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関連レコードを設定してみます

関連レコードを設定してみます

こんにちは、門田です。少しは涼しくなりましたが、まだまだ残暑が厳しいですね。

こんなに暑い中、昨日すでに秋服用のアウターを購入してしまいました。まだしばらくは着られなさそうですが。(笑)

では早速今日もkintoneを触っていきます。

 

今回の指令

「日報アプリ内で、記事ファイルアップアプリ内のデータを見られるようにする。」

ヒントは関連レコード・・らしい

 

ん?・・・とりあえず何をしたいのかを整理しましょう。

私は今、日報アプリで日々の作業(主に記事作成)をデータに残していますが、実際に書いた記事は記事ファイルアップアプリというところに残しています。

これでは作業記録と記事内容の両方を見るためにいちいち別のアプリを開く必要があるのです。

この手間を省くために、日報アプリ内で記事ファイルアップアプリ内にある記事データを見られるようにしたいということです。

リンクみたいなものですね。やりたいことはわかりました。

 

とりあえずkintone内ヘルプで「関連レコード」と検索。

https://help.cybozu.com/ja/k/user/whats_relatedrecords.html

 

「関連レコード」とは、指定した条件にあてはまるレコードをフォームに表示する機能で、同じアプリのレコードだけでなく、他のアプリのレコードも表示できるそうです。

具体的に今回のケースで説明すると、記事ファイルアップアプリ内にある記事データを日報アプリ内で表示する。その際、日報アプリと記事ファイルアップアプリ内の作業日を対応させるということです。

(例:日報アプリの8月20日のデータに、記事ファイルアップアプリ内にある8月20日の記事を表示する。)

では、日報アプリを編集していきます。

日報アプリ内のフォーム編集で「関連レコード一覧」を発見。ドラッグアンドドロップ。

関連レコード
関連レコードを選択!

関連レコードにカーソルを合わせ、右上に表示される設定ボタンをクリックし、細かな設定をしていきます。

こんな画面です。

関連レコードの設定
表示するレコードの条件を決めます

とりあえずフィールド名を決め、参照するアプリを選びます。記事ファイルアップアプリ内のデータを引っ張りたいのでこれを選択。

悩んだのはこの後です。(笑)

今回は日付を対応させたいので、表示するレコードの条件を両方とも日付にしたい!

がしかし!日付という選択肢をどうしても表示してくれないです。

(早速山場・・・?)

悩んだときはまずkintone内ヘルプ(笑)

日付フィールドは関連レコードに使えない

どうやら表示するレコードの条件に設定できるものの組み合わせが決まっているようです。

https://help.cybozu.com/ja/k/user/display_relatedrecords.html

 

関連レコードに指定できるフィールド
日付と日付を対応させることはできないのですね(泣)

ということで唯一設定できたのがタイトルと記事内容だったのでこれで設定しました。

引っ張りたいデータは記事ファイルなので添付データを選択。

(タイトルと記事内容が同じであれば、記事ファイルを表示してくれるということです。)

 

これで保存し、アプリの設定完了まで行い、日報アプリのフォーム画面を見てみると・・・

関連レコードが表示されている
ちゃんと表示されています

けれどもあれ?レコード一覧には表示されていない・・・。いいのかな?

レコード一覧
関連レコードは表示されず。。。

もう一度kintone内ヘルプで「関連レコード」を検索すると。

関連レコードの説明
なるほど

あ!そもそも関連レコード機能を使って引っ張った情報はフォームに表示されるのか。

(フォーム:レコード詳細画面のこと)

ということは、レコード一覧には表示されなくても大丈夫ということです。

ちなみにアプリ設定内の「一覧の追加」にも関連レコードは表示されません。

フォーム画面にさえ表示されていれば、きちんと設定できているということですね。

(私はここで悩んでしまい、20分を無駄にしました・・・。)

でもやっぱり日付を対応させてデータを引っ張りたい。

ということでもう少し頑張ることにしました!

 

日付を対応させるには

 

もう一度、表示するレコードの条件に設定できる組み合わせを確認します。

関連レコードの条件設定
これでイケる!

数値と数値を対応させることはできるのですね。

ということは、日付を数値として表示すればいいのでは!

 関連させる両アプリの日付フィールドを「数値」で作成する

早速、日報アプリ内のフォーム編集に進みます。

すでに画面右側にペーストされている「日付」というパーツを削除し、代わりに「数値」というパーツを左側から右側にドラッグアンドドロップ。

そしてこのフィールド名を日付に変更します。

フィールドの設定画面
数値フィールドだけど、「日付」に変えます

その他の設定「一覧の追加」の右側にある「設定済みの一覧」から今回使っているアプリを選び、今新しく作った日付の項目も一覧に追加しておきましょう。

 

これで設定完了すれば、日報アプリの日付は数値として設定されました。

 

全く同じ作業を対応させたいアプリでも行ってください。

 

こうして日報アプリ・記事ファイルアップアプリの両方の日付を数値として設定し、もう一度日報アプリの関連レコード設定画面に進むと、

関連レコードを条件付け
日付同士でできました!

完成形は以下の様な形です。

完成フォーム
日付の表示が変わっています

日付を対応させて、日報アプリ内に記事ファイルアップアプリのデータを表示できるようになりました!

 日付の自動入力のメリットは無くなった・・・

またひとつ便利になりましたね!(笑)ただ、関連レコードを優先するあまり、日付の自動入力機能は捨てざるを得ませんでした!日付フィールド同士で関連レコードの条件設定できれば一番良いのですが。。。

さて、今回も作業時間は2時間弱くらい。

日付で対応させるための設定も含めた時間なので、基本の設定だけであれば1時間もかからないと思います。

 

便利な機能であることは間違いないので、みなさんもぜひ使ってみてください!

この記事を書いた人

門田
門田
kintone初心者です。kintoneマスター目指し、その道筋を綴っていきます。
皆さんに役立つ情報も入れていきたいと思うので、一読してみてください。
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