ピロンっ！♪
「お、問合せだ、どれどれ？」
ぐえ〜〜！
やめてくれ〜〜〜〜！！！！！！！！！！！！！
何人にこの通知が飛び、貴重な時間（一人あたり5秒くらい）を無駄にしていると思っているんだ〜！！！！！
・
・・
・・・
ハアハア、、すみません、、取り乱しました、トッティです。
みなさんの会社にもHPがあると思いますが、そこでお問い合わせのためのwebフォームって運用されてませんか？そして、そこに冒頭のような営業メール(スパムとも言う)って届いたりしませんか？その度にイライラしたりしませんか！？どうしようも無いからと諦めていませんか！！？？
ハアハア、、やっぱりこの話をすると血圧が上がりますね。気をつけないと。。なんとかならないかな。。
フォームブリッジとkintoneでお問い合わせ管理を行う
kintoneに連携するwebフォームであるフォームブリッジは、外部からkintoneにデータを登録するためのツールで、お問い合わせフォームや申込フォームなどにご利用いただいております。弊社でもHPに設置しているフォームはほとんどフォームブリッジで運用をしているのですが、たまに冒頭の様な営業メール(スパム)が来るのですよね。弊社ではお問い合わせで登録されたkintoneのレコードは、6名の担当者に通知を行い、内容によって回答者を決める運用をしております。
容赦なく襲う営業メール(スパム)。イライラが募る
お客様と弊社をつなぐwebフォームであるはずなのに、世の中には不届き者が居るものです。営業メール(スパム)を爆撃してくる業者がいるんですね。
これって、プログラムで自動投稿しているのでしょうか。それとも人力で投稿しているのでしょうか。人力だとしたら大変ですね〜。ただ、同情もしていられないのが、弊社の人間も時間を使ってレコード内容を確認しているのですよね。無視をするにしたって、「営業メール(スパム)か。。。」「無視をしよう」と決めるために5秒くらいは使っているわけです。6人に通知を行っているのですから、1投稿当たり30人秒を奪われているわけです。大損害です。
これはなんとかしたい
「回答後処理」で営業メール(スパム)を排除する！
そこでピンときたのが私です。多くの営業メール(スパム)には共通点があるのですね。製品紹介をするためのページ、資料をダウンロードさせるためのページなどを案内したいわけです。そうすると、必然「URL」が登録内容に含まれるのです。これを利用しない手は無いでしょう！具体的には下記手順で可能な気がしています。
1.「お問い合わせアプリ」をコピーし、営業メールの専用アプリを作る
2.「回答後処理」を設定し、URLを含む問合せを営業メール専用アプリに登録する
3.もう一つ「回答後処理」を設定し、URLを含む問合せを「お問い合わせアプリ」に登録しないようにする
4.URLを含むが、本当に問合せだった時のことを考える
では、早速設定していきます！
1.「お問い合わせアプリ」をコピーし、営業メールの専用アプリを作る
これは、現在使っている「お問い合わせアプリ」をそのままコピーしてしまいます。kintoneの機能で「ほかのアプリを再利用」というものがございます。これはアプリを作成する際に選択が可能です。
これで、営業メール専用のアプリはできました！
2.「回答後処理」を設定し、URLを含む問合せを営業メール専用アプリに登録する
次に、フォームブリッジ側の機能で「回答後処理」を設定します。既にお問い合わせフォームが存在していることを前提に説明を行いますので、これからフォームを作成する、という方はこちらで設定方法をご確認ください。
上記のような回答後処理を追加します。①では、URLを示す「http」を含むことで営業メールと判断する旨設定しています。②で指定したアプリは、もちろん本来のお問い合わせアプリではなく、営業メール専用アプリです。
3.もう一つ「回答後処理」を設定し、URLを含む問合せを「お問い合わせアプリ」に登録しないようにする
次に、既に設定済である、通常の問合せ登録の処理も見直します。
URLを含む内容を登録”しない”設定にします。これで、下記のような条件が設定できたことになります。
4.URLを含むが、本当に問合せだった時のことを考える
設定が無事できたのは良いのですが、間違って営業メール(スパム)専用アプリに本当のお問い合わせが登録されてしまったら、どうしましょう。困りますよね。そこはkintoneの標準機能である「アクション」ボタンでスムーズにデータ登録できるようにしましょう！
こんな感じで、設定はOKです！
この設定を実施してから
この設定後、スパムはほぼ100%捕獲できている印象です。また、各アプリへレコード登録時の通知先数も変更し、営業メールは最低限の人数でチェックしているので、無駄な時間も削減できています。
ただ、問題点は「本当の問い合わせ」も、ちょいちょいURLを含んでおり、営業メールと判断されてしまうことです。その際は2人の担当者(私含む)のうちどちらかが、手動でお問い合わせアプリに登録を行います。
効率化、できたのかな？できたと信じたいです。少なくとも、イライラは減った気がします。
それではまた。
