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【保存版】kintoneってなに?わからない方知りたい方!これを読んでください

【保存版】kintoneってなに?わからない方知りたい方!これを読んでください

こんにちはー!  この前わたしの地元の名所であるひたちなか市国立公園に行って、
名物のネモフィラを見に行ってきました〜☆

綺麗なブルー☆cstapカラーですね(^ ^)

そんな事はさておき、今日の内容は「kintoneについて」!壮大なテーマですね(^o^)

なぜ今さら?と思う方もいらっしゃるかと思いますが、
私がkintoneを初めて使う時、「kintoneってなんだろう」と思ってネットで色々調べてはみたのですが、結局kintoneって何なの?というまとまった情報がなかったんです。

なので、今回は結局kintoneは何なのかを1記事でまとめちゃおうと思います(^_−)−☆
結構長くなりますが、お付き合いいただけると嬉しいです♪

kintoneって?

kintoneは、サイボウズ株式会社が提供しているビジネスアプリ作成クラウドサービス
になります。

サイボウズ株式会社とは、どんな会社?

サイボウズ株式会社は、国内グループウェア市場において10年連続シェア No.1 を獲得しているグループウェア「サイボウズOffice」を提供していることで有名です。

1997年に創設され、社名は、「電脳」を意味する「cyber」と、親しみを込めた「子供」の呼び方「坊主 (bozu)」に由来し、「電脳社会の未来を担う者達」という意味も込められて「サイボウズ」という社名を付けられたそうです。

他にもサイボウズ株式会社では、
大企業向けの管理機能を搭載したグループウェア「Garoon」。
届いたメールを複数名で共有できるメールアプリ「メールワイズ」。
など提供しています。

ちなみにうちは、サイボウズスタートアップス株式会社という名前ですが、
イベントとかで「お?サイボウズ?」声をかけられます。

実は、、、。
サイボウズスタートアップス株式会社は、もともとはサイボウズ社の子会社だったのですが、
現在は一部資本が残っているのみの1パートナー企業となります。

なので、この記事を読んだ方は今後サイボウズスタートアップスとサイボウズは
別会社なんだ!と思っていただければと思います。
ちなみにサイボウズスタートアップスの略称はcstap(シースタップ)になります。
イベントや街中でたくさん声かけてくださいね〜\(^o^)/

■kintoneを使うメリット

例えば、みなさんはお客様の情報や、毎月の売り上げなどどのように管理していますか?

スプレッドシートを何枚も作成管理しているという場合、
管理が煩雑になってしまいませんか?
スプレッドシート1.2枚であれば管理できるかもしれないですが、
お客様の情報や売り上げを毎度管理するのはなかなか難しいですよね?

kintoneはその膨大なデータを簡単に管理することができて、
プロセス管理ができること、社員複数名と情報共有することができるという
データとプロセス管理とコミュニケーションが一体化された業務アプリです!

kintoneはノンプログラミングで
ドラッグ&ドロップのマウス操作で、絵を描くように、業務に必要なアプリを自由にアプリを作ることができます。

このアプリを使うことで、データ管理プロセス管理情報共有が思いのままになります!

■なぜkintoneって名前なの?由来は?

意外かもしれないですが、「西遊記」で孫悟空が乗っている「キン斗雲」が由来なんです。
雲=クラウドに乗って、自在に迅速に動けるということを意図してつけられたようです .。.:*☆

kintoneの主たる用語

kintoneは業務アプリを作成して
そこでデータを管理したり、プロセス管理をしたり、チームでコミュニケーションを交わしたりするのですが、まずアプリを作成しなければなりません。
アプリの作成方法をご案内させていただく前に、結構重要なkintone用語をご紹介します!

ポータル
…kintoneのトップページのことを指します。

「お知らせ」に各種申請アプリやよく使うお客様情報系のアプリをリンクにしておくとわかりやすいです♪オススメ!

スペース
…参加者を選択して、専用の空間を作ります。これをスペースと呼びます。
スペース内では、参加者同士で議論したり、連絡を取り合ったりする事もできます。

ピープル
…ユーザーのプロフィールや連絡先を確認したり情報やアイデアなどの共有したり、
ほかのユーザーと交流するときに使うSNS的なものを指します。

スレッド
…スペース内に作成できる掲示板を指します。

レコード
…アプリでは、「レコード」という単位でデータを管理します。
顧客情報アプリを例にすると、1件の顧客の情報が1つのレコードになります。

レコード一覧

フィールド
…レコードの構成要素レコードを構成するひとつひとつの項目のことを指します。
顧客情報アプリを例にすると、顧客情報を構成する顧客ID、顧客名、住所や電話番号などの項目を「フィールド」と呼びます。

この箱全てがフィールドです。

フィールドコード
…フィールドを識別するための文字列のことを指します。
このフィールドコードは自動計算やAPIで使用します。

これらのkintone用語は、kintoneを使う上で山ほど登場します!
ので、ちょっと頭の隅っこにでも置いといてください(^ ^)

kintoneの主たる機能をご紹介します

kintoneはチーム業務に必要な「情報をためる機能」「進捗を管理する機能」「コミュニケーション機能」を兼ね備えています。

こんなイメージです。
■「情報をためる機能」=データベース的管理。
■「進捗を管理する機能」=ワークフローなどのプロセス管理。
■「コミュニケーション機能」=プロジェクトやチームごとにたくさんのワークスペースを作成することができ、その中で業務について話し合いをする事もできる。

kintoneは、チームワークプラットフォームとして、利用できます。
それでは、kintoneの主たる機能「アプリ」と「スレッド」、「スペース」についてご紹介します!

■アプリ

□「情報をためる機能」データベース的アプリ作成方法

アプリの作成方法としては、3つあります。

1. アプリストアからアプリを作成

1番簡単な方法になります。
サンプルアプリはなんと100種類以上用意されています!
サンプルから目的や用途にあったものを選択して、まずアプリを作成してみる…というようなイメージです。
このように業務系・業種系で探す事、ができます!

総務・人事系で使えるアプリと、情報システム系で使えるアプリがこんなに沢山!

例えば、顧客管理をする為のアプリを作りたいなという時!


サンプルアプリでちょうど「顧客リスト」というものが用意されています。
これをそのまま使う事ができます。

2. Excelシートを読み込んでアプリを作成

今使っているExcelシートをそのまま移行して、アプリを作成することができます。

例えば、このようなExcelで管理している顧客情報!

顧客が増えてきたら管理するの大変、、、。

Excelファイルを読み込むと、、、ほら!

適切なフィールドタイプを選択して、簡単に作成できます!

名前は文字列1行、、
郵便番号は数値、、
こんな感じで設定して作成しますー!すると!!

おお!ちゃんとレコードもできている〜!

簡単かつ、既存のものを使えるので、これは手間がかからなくていいですね♪

3.はじめからアプリを作成

最初からは大変じゃないの?と思う方もいらっしゃるかと思います。
と言っても先ほどちょこっとお話した通り、ドラッグ&ドロップで自由に構築をしていくので、非常に簡単です。

キャンバスに絵を描いていくようなイメージで、この情報は文字列1行フィールドかな?
日時や時間を管理する場合は、日付けフィールドかな?など試行錯誤して作成できます!

左のフィールドタイプからドラッグ&ドロップのマウス操作で
アプリで管理したいフィールドを並べていきます。

自由に配置して、フィールド名も管理しやすいように変更できます♪

「社内アンケート結果管理アプリ」を作成して、アンケート結果をこのkintoneで管理するイメージです♪
選択肢はラジオボタンやチェックボックスを使ったりと、自由に作成できますよー(^ ^)

・スマホからも作成したアプリを見る事ができます!

外出先でもレコードを閲覧することできますよ。
このように作成したアプリが見れます。

コメントも書き込めて、レコード編集もできます!

 

□「進捗を管理する機能」ワークフローも可能なアプリ


1.プロセス管理を使って、ペーパーレス化

複数のユーザーでレコードの編集や確認をするためのワークフローも可能な機能がこのプロセス管理。
多く使われるのは、申請系のアプリですね。

以前、私のブログ記事でも紹介しました。
プロセス管理の設定方法についてはこちらをご覧ください☆

このようにプロセス管理を回すための「アクション」ボタンを押す事で、
次の人に業務を受け渡し、通知をします!

Aさんが申請して→Bさんが通知を受け取り承認する流れ

このプロセス管理をうまく使うことで時間と手間も省けます!
よくドラマとかで、上長の承認を得るために会議室に行って、社印を押してもらうシーンありますよね?
Cstapでは、こんなシーン見た事ないです(笑)。いい意味で!
ペーパーレスでかつ承認者に通知もされるので、すぐ承認をもらう事できます(^ ^)

・スマホからプロセス管理を回すこともできます!

外出先でも申請業務が完了しちゃいますー!

こんな感じ♪ ペーパーレス化です!

 

2.柔軟なアクセス権で、適切な閲覧権限を与えられる!

このアクセス権も以前ブログで紹介しました。→以前のブログ

アクセス権は、ご想像の通り閲覧・編集権限などを制限することができる機能になります。
先程、紹介したとおりサンプルアプリが100種類以上あるので
業務内容に応じてアプリを沢山作成できます!

その中で、「案件管理アプリは営業の人だけがアクセスできるようにしたい」
「給与明細アプリは自分の情報しか見られないようにしたい」
「レコード内の上長記入欄フィールドは、上長しか編集できないようにしたい」
と様々な要望があるかと思います。

アプリのアクセス権・レコードのアクセス権・フィールドのアクセス権を設定することで要望を満たせます!

具体的にこんなイメージ

 

□「コミュニケーション機能」アプリやスペース内で話し合いできる

1.コメントやメンション

アプリ内の1つ1つのレコードには、コメント欄があり、
レコードにコメントを書き込んで、コミュニケーションを取ることができるんです。

例えば、「A製品 顧客情報」というA製品を導入しているお客様情報を管理するアプリで
お客様からのお問い合わせ内容を「コメント欄」に記載してCRM的な感じで
利用することもできます☆

お客様の問い合わせ内容もここで管理できる。

さらに、コメントの宛先を指定することで宛先に指定した人に通知することもできます!

宛先に指定されたユーザーにはベル通知される〜!

 

2.担当者設定などによって通知をする!

通知の設定をすることで指定されたユーザーに通知することもできます!

例えば!「営業部日報」というアプリで、
レコード追加、レコード編集、コメント書き込み、ステータスの更新、ファイル読み込み
されると営業部長に通知するよ。と設定します。そして、営業部の社員がレコード追加すると…

営業部長には通知が来る〜!

 

3.期日設定などによって通知する!(リマインダー)

納品希望日の「〜日前」申込み後の「〜日後」に、日時の条件を設定して、リマインド通知をする事も可能です☆

例えば!「総務への依頼受付」というアプリで、
「納品希望日3日前」になったら「担当者」にリマインダー通知をするよ。と設定します。
納品希望日の3日前になると…

納品希望日の3日前に通知が来る〜!

 

■スレッド

「スペース内に作成できる掲示板のこと。」と先程さらっとだけ説明しましたが、
もう少し深く見ていきましょう♪

□テーマ別のコミュニケーション機能

「営業部」のスペースがあり、その中にいくつかテーマを分けた掲示板を作成したい!という時。
掲示板を複数作成する事ができますー!

こんなイメージ↓

共有したい内容に合わせてスレッドを立ち上げる事ができる!

 

□チャット形式、社内SNSにも利用可能。

例えば、「社内なんでも共有」スレッドのようなものを作成して、
社内SNSとしても利用できますー♪

お土産どうぞー!みたいな感じで。フレンドリーですね♪

 

■スペース

スペースを活用する事で、チームのメンバーと効率的にコミュニケーションをとる事ができます!

□プロジェクト毎にメンバーを設定して設定が可能

営業部専用スペース内でプロジェクトを進行する事ができます!

 

□アクセス権を設定し、閉じたコミュニケーションの場にすることも!

スペースを非公開にする事もできます!

参加者以外のユーザーにはスペースが隠されます。

 

□社外のメンバーも招待できるゲストスペース

kintoneの利用ユーザー以外の人が、ゲストとして参加できるスペースの事をゲストスペース
と呼びます。

顧客・取引先・協力会社など、社外の人を「ゲストユーザー」として招待して、kintoneを利用する事ができます。

「ゲストユーザー」は、自分が招待された「ゲストスペース」内の情報のみを閲覧できる仕組みになっていますので、ゲストスペース外の情報は一切閲覧できません。

招待されたゲストスペースしか表示されない。

 

kintoneを拡張するエコシステム

■自社やSIによる個別カスタマイズ

□連携するためのAPIが豊富にあるから、自社やいつもの開発会社で楽々開発!

さらにkintoneを便利に使いたい!という方☆

1.cybozu developer network紹介します!

サイボウズが運営する技術者向けサイトになります♪

開発者ライセンスを申し込むと、1年間利用可能な開発環境を無償でもらえるみたいです〜(^ ^)
開発者ライセンスの取得した後、開発をする事が可能です!

デベロッパー同士が課題を解決し合えるオープンなコミュニティになりますので、
kintoneの最新API情報や、最新連携ネタなどをいちはやくキャッチする事ができます!

cybozu developer networkについて詳しく知りたい方は
こちらのページもご覧下さい☆

2.SIパートナーページをご紹介します♪

様々な地域にパートナーがいますので、こちらより、ご確認いただけます。

■連携サービスやプラグインを導入し、kintoneをさらに便利に

□kintone連携サービス紹介

やってきました!
このブログでもおなじみですが、kintone連携サービスは弊社でも複数取り扱っております。
でも、他の会社さんも数多くkintone連携サービスを作っておりますので、
今日は、他社の製品もご紹介させていただきます(゚∀゚)

kintone連携サービスどんなものがあるの?と思う方はこちらをご覧下さいー!
ここに連携サービスが全部載っています(^ ^)

レコード一括更新プラグイン

一覧で表示されているレコードの指定フィールドの値を一括で更新するプラグインになります。

「営業担当者Aさんの異動で案件管理や顧客リストに登録されている営業担当者の欄をまとめてBさんに変更したいな」
「商品マスタに登録されている仕入れ価格を一気に変更したいな」

CSVの書き出し、読み込み作業が不要なので簡単に変更ができます!
詳細はこちらをご覧ください♪

カレンダーPlus

kintoneに素敵なカレンダー機能を追加するプラグインになります。
月別・週別・日別表示や色分け表示で直感的なスケジュール管理ができます。
詳細はこちらをご覧下さい♪

CamiApp S

ノートに記録するのと同じように紙に書くだけでデータ化できるので、誰でも直感的に入力業務を完了する事ができます。
帳票に手書きするだけで、kintoneへ入力できます。「紙に手書き」なので、お客様との会話の妨げにならず、スムーズなコミュニケーションを可能にするサービスです!
詳細はこちら♪(弊社、嶋田が実際に使ってみた感想等を詳細にまとめてくれています★)

krewSheet

kintoneの一覧をプログラミングなしでExcelライクに表示/編集できるようにするプラグインになります。
Excel感覚だから、データの操作性や視認性を向上させることが自由自在です。
詳細はこちら

さてさて、ここからは弊社サービスのkintone連携サービスをご紹介させていただきますー(≧∀≦)

フォームブリッジ

web上に公開するフォームを作成できるサービスです。フォームに投稿されたデータを
kintomeで一元管理する事ができます。
詳細はこちらです♪

プリントクリエイター

kintoneアプリに登録されたデータを利用して、綺麗に帳票印刷するためのサービスです。
見積書や請求書を簡単に作成する事ができます!
詳細はこちらです♪

k Mailer

kintoneで管理している顧客やパートナーに向けて、個別/一斉送信をするメールシステムになります。
kintoneレコード内の情報を引用して、メールを作成する事ができます!
詳細はこちらです♪

k Backup

「kintoneアプリに登録している大事なデータを間違って削除してしまった(*_*)」
こんな時に、備えてデータをバックアップしておくサービスになります。
詳細はこちら

k Viewer

kintoneアプリに登録された情報をkintoneのアカウントを持っていない外部の人にも情報を公開する事ができるサービスになります。
毎月の売上報告は関連会社役員には公開したいな…。そんな時にこのk Viewerを使ってみて下さい!
詳細はこちら

kintoneのシステム要件。セキュリティ

■サイボウズ管理の国内データセンター

東日本のデータセンター内にある3台1組のストレージサーバー群と
西日本データセンターのレプリケーション用サーバーで管理しています!

■4重のバックアップ

4重のバックアップ体制を取っているようで、
①のストレージサーバーは1つのサーバーにつき12台のハードディスクで構成されています。
このうち10台は冗長化していて、2台が同時に故障しても大丈夫なんです!
図のホットスペアという壊れたときのための備えのハードディスクがあるので、
故障したハードディスクを置き換える運用体制となっているそうです!

ふむふむ。これだけでも安心できそう(^ ^)

これだけではなく、②のレプリケーション用ストレージサーバーはミラーリング機能があります!
kintoneの情報を更新すると、ストレージサーバーにデータが書き込まれますが、
書き込まれた瞬間にもう1台のストレージサーバーにデータがリアルタイムにレプリケーション
(同期)されるようなシステム構成をとっています!

おー!ミラーリングもしているのは安心ー(^_−)−☆

まだまだ凄いんです!③のバックアップ専用ストレージサーバーは1日1回①と②のサーバーからデータを受け取り、14日分の差分をバックアップしています。
①や②のストレージサーバーのデータがすべて消去された場合でも、
前日までの環境を復元させることが可能なんです!

本当凄い運用体制ですねぇぇぇぇ!

でも、ここまでして東日本のデータセンターで大きな災害があったら終わり、、、じゃん(*_*)!

その為に④の西日本のストレージサーバーがありますー!
なんと、③のサーバーにあるバックアップデータを④のストレージサーバーに自動的に転送するように仕組んでいるみたいです。

費用・その他

■780円〜の低価格

kintoneのライトコースですと、1ユーザーあたり780円より購入可能です♪
スタンダードだと、1,500円より購入可能です♪

初期費用は無料、最低5ユーザーから契約可能で、最低契約期間は1か月!

kintoneのプランおよび料金

アプリ数は、ライトで200個。スタンダードで1,000個まで作成可能です♪

スペース数とゲストスペース数は、ライトで100個。スタンダードで500個まで作成可能です♪

■1ユーザー5GBの大容量

無料ディスク容量は、ディスク容量5GB×ユーザー数となります!
1ユーザー当たり5GBとなると大容量ですね〜♪

■多言語対応

kintoneは、日・中国・英の3か国語に対応しています!グローバルですね(^_−)−☆

■ユーザーサポート

kintoneを活用する為に、学べるコンテンツを多数用意してくださっているみたいです( ´ ▽ ` )
コンテンツの確認はこちら

kintoneの導入を検討されている方は是非セミナーにも参加してみてください♪
個人的におすすめです★

ー導入を検討されている方ー
メール導入相談窓口はこちら
個別で相談したいなと思う方はこちらの導入相談Cafeをご活用ください(^^)

ー導入されている方ー
メール・電話でのサポートはこちらをご確認の上、お問い合わせしてみてください♪

いかがでしたか?
kintoneについて少しは知る事ができたのではないでしょうか?

kintoneで用途にあった業務アプリを作成して、業務改善をしていきましょうー♪

この記事を書いた人

簗瀬
簗瀬と申します。
kintoneに関してまだまだ未熟者ですが、
みなさまの為になる記事をお届けできるように頑張ります。
宜しくお願い致します。
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