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kintoneアプリはこう使え!(複数アプリでの管理がオススメ)

kintoneアプリはこう使え!(複数アプリでの管理がオススメ)

年々、暑さも厳しくなりますね。
「もうこれ以上は無理!」と毎年感じているワイワイです。

今回も実際に利用しているkintoneアプリを紹介しながらその工夫ポイントについて紹介していきます。
今回紹介したいのは、kintoneアプリの分割管理方法です。

導入されている会社の方と話していて驚くのは、一つのkintoneアプリに何百のフォームを設定されているという話を聞きます。

えっ〜、それ、使いにくいでしょう!!!

と、私は感じてしまいます。(^-^;
kintoneアプリで最適なフィールド数は20、30ぐらいでは?

 

まず、見た目にスッキリしないので、情報の把握が効率的ではない!

さらに、登録や編集フォームのパターンも複数保有できないから、何かを編集するにも大変ですよね!
閲覧、編集、削除などのアクセス権限の運用が難しくなるし、

集計表やグラフも選択肢が増えて、使いにくくなりますよね。

 

そんな時に是非活用して欲しいのが、「ルックアップ」と「関連レコード」の活用です。
アプリ自体は小さくしながら、必要な部分は関連レコードで一体として運用できるようになります。

 

 

では、サイボウズスタートアップスで管理しているシステム例を見てみましょう!

今回お話をするのは、以下の3つのアプリです。

関係性から

 

プレゼンテーション1

顧客マスターアプリ
ご契約者様の郵送、電話、メールなど連絡先情報を管理します

顧客リスト - 新しいレコード-2

 

契約管理アプリ(中心アプリ)
お客様の契約サービス、支払期間、販売チャネル、支払方法など契約情報を管理します

契約管理 - 新しいレコード

口座振替管理
支払方法として、口座振替による決済を選択したお客様の銀行口座情報を管理します

口座振替管理 - 新しいレコード-1

お客様は、年契約の場合は、銀行振込で利用料金をお支払いただくのですが、

月契約の場合は、銀行振込か、口座振替での支払いかを選択いただいています。

その口座振替を管理している部分が口座振替管理アプリとなります。

 

基本的なオペレーションは、以下になります。
1.新規に契約をいただくと、顧客マスターに登録します。
2.顧客マスターからアクションボタンで、契約管理に契約情報を登録します。
3.口座振替の依頼があると、契約状況を確認して、口座振替管理に登録します。

 

1つのkintoneアプリで管理もできますが、3つアプリに分けて管理しています。
なぜか?

 

これを説明していきます。

 

1.皆が利用するアプリはシンプルで使いやすく!

契約を管理するのなので、お客様サポートも経理担当も利用する、もっとも利用頻度が高く、アクセスする人が多いアプリが契約管理アプリとなります。
このアプリをシンプルにして、一目で多くの人が把握したい情報を確認できるようにすることが重要となります。

お客様サポートは格段に効率的になりますからね。まずは、これが最重要のポイントです。

 

2.柔軟性の高いシステム構成を!

なぜ、顧客マスターと契約管理を分けているのか?

そのポイントがここに当たります。
弊社は、メーカーで自社のサービスもそれなりになります。

「安否確認サービス」は年契約し、プリントクリエイターなどkintone連携サービスは月契約でしたい。
プリントクリエイターは、Aという販売店から購入するが、kBackupはBという代理店から購入したい。

など、契約期間や契約チャネルや支払条件も含めて分けられる方が、今後を考えると良いだろうと考え分けています。

 

3.アプリを分けてミスを減らす!

なぜ、契約管理と口座管理を分けているのか?

この理由は一言でいうと、ミス防止と情報漏洩リスクの低減となります。

そもそもお客様の銀行口座情報を、多くのサポートメンバーに見る必要はありません。
フィールドのアクセス権限設定でも運用はできますが、設定ミスなども考慮し、別アプリ管理の方がセキュアと考えています。

また、専用アプリにすることで、お客様の状況も一目で確認できるようになります。
このアプリのステータスは以下の6つあります。これだけあれば、別アプリの方がわかりやすいでしょう。
・口座振替の依頼があったお客様
・口座振替用紙をいただいたお客様
・口座振替用紙を決済機関に送っている最中のお客様
・口座振替用紙に記入間違いあり、確認中のお客様
・口座振替の契約が完了したお客様
・その他、停止中のお客様
・口座管理に関するお客様への案内メールだけで、集約できるので選択肢がシンプルになりミスが減らせます。(以下の赤枠内のメニューです)

 

口座振替管理 - サイボウズスタートアップス株式会社 - レコードの詳細

 

一つのkintoneアプリに項目を詰め込まないのは、以上の3点を考えて分散したアプリで管理しています。
利用しやすくして、人的なミスを減らす。この意識は重要だと思います。

と言いましても、私も年に何度か、大変なミスをしてしまいます。(-_-;

#あの節は、ご迷惑をおかけしまして本当にすみませんでした。

 

その度に、わたしのミスを責めずに、システム上のわかりやすさを改善させてきております。(^-^;

是非、みなさんもアプリを分散するべきか、集約するべきかを考えて見てください。

関連レコードの設定方法や活用方法は、こちらのブログも見てくださいね!

 

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