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【使ってみた】kintoneアプリストア⑧~データ蓄積系アプリ編~

【使ってみた】kintoneアプリストア⑧~データ蓄積系アプリ編~

こんにちは!この度夏休みをいただいたものの、さほど外出もしないまま終わってしまいました、テレビ大好きな嶋田です。サライを歌わないと夏が終わった気がしません。

さて、もう8回目になりましたkintoneアプリストアのアプリ紹介ブログ、今回はいままで紙だったりExcelシートであったりで管理されていたデータを集積、共有するためのアプリを紹介します。

前回記事はこちらになります→【使ってみた】kintoneアプリストア⑦~総務・人事系アプリ編2~

今回は広報・マーケティング系と全社員が部署に関係なくお使いいただけるアプリの二部構成でいきたいと思います。ではスタート!

広報・マーケティング系アプリ

フォトレポート

会議で出たアイディアや、コンテンツの素材等を共有できるアプリです。スマートフォンでの利用を想定して、シンプルなアプリ構成になっています。

スマホではこんな画面です
スマホではこんな画面です

もちろん当ブログではすでにおなじみ、フォームクリエイターから投稿もできます!!建設業等で、現場写真の共有などにも使えますね。

こんな感じでスマホから投稿もできます

イベント・フェアカレンダー

展示会や社内イベント等の日程を管理できるアプリです。カレンダー形式の一覧を用いることで、月間の予定が確認でき、日付を指定して入力も可能です。

カレンダーで予定が確認できます!カレンダーから日付を指定しての入力も可能。

この形では同じ日に予定が2件あった場合、どちらが先か分からなかったので、元の日付フィールドを日時のフィールドに変更しました。

日付→日時フィールドに変更します!
日付→日時フィールドに変更します!

変更するとこうなります。8月31日の予定が時間順で管理できていい反面、終日等の設定ができないので時間を指定しない予定についても時間が入ってしまいました。

何日に何がある、という予定の管理ができればいい場合は、日付フィールドのまま運用したほうが分かりやすいかもしれないですね。

イベントカレンダー
イベントの開始時間も管理できます。

また、まだ開催していないこれからのイベントを確認できる「開催前一覧」を作成してみました。

日時が「今日から0日前」「より後」のものを表示しています
日時が「今日から0日前」「より後」のものを表示しています

ところで、「昇順」「降順」って、慣れてないとどちらか分からなくなりませんか?昇順は、(日が)昇ると書くので、小さいものから大きくなるイメージ、で数字が小さいものから、順に並んでいくイメージ、降順は逆に大きなものから並んでいくイメージ、で覚えています。

アイディアボックス

企画や業務効率化のアイディアを共有するアプリです。コメントで意見を交換したり、アドバイス等を行い、その履歴も残せます。

コメントも残せます。
コメント機能で議論できます。

ちなみに、「分類」の部分は複数選択できるようになっています。複数選択、検索のときにも便利ですよね。

複数にまたがるアイディアもありますよね
複数分類にまたがるアイディアもありますよね

ロゴ・画像データ管理

自社製品のロゴや画像データを管理できるアプリです。制作会社に依頼する場合やお客様に画像をご提供いただいた場合など、提供元の情報や元データも一緒に管理できるようになっています。

利用中、または利用停止、要確認項目が分かれていて、現行版のみをソートすることができます。

利用中と利用停止を分類できるようになっています

また、kintoneは変更履歴も記録しているので、いつ誰が変更を行ったかについても「変更履歴」で確認可能です。

変更したのがいつか、もkintoneですぐ確認
変更したのがいつか、もkintoneですぐ確認

Webサイト指標管理

自社サイトや、製品サイト、ブログ等のアクセス数を登録するアプリです。売り上げ数や問合せ数、またイベントやリリースも登録できるので、このアプリに毎日のデータを纏めて管理できます。

細かく数値の蓄積を行えます
細かく数値の管理を行えます

また、グラフ化がすぐできるので、アクセス数の推移の分析を行うことも簡単にできます。

グラフが設定されています
グラフの設定はこんな感じ

記事原稿管理

記事の原稿を管理するアプリです。カレンダーに公開予定日を表示する一覧が設定されているので、いつ誰がどの記事を書く予定なのか管理できます。

また、レコード内で記事のURL、記事のファイル、また公開後の反響まで管理できます。

カレンダーで公開予定日を表示することで、進捗を管理できます。
カレンダーで公開予定日を表示することで、進捗を管理できます。
記事のURL、企画内容、企画書や原稿、また公開後の反響まで1レコードで管理できます。
「一週間後のPV数」など、条件を設定して効果を測定可能!
「一週間後のPV数」など、条件を設定して効果を測定可能!

 

著作権情報管理

社内の著作権取得物を一元管理できます。自社のどのサービス・商品で使用しているかの情報もまとめて管理!

取得年月日と、使用状況を一緒に管理できます!
取得年月日と、使用状況を一緒に管理できます!

ホームページ更新依頼管理

メールで管理するとついつい後回しになってしまったり、埋もれてしまったりする自社ホームページ更新に関しても、kintoneで管理することで対応漏れを防げます。

ホームページの更新依頼もkintoneで管理。
ホームページの更新依頼もkintoneで管理。
公開予定期日が迫ってきたら担当者に通知するリマインダーが設定されています。
公開予定期日が迫ってきたら担当者に通知するリマインダーが設定されています。

リマインダーも設定されていますが、通知設定はされていないし、やはり依頼したものがどのような状態か確認できたらいいですよね。ということで久しぶりにプロセス管理を1から設定してみます。

意図と違ったときに再依頼、やり直しもできるプロセス管理を作成しました
意図と違ったときに再依頼、やり直しもできるプロセス管理を作成しました

プロセス管理を設定することで、ステータスを進めれば通知がいきますし、状態の管理ができます。慣れればとても便利な設定ですね!

全社員用アプリ

部署関係なくお使いいただけるアプリです。ちなみにkintoneアプリストアの「全社」の項目には、日報や、ワークフローなど、すでにご紹介させていただいた項目も多く含まれています。

それらに関しては割愛させていただきますので、こちらでご紹介するのは「そんなのもあったか~!」「あ、それあると便利!」というようなものになるかもしれません。

ゴルフスコア

早速の「そんなのもあったか~!」アプリです(笑) 私自身はゴルフ経験がまったくなく、スコアカードの書き方も分からないのですが…。。いつかラウンド回ってみたいと思います。

このアプリはラウンドが終わった後の結果をまとめるもののようです。

スコアを簡単に記入できます
スコアを簡単に記入できます

簡単に総スコアをまとめておいて、スコアや成績の推移を管理したり、社内のメンバーと共有したりといった使い方ができます。ただ、総スコアだけでは当日の状況は分からないので、添付ファイルフィールドがあるといいかなと感じました。

スマートフォンから写真の添付も簡単ですしね!
スマートフォンから写真の添付も簡単ですしね!

飲み会日程調整

こちらも「そんなのもあったか~!」アプリになります。飲み会の日程調整をおこなうアプリです。

日程を複数選択から選び、要望があればコメント欄に記載するだけの簡単入力!
日程を複数選択から選び、要望があればコメント欄に記載するだけの簡単入力!

ここは弊社のフォームクリエイターの出番ですね☆ということで、入力フォームを外部ページにしてみたいと思います。

スマホからもフォームクリエイターで簡単入力
スマホからもフォームクリエイターで簡単入力

すでに設定されているグラフを表示すれば、参加可能な人数が多い日が一目で分かります。こんなグラフが設定されています。

幹事の方は簡単に日程を決められます。

To Do

チームでタスクを効率的に管理するアプリです。

「開始日」「終了日」のフィールドが設定されていますが、こちらはタスクに着手した日と終了した日を担当者が設定したほうが後々の確認がしやすいかなと思うので、レコードの登録日が初期値になるような設定はなくてもいいのかなと思いました。

タスクの内容の他に、確認してほしい資料も添付ができます
開始日と終了日は後で担当者が入力する仕組みです
初期値の設定を外します
初期値の設定を外します

また、レコード登録の際に担当者を設定し、ステータスを進めることで通知を飛ばし、依頼とタスク管理を効率的に進めることができます。

未着手、作業中、完了のシンプルなプロセス管理
未着手、作業中、完了のシンプルなプロセス管理

また、レコード一覧には自分が担当するTo Doのみを表示する一覧が設定されています。

締切日の昇順、優先度の昇順に表示するソートが掛けられているので、締め切りの近いもの、優先度の高いものが一目で分かるようになっています。

締切日の昇順、優先度の昇順が設定されています
締切日の昇順、優先度の昇順が設定されています

議事録管理

会議の参加者、決定事項、内容、課題、配布資料までまとめて管理できるアプリです。営業支援系アプリ②の記事にて紹介しました「商談報告書」とアプリ構成が似ていて、相手の会社名の記入欄がなくなったもの、という感じですね。

決定事項、会議内容、次回の課題をまとめて管理できます
決定事項、会議内容、次回の課題をまとめて管理できます

「商談報告書」アプリでは、「参加者」「参加者以外の通知先」には通知がいくようになっていたのですが、こちらのアプリには設定されていなかったので、通知設定を行います。

レコードが追加されたら、「参加者」「参加者以外の通知先」のユーザーに通知
レコードが追加されたら、「参加者」「参加者以外の通知先」に指定されたユーザーに通知

一覧には、「商談報告書」と同様にこのアプリを開くと「自分に関係する議事録」を表示するように一覧の設定がされています。

自分が作成、参加、通知先に指定されている議事録が表示されます
自分が作成、参加、通知先に指定されている議事録が表示されます

まとめ

今回は様々なデータをkintoneで管理するためのアプリをご紹介しました。いままで紙で管理していたようなものや、個人で管理している情報、また誰が最新版を持っているかわからないようなものをkintoneに集約することで、社内確認に掛かる時間を削減することができますね。

このようなアプリを使うだけではなく、社内で協力して情報を蓄積し、運用していくことが重要ですね!

それでは今回はこの辺りで(・ω・)/☆

【更新しました】次回記事はこちら→【使ってみた】kintoneアプリストア⑨~機能特化アプリ1~


【追記】
上記でご紹介しました「フォームクリエイター」は、2020年6月末日にサービスを終了させていただくため、新規お申込みは受け付けておりません。kintoneに接続するwebフォームであれば、後継版サービスのフォームブリッジを是非ご検討ください!フォームブリッジは、こちらから、30日間の無償トライアルも可能ですよ~!

この記事を書いた人

嶋田
嶋田
嶋田と申します。
kintone初心者ですが、少しずつ習熟してまいりたいと思います。
kintoneを初めてお試しになるかたにわかりやすく、使っていただいているかたにも参考にしていただける記事を目指してまいります。
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