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kintoneアプリはこう使え!業務編(売上関連の管理)

kintoneアプリはこう使え!業務編(売上関連の管理)

いよいよ梅雨ですね。

時間の経過が早すぎて、季節感をあまり感じられていないワイワイです。

今日は、モバイルネタが書けそうにないので、管理事務局員として行っているお客様や契約、請求、入金など売上をする為のkintoneアプリの作り方と工夫を紹介します。(^-^;

その前に、前提条件になるので当社の事業内容について紹介します。
サイボウズスタートアップスが提供するサービスは、すべてがクラウドサービスです。
クラウドの提供期間の区切りは、年額と月額があります。直接販売と代理店による間接販売で提供しています。支払い方法には、銀行振込と口座振替があります。

シンプルなビジネスモデルですので、管理も楽そう?に見えるかもしれませんが、細かな要望に応えるためにそれなりのアプリを作り、日常業務でミスがないように管理しています。(^-^)

現在は、売上関連を管理するために、以下の6つのアプリを使って管理します。

ブログ.pptx

 

 

それぞれのアプリの工夫を紹介していきます。
まずは、顧客マスターアプリです。請求書などの郵送先が、直接販売時にはお客様、間接販売時には代理店と異なる為、顧客マスターアプリでは送付先管理のために、お客様だけでなく、代理店の情報も登録しています。
お客様は、4桁のIDで管理、販売店は3桁で管理し、わかりやすくしています。

次に契約管理アプリです。こちらのアプリが、上記システムの中心となります。

こちらで、お客様が、どの商品を契約されているのか、契約期間や販売チャネル、支払い方法などなどを管理しています。契約時には、メールにてご利用期間や契約内容をお知らせするので、メールワイズ連携をしています。

また、毎月に発送する請求書などもこちらより、プリントクリエイターの一括出力で作成します。銀行振込先と口座振替先の2種類一括出力で完了です!

実際の画面はこんな感じです。

契約管理 - サイボウズスタートアップス株式会社 - レコードの詳細-2

ここがお気に入りポイント!

・記入漏れを防止するために、アクションによる連携!

・関連レコートで登録されているのかを一目でチェック!

・請求データなど細かい住所情報などはグループで見せない!

・メールワイズ連携で、契約時の定型メール案内の送信!

・毎月の請求書も一括出力!

 

月契約管理アプリは、主に銀行振込の入金管理を効率化するためのデータ加工用アプリです。
毎月の定例業務で特に大変なのが、銀行振込による入金の消し込み業務です。間違えると大変ですからね。(^-^;

業務を確実に効率的するために、通帳の記載名義をこちらのアプリに登録しています。これで、一発検索ができるようになります。
また、振込日も、弊社が指定する日にお願いしたいのですが、会社によって支払日を変更して欲しいと言われます。翌月10日払いや翌月25日払いなど、各社の条件もバラバラです。そのため、こちらでは、振込日の差異を登録します。
本当は、kintone内で日付計算をする関数(EOMONTH)があれば、エクセル作業も不要になり、kintone内で完結できるのですが、残念ながらkintoneには、それらの計算ができる関数がありません。そのためCSVファイルで出力し、エクセルで自動計算させ、売上管理アプリへはCSVファイルで入力しています。

 

年契約管理アプリは、翌年の更新管理が目的のアプリです。

登録内容を引用して、メールワイズ連携で、お客様や代理店の方にメールで案内を行います。毎年、見積書の提出を求めるお客様など、更新時の注意点もこのアプリで管理します。

年契約社管理 - サイボウズスタートアップス株式会社 - レコードの詳細-1

 

最後の売上管理アプリです。

こちらは、入金管理を行うためのアプリです。入金予定日に振込がされているのかをチェックします。

また、売上結果に関する分析が簡単にできるように多面的な切り口でグラフ表示ができるようにしています。

 

各アプリ間も、アクションボタンを配置することで、登録忘れを防止しています。
kintoneアプリだけで管理するため、分散していますが、それ以上に業務の変化に合わせて簡単にシステムを変えられることのメリットは大きいです。

恐らく2ヶ月に1度は、より便利にするためにアプリを変更しています。毎月少しでも便利にしないと、お客様フォローに時間が取れなくなってしまうので。(^-^;

プロダクト数が増えても、販売方法が増えても、まだまだ対応できると思います。
これから、代理店販売を強化するので、さらに管理システムも変わるでしょう。

同じようなアプリが欲しい人は、お問い合わせください。(^-^)

 

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