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2つのkintoneアプリで社内ソフトウェア管理を効率的に行う

2つのkintoneアプリで社内ソフトウェア管理を効率的に行う

皆様、こんにちは。

少しご無沙汰しておりました、三浦です^^

気づけばもう11月半ばですね!私は都心からは少し離れた静かなところに住んでいますが、ひっそりとしたイルミネーションが既に飾られております。この時期はだんだんと街がにぎやかになるので、ワクワクしますね!

さて、そんな本日は、kintoneの便利な使い方について紹介します!!便利な使い方といいましても、実際に弊社で使用しているアプリなのですが、使ってみて私が便利と思ったものなので紹介させてください!

今回紹介するアプリは「ソフトウェア利用申請アプリ」です(^^)♪

ご存知の方も多いとは思いますが、弊社もおかげさまで2015年9月24日に国際認証規格 ISO27001を取得致しました!ソフトウェア利用申請アプリは社内でのセキュリティ強化の為、自身が使用しているソフトウェアが安全なものか調査の上で承認を経て利用許可を得るものです。とはいえ、各自が使用しているソフトウェアをそれぞれ申請してしまうと膨大な数になりますね。そこは便利なkintoneで入力者の手間を省きましょう!!

利用許可ソフトウェア一覧アプリを作成する

よく、見積書アプリと商品マスタを紐付けますよね?見積書を作成する際は自社製品のデータを入れますので、見積書に入るデータ(商品や単価など)は限られてきます。毎回入力していては手間ですし、入力ミスも考えられますので、商品マスターから選択肢し、ルックアップ機能でデータを引っ張ってきます。

今回作成した「ソフトウェア利用申請アプリ」、「利用許可ソフトウェア一覧アプリ」も同様です。「ソフトウェア利用申請アプリ」→見積書、「利用許可ソフトウェア一覧アプリ」→商品マスタの役割をします。

実際にアプリの中身を見てみましょう^^

こんな感じです!!

便利アプリブログ1

 

とってもシンプルです!

あらかじめこのアプリにソフトウェアを登録しておき、「ソフトウェア利用申請アプリ」で入力者に選択してもらいます。ルックアップを使用する理由は他にもありますが、それはまた後ほど触れます!

弊社では自分が使用しているソフトウェアが「利用許可ソフトウェア一覧アプリ」に入っていない場合、個人でレコードを追加しています。

ソフトウェア利用申請アプリの作成

なぜ先に「利用許可ソフトウェア一覧アプリ」を作成するのかというと、先に取得先のアプリを作成しないとルックアップの設定が出来ないからです。

さて、ソフトウェア利用申請アプリの中身はこんな感じです。

便利アプリブログ2

これもとってもシンプルなアプリですね。グレーのフィールドはルックアップで持ってくる項目なので、手入力が必須な項目は「利用端末」のフィールドのみなんです!後はマウス操作で登録出来てしまいます^^;

入力者にとって、とてもありがたいアプリですね!

更に関連レコードで利用者が一目で分かる!

先程、また後ほどと後回しにしましたが、ルックアップにプラスして関連レコードで更に便利な仕様にしています。

あいう

関連レコードでは「ソフトウェア利用申請アプリ」のソフトウェア名と「利用許可ソフトウェア一覧アプリ」のソフトウェア名を紐付けています。上記ですと、Google Chromeを選択したユーザーが一覧で表示されます。

先程、なぜルックアップで設定するかというので説明を飛ばしましたが、関連レコードで紐付けを行うためには、データの大文字・小文字・半角スペースなど全てが一致していないといけません。一致していない場合、紐づけができず、利用者一覧で表示することが出来ないんですね。。それを踏まえ、ルックアップで簡単かつ正確にデータを持ってくる設定を行ったというわけです!

この関連レコードを使用することによって、何かしらのソフトウェアで問題が発生している際に、すぐ利用者に案内する事も可能です。業務の効率も上がりますね♪

更に小さな気遣いですが、実はユーザー選択のフィールドでも一手間かけています!!

先程の画面キャプチャでピンと来た方もいると思いますが、、ユーザー選択で選択をする前にログインユーザー(私)が既に選択されていました。これも実はフィールドの設定によるものなんです!

何も設定していない場合、ユーザー選択フィールドの初期値は誰も選択されていない設定となります。

今回の「ソフトウェア利用申請アプリ」ではログインユーザーがデフォルトとなるよう、設定しています!!設定はフィールドの設定から行えます。

便利アプリブログ3

①フィールドの設定でユーザー選択の階層分けのようなマークをクリック

②今回は「その他」を選択

③ログインユーザーを追加する

です!

この設定で自分がログインした際に、自分がユーザー選択のデフォルトとなります。この設定をしておけば、多数のユーザーの中から自分を選択する手間が省けますね(^^)

kintoneではこんな細かいところまで設定が出来ますので、更に便利な使い方を見つけて使い倒していきましょう!

本日も長々とお付き合いいただき、ありがとうございました♪

それではこの辺で^^

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