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【kintone(キントーン)でシフト管理】フォームブリッジ×kViewer シフトカレンダーから出勤管理ができちゃう!

【kintone(キントーン)でシフト管理】フォームブリッジ×kViewer シフトカレンダーから出勤管理ができちゃう!

こんにちは。やなせです^^
おうち時間のおかげで唐揚げとオムライスを極めました☆*:.。. o(≧▽≦)o .。.:*☆
これぞ至高の唐揚げとオムライスって感じの逸品です!
最近、自炊が楽しくて仕方ないです。みなさんもおうち時間で料理にハマった方いらっしゃるのではないでしょうか。

さて、今回はフォームブリッジ×kViewerネタです。
kintoneでシフト管理する方法についてご紹介したいと思います!

この記事を読んでできること
カレンダーから自分の出られるシフトを提出できるシステムを作成できる!
・kintoneのアプリの構造も紹介しつつ、設定方法をご紹介します。
自身の認証情報をもとに、自分専用のシフト表を確認させることができる!
・kViewerの簡易認証機能を使い、自分専用のビューをアルバイトに見せることができます。

kintoneだけで行うシフト管理

当社もフォームブリッジやkViewerをリリースする前は
kintoneのライセンスをアルバイトにも付与して、
シフトカレンダーアプリに出社可能な日をレコード追加してもらって、
シフト管理をしていました。

kintoneだけでシフト管理するとなると、
・ライセンス費用がかかってしまう。
というデメリットが生じてしまいます。。。

kintoneをあまり使わないアルバイトの方にもアカウントを付与する為、
社員に比べ、相対価値が低くなってしまいがちです。

フォームブリッジとkViewerで行うシフト管理

フォームブリッジは、kintoneのライセンスを持たない方からkintoneに情報を登録してもらう事ができるサービスとなります。
つまりライセンスを持たないにもかかわらず、レコード追加ができます。
kViewerは、kintoneのライセンスを持っていない方に対して、kintoneの情報を公開することができるサービスです。
つまりkintoneのライセンスを持っていなくても、レコード閲覧できます。

さらにフォームブリッジとkViewerを一緒にご利用いただく事により、
kintoneのレコード情報を編集することができます。つまりレコード更新が可能となります!!!
つまりkintoneのライセンス費用をかけることなく、レコード追加・レコード閲覧・レコード編集ができます。

用意するアプリとアプリの構造、CSVについて

今回シフト管理を行うにあたり、重要なのはkintoneアプリの構造とそのデータになります!

まずがアプリの構造から見てみましょう。
シフト管理アプリ

「名前」「勤務時間」「勤務開始時刻」「勤務終了時刻」は 事前に登録しておきます。

 

フィールド名 フィールドタイプ
名前 文字列(1行)
勤務時間 ドロップダウン
勤務開始時刻 日時
勤務終了時刻 日時
出勤可否 チェックボックス

簡単にこんな構造のアプリを作成していただければと思います。
今回はこのアプリ1つ作っていただければシフト管理ができます!

そして、大事なデータを取り込む必要があります。
本来シフト提出するときは、カレンダーで日程をみて、出れるか出れないかチェックさせるのが主流かと思います。
カレンダーから日程を見せるためにカレンダービューを作成し、勤務開始時刻や勤務終了時間が何時なのか、
出勤できるのか、できないのかなどシフト提出させるにあたり必要なデータをCSVデータとして作成し、
そのデータをkintoneに読み込んでいただきます。

出勤可否[○]、出勤可否[×]は空欄で作成する。

今回私は、アルバイト6名に対し、9月分のシフト提出をさせるイメージでCSVデータを作成しました。Aさん…9/1 早番、9/1 遅番、9/1 全日 計3件のレコード
Bさん…9/1 早番、9/1 遅番、9/1 全日 計3件のレコード
Cさん…9/1 早番、9/1 遅番、9/1 全日 計3件のレコード
Dさん…9/1 早番、9/1 遅番、9/1 全日 計3件のレコード
Eさん…9/1 早番、9/1 遅番、9/1 全日 計3件のレコード
Fさん…9/1 早番、9/1 遅番、9/1 全日 計3件のレコード↑これで9/1日分のレコードが全部で18件できあがります。
これを30日分作成するので、18件×30日分=540
540件ものレコードがこのCSVを読み込むことで追加されます。CSVの登録方法はこちらをご覧ください。

カレンダービューを作成

続いて、カレンダービューを作成します。
完成ビューはこちら。

こんな感じです。
サイドコンテンツを使い、出勤可能と登録した日を見れる状態にしてあげたり、
シフト提出方法などを記載してあげています。

メインコンテンツ

そして、このビューを作成する際のポイントですが、「簡易認証」です。
Aさん、Bさん、Cさんとアルバイト社員分のユーザー名とパスワードを設定してあげて、
事前にその情報を伝えて、自分専用のビューが見れる状態としておきます。
詳細はこちらをご覧ください。

さらに、「検索フォームを設置する」の「リンクリスト」で「出勤”○”カレンダー」と「未申請&出勤”×”カレンダー」
のリンクを作成します!
サイドコンテンツに表示されたリンクから、1.出勤”○”と提出したもの 2.出勤”×”と提出したもの 3.未申請のもの
を確認することができます!

出勤”○”カレンダーは、出勤可否が”○”となっているレコードのみを表示させるようリンクリストを作成します。

 

未申請&出勤”×”カレンダーは、出勤可否が”×”となっているレコードのみを表示させるようリンクリストを作成します。

 

あとは、「メインコンテンツ」と「レコード詳細画面」を下記のような感じに設定していただくとより見やすいかなと思います。

メインコンテンツ

 

レコード詳細画面

 

シフト提出用フォームを作成

同じアプリを利用して、シフト提出用のフォームを作成します。

一番上の枠にはkintoneアプリに設定した「名前」が入る想定です。フィールド設定にて、  “フィールド名を表示しない”設定にしています。

特別な設定は特にしていません。
フォームが完成したら、公開フォームのURLをコピーしておきます。

カレンダービューにフォームを連携する

再び。kViewerで作成したカレンダービューの設定画面を開き、
「フォームブリッジと連携する」より、コピーした公開フォームのURLをペーストし、ボタンレイアウトを設定します。

設定は以上です!

実際にカレンダーからシフト提出してみます。

「シフト提出へ」へ進む。
出れる場合は、”○”にチェックを入れて、「提出」する。
kintone側でもシフトが提出されていることがわかります。
レコードが更新されて「出勤可否」が”○”になっている。

データさえ、kintoneに登録できれば設定はそこまで難しくないですね!
是非参考にしてみてください。

30日間、無料でトライアル可能です!

いかがでしたか?
フォームブリッジとkViewerを使って、シフト管理ができました!

是非30日間の無料お試しで試してみてください!!

またブログで活用できる設定などご紹介したいと思います♪
お楽しみに〜!

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