施設長が多数のkintoneデータを確認する手間を省くためkViewerダッシュボードを導入

アルファコーポレーションは保育所の開設・運営や経営指導、ベビーシッター、家事代行といった事業を手がけている保育教育のソリューションプロバイダーです。1991年4月設立、来年には30周年を迎える老舗です。

六本木ヒルズや丸の内東京ビルと言った都心から東海、関西、九州にチャイルドケアセンター「キッズスクウェア」を展開しており、新百合ヶ丘など首都圏6カ所では、認可保育所「クレアナーサリー」も運営しています。法人向けにイベント時の臨時託児所の設置や、従業員のための事業所内保育所設置なども手がけています。

アルファコーポレーションは2018年にkintoneを導入し、500人以上のスタッフが経費精算や情報共有のために活用しています。トヨクモ製品ではフォームブリッジやkViewer、プリントクリエイター、kBackupなどを導入済みです。2020年5月25日にリリースされた「kViewerプロフェッショナルコース」もいち早く契約し、新機能であるkViewerのダッシュボードを活用しています。今回は、kintoneやトヨクモ製品を導入した経緯とその効果について、株式会社アルファコーポレーション東京本部 業務推進室 山本恵理氏にお話を伺いました。

日本各地に保育所を展開。保育教育サービスを提供しています。

アルファコーポレーションは10数年前にシステムを構築し、オンプレミスで運用していました。自社でデータベースを持っていたのですが、変更や拡張をするのが難しいという課題がありました。開発会社でなければシステムを変更できない ので、何をするにしても依頼をして見積りを取るというフローが必要になります。しかも、些細なカスタマイズでも大きな金額が発生します。

最初は保育所の経営管理システムを構築し、その後家事代行をはじめ様々なサービスを開始しました。しかし、当時のシステムでは、顧客や自社スタッフの情報をまとめて管理することができず、データ連携モジュールを開発してもらうのには手間とコストがかかるため課題となっていました。
システムを柔軟にカスタマイズできないと、時代に即したサービスを提供するのが難しく、当時のシステム担当者は四苦八苦 。そんな時、その担当者が知り合いから「サイボウズのkintoneが流行っているよ」と教えてもらいました。早速、試用したところ、思っていたより簡単に操作できるので、楽しいと感じたそうです。

今後はより濃い情報を大量に持つ必要が出てくると判断し、既存システムは継続して利用しつつも、kintoneを導入することになりました。

アプリを簡単に改善できるため、必要な情報を手軽に拾えるようになりました。さらに分析も可能になったそうです。

しかし、最初は当時のシステム担当者だけがkintoneを操作して おり、データの入力もすべて行っていました 。本来は交通費などの経費精算やシフトの申請などはスタッフ本人に入力して欲しいところです。しかし、アルファコーポレーションでは500人以上のスタッフが働いており、さすがに全員分のkintoneアカウントを契約する予算はかけられませんでした。

そこで、アンケート形式でkintoneに情報を蓄積出来る「フォームブリッジ」を契約しました。これにより、kintoneが10ライセンスだけの契約であっても、500人のスタッフが申請可能になりました。スタッフから経費やシフトの申請が可能になると、今度は自分で入力した履歴を確認したいという要望が出てきました。そして、また何かないかと探し、「kViewer」を導入し、履歴を確認できるようにしました。

多くのスタッフが自分で交通費の申請をできるようにフォームブリッジを活用しています。

アルファコーポレーションでは認可保育所も手がけており、行政に提出する書類がたくさんあります。そこで、「プリントクリエイター」も導入しました。

以前はすべて 手書きで処理しており、月に1回、京都にある本社に全拠点から書類が集まっていたそうです。これが、kintoneアプリ上で処理できるようになり、従来は経費精算に3～4日かかっていたところが、1時間で終わるようになりました。とても大きな 業務効率改善を実現できたと感じているとのことです 。

出張届などもプリントクリエイターで出力できるようにしています。

他にも、「kViewer」を使用しオンライン社内図書館を開設しました。スタッフが読みたい本を発注し、数日後に本が手元に届きます。 メンター制度では面談スケジュールやヒアリング内容を「フォームブリッジ」で確認、収集できるようにしています。

社内サイトも「kViewer」で作成しており、経営者のビジョンや新型コロナウイルスの情報を共有しています。さらに個人の基本情報なども変更できるようになっています。

kViewerを使った社内図書館の画面です。気になる書籍を手軽に配送してもらえます。

トヨクモ製品を組み合わせて申請システムや図書館を実現しました。

施設長は様々な情報を把握しなければなりません。例えば、現場の人がフォームブリッジに入力した交通費やシフトの管理、会議の予定、就業報告など多岐にわたります。そのため、以前はkViewerのビュー画面をたくさん管理しなければならず、手間がかかっていました。

そんな中、2020年5月25日に「kViewer」のダッシュボード機能がリリースされました。複数のビューを1画面にまとめて表示でき、様々な情報をリアルタイムに確認、分析できるのが特徴です。トヨクモが配信しているメールマガジンを見て、革命的だと感じたそうです。

トヨクモのホームページで掲載しているダッシュボードビューのサンプル画像です。

ダッシュボード機能を利用するには、「kViewer」の「プロフェッショナルコース」を契約する必要があります。そこで、1ヶ月間の無料期間中にサンプルを作成し、 アルファコーポレーションの代表に話を持って行きました。代表が抱えている大量の打ち合わせや面接スケジュールもを一覧にできることを提案すると、すぐに導入が決まり、6月からプランを変更しました。

ちなみに、これまでもkintoneやトヨクモ製品を導入するにあたり、無料の提供期間中にサンプルを作成し、運用がイメージできるプレゼンを行ってきました。実際にコストは発生するものの、具体的な運用イメージ、 ニーズと導入効果を説明すればすぐにOKが出たとのことです。このように、経営者がシステム担当者を信用し、権限を渡している企業は、ITシステムの導入に成功する確率 が高くなります。

施設長がログインして「kViewer ダッシュボード」を開くと、自分の施設に関する「センター長（＝施設長）へのお知らせ」「Zoom会議予定」「前日連絡/就業報告書」など の情報が一覧表示されるようになりました。

「kViewer ダッシュボード」の編集画面です。

「センター長ボード」の画面です。様々な情報を一覧で確認できるようになりました。

「施設長だけが目を通すべき重要な情報があるのですが、ある程度まとめて見ることができる ので、意識を散らさずに確認できるようになったと社内で評判です 。kViewerのダッシュボードビュー機能では、1つのダッシュボードに、予め認証情報を付与しておくことで 、閲覧するユーザー自身が所属する施設の情報をピンポイントで取得できます。 施設ごとに必要な情報を一括で把握できて便利だという声もあがっています 。」（山本氏）

「これまではkintoneを社内で使っていましたが、今後は請求書やデイケアのスケジュール管理など、社外の方との活用も進めていきたいと考えています。既存システムとのデータベースの併用も、今後1年半以内にはkintoneを中心としたシステムに切り替えていく予定です」と山本氏は語ってくれました。