導入事例

kintone連携サービス導入事例+graph.co.,ltd.様
+graph.co.,ltd.様

+graph.co.,ltd.様

  • 業務内容: 会計アウトソーシング、コンサルティング、マネジメント支援
  • kintoneの用途: クライアントとの情報共有やデータの管理
  • URL:http://www.plusgraph.co.jp/

kintoneによる効率的な情報共有でクライアント、自社双方の負担を軽減

「クライアントによってバラバラだった情報のやりとりの方法を整理したいと思い、情報共有のクラウドシステムを探していたことがkintone検討のきっかけです。kintoneによってクライアントからお預かりする情報をコントロールできるようになったので、効率的な業務遂行に役立っています。」

+graph.co.,ltd.代表取締役の福島様はそう話す。
同社はデザイナーやエンジニア、コピーライター等のクリエイターを中心に会計管理のアウトソーシングや、コンサルティングのサービスを提供している。同社とクライアント双方の負担を軽減し、円滑な情報共有を可能にしたkintoneの導入経緯や利用方法に関してお話を伺った。

バラバラな情報のやり取りをまとめたい。クラウドサービスの検討を開始

「クライアントの経営数値を把握するためには、クライアントと様々な情報を共有したり、データファイルをやりとりしたりする必要があります。その情報のやりとりの手段が、ある人はメール、ある人は電話、またある人はDropBoxで共有するなど、とバラバラなのが気になっていましたが、クライアントが増えるにつれて収集がつかなくなっていったので、情報のやりとり方法を整理して私たちの方で受け取る情報をコントロールできるような情報共有のためのストレージやクラウドサービスを探そうと思ったのがkintone検討のきっかけです。

当時はGoogleスプレッドシートなども検討しましたが、だれでも構成を変えられる形では、今までと変わらずそのうち収集がつかなくなるのが目に見えていたので、そこで、インターネットで検索してたまたま見つけたkintoneをトライアルしているうちに、kintoneであれば私たちのやりたいことができるのではないかと思いました。スプレッドシートなどよりも表現に自由度が高く、かつ入力フォーマットには制限をかけられるというか。入力フォーマットをきちっとこちらで設定することによって、クライアントから入力してもらう情報をコントロールすることができます。そうすれば、クライアントの負担も減るし、私たちも情報量が均一化されることによってオペレーションをシンプルにできる。そういった部分が非常にマッチしたのではないかと思っています。」

クライアントごとのスペースで効率的な情報共有を行う

「kintoneでは、クライアントごとにスペースを作成して、その中でクライアントごとに必要なアプリを作成して、その中で情報のやりとりをしています。クライアントにはkintoneのゲストアカウントをお渡しして、kintoneアプリに直接データを入力してもらっています。クライアントの経営管理を代行して行うためには、例えばクライアントでどういった収入があるかだとか、どういったお金が出て行っているかっていうのを共有する必要があります。以前はクライアントが作成した請求書を紙やPDFでもらい、会計ソフトにデータを入力するっていう一つの作業がありましたが、それだとお互い無駄が多いですよね。

現在では、クライアントはkintoneアプリに直接データを入力して、請求書等の作成を行います。共有しているkintoneアプリ上で、そのデータを私たちのほうでも確認できるようになっています。なので、クライアントに状況を確認したり、いちいち送ってもらったりすることなく、自然に、無駄のない効率的なデータ共有ができていますね。」


「また、給与計算の業務では、クライアントが勤怠情報を直接kintoneに入力してもらって、終わったらボタンを押してもらいます。そうすると私たちに通知が飛んで、今月のお給料が締まったんだなということがわかります。次に、その情報を見て、私たちで計算して作成した明細をシステム上にアップして、お客様に確認、出力してもらうような仕組みですね。情報をもらうのも渡すのもkintoneで完結しているので、私たちの手間も省けますし、クライアントの負担も軽減できています。」

 

「また、すごく便利だったのが、kintoneをデータストレージ的に使えるということですね。仕事の性質上、クライアントの大事な資料を預かっている場合が多いのですが、時折私たちに預けていただいた資料の内容を確認したい、とクライアントから連絡が入ることがあります。その場合、私たちも預かった中からその資料を探して報告しなければなりませんし、時間もかかったりして、お互いに生産性のないことなのでなんとかしたかったのですが、kintoneを使い始めてからは本当に便利になりました。

例えばクライアントが支払う必要のある請求書を丸ごとお預かりして、月末前までに振込先や金額を一覧にする業務があるのですが、今では預かった請求書は一覧でkintoneにアップしているので、もしクライアントがその請求書の情報を確認したくなったら、私たちに連絡しなくてもクライアント自身でkintoneにアクセスして確認していただくことができる。お客様と同じデータを共有しているという、安心感がありますね。」

また、請求書の出力のしくみに関してはプリントクリエイターを利用している。

「だいたい今あるアプリに少し手を加える形になりますが、一社一社にあった形のアプリを作成し、また、帳票デザインに関しても、テンプレートではなくクライアントが普段使っているオリジナル帳票を使用しています。」

オリジナルの帳票と封筒で郵送代行まで。こだわりの請求書作成アプリ

一般的に請求書出力のクラウドサービスだと指定されたテンプレートの中から選択する形となるが、普段からクライアントが使用しているオリジナル帳票を使用できることが強みとなっている。

また、同社の帳票出力サービスで特徴的なのが、作成した請求書の代理郵送を依頼できる点で、クライアントが帳票を選択して「代理郵送を依頼する」ボタンをクリックすると、同社の担当者に通知がいき、請求書の出力、封筒詰めをして郵送まで代行できる。その際、同社では各クライアントから預かった封筒を社内にストックしているため、オリジナルの封筒で送付することが可能で、発送代行会社にアウトソーシングしている機械的な印象も与えることがなく、このあたりはクリエイターの経営管理を行う同社ならではで、他のクラウドサービスにないところ。

郵送依頼を行うと、「代理郵送中」にステータスが変わり、郵送が完了するとメールでの連絡とともにステータスも「代理郵送済」に変化する。
同社では一社一社に合わせた環境をkintoneで作成することによってきめ細かなサービスを提供しているが、それを実現しているのがkintoneに組み込んでいるカスタマイズである。

「ボタンがたくさんあるとどれを使ったらいいかわかりづらくなってしまうので、使わないものに関しては全部消してもらって、シンプルな画面構成にしてもらったんですね。ただ、カスタマイズでも絶対変更できない部分もあるので、申もう少しシンプルにユーザー側で操作できるようになるといいかな、とは思います。」

一社一社に寄り添った仕組み作り

kintoneを活用して、クライアントごとに合わせたサービスを提供している同社だが、今後もさらにやりたいことがあるという。

「例えば、業界の特殊な商慣習の業務を改善するものですね。請求書など帳票作成のソフトなどは世の中にたくさんありますが、それは使用している人が多く、ニーズが多いからだと思います。しかし、専用のシステムがほしいと思っていながら、ないゆえに苦しんでいる業界はたくさんあるんですよね。例えば、出版社の印税の計算だったり、音楽の業界などでのギャランティーの計算であったりとか、そのような業界の、ある一部分のルーチン業務に特化したソフトのニーズはあるんです。

マーケットが小さいので、誰も作ろうとはしないんですが、業界の慣習に応じた仕組みがあると、とても喜んでいただけるんですね。kintoneでは細かくカスタマイズができて、一社一社その会社にあった形にできるので、かゆいところに手が届くような仕組み作りに使っていきたいと思っています。」

 

同社ではこれからも、kintoneの機能をフル活用したシステムによって、クリエイター業界で革新的な経営管理サポートを提供し続けていく。

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