関や医療機関などではセキュリティの関係でZoomを利用できないという企業が多いそうです。そこで、YouTubeにも同時にライブ配信しているのですが、YouTubeでは質問を受けることができません。
そこで、Q＆AもフォームブリッジとkViewerで作成し、Q＆AのURLをウェビナー中にZoomやYouTubeのチャットへ投稿するようにしたのです。これで、どちらの視聴者からも同じツールで質問を収集できるようになりました。
ウェビナー中に質問を投稿できるページを用意しました。
「ZoomのQ＆Aをやめて、kViewerに一本化しました。どちらの視聴者も質問の一覧を確認できるので、重複した質問をせずに済みます。また、kViewerの関係者用リンクを共有すれば誰でも質問に回答することができるので、社内の複数のメンバーで対応することができ、回答までの時間短縮にもなっています。また、ウェビナーが終了した後でも、Q＆Aを閲覧できるのがとても好評です」（和田氏）
寄せられている質問の一覧を確認できるので、重複した質問を防止できます。
ウェビナーのQ＆Aは開催後も残しているので、参加できなかった人が後でチェックできるというメリットがあります。他にも、以前はセミナー中に回答し切れなかった質問に関して、後日メールで問い合わせが来ていました。しかし、Q＆Aページに回答を追加しておくことで、問い合わせがなくなったそうです。細かいですが、れっきとした業務改善と言えるでしょう。
1点、手間がかかるのは告知です。ZoomのチャットにQ＆AのURLを送信するのですが、遅れて入ってきた人には以前のチャットが表示されません。そのため、何度かQ＆Aのリンクを打っているそうです。
2020年3月頃からアンケートやQ＆Aにkintoneとフォームブリッジ、kViewerを活用し始め、すでに40～50回ものウェビナーを開催しています。コロナ禍になって、セミナーの回数が増えたそうです。平均参加者は約100人と大盛況。Q＆Aもたくさん来ています。
「最近、リード管理アプリとアンケートアプリを紐付けました。以前は申込者情報は別アプリで管理していたのですが、複数のアプリを見比べるのが不便だという声が寄せられました。そこで、申込者のメールアドレスで紐付けて、リード管理アプリの中でアンケートの結果を表示するようにしました」（和田氏）
営業がフォローする際、回答してもらった内容や提供した資料を確認できるので、「こういう質問をいただいていたんですね」と会話のネタにできるようになったそう。紙で管理しているとなかなか情報の活用が難しいですが、kintoneで管理することで色々な組み合わせが可能になります。
最後に今後の展開について伺いました。
「アプリがいい感じにできたので、フォームブリッジとkViewerはこのままウェビナーで活用していきます。今後は、グループ各社と連携して効率のよいセミナー運用をしたいと考えています。kintoneアプリに動画とURLが入っていますが、現在はグループ各社ごとにkintone環境が異なるので、kViewerのカレンダー形式で展開する予定です」（和田氏）
「アンケートアプリをテンプレート化して、kintoneとフォームブリッジとkViewerをパッケージにしたウェビナーセットとして販売する際に、特典のように提供できたらいいですね。ウェビナーを始めたくて悩んでる方がいましたら、ＪＢＣＣはご相談に乗りながらツールのご提供もできるので、お気軽にお問い合わせください」と常盤氏は語ってくれました。
