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宛先管理アプリに「回答済」のデータを登録し、未回答者を判別したい

宛先管理アプリに「回答済」のデータを登録し、未回答者を判別したい

こんにちは!いちごの季節がやってきてうきうきしています、嶋田です。

前回の予約管理システムに引き続き、今回も弊社kintone連携サービスの組み合わせ利用例をご案内したいと思います。

ちなみに今までの利用例はこちらからご確認いただけます。

複数システムでの連携で、kintoneをもっと便利に

未回答者判別システムを作る

弊社のWEBフォーム作成サービス「フォームブリッジ」に、よくいただくお問合せが「名簿に登録されている人にアンケートを送信して、回答していない人を抽出したい」というものです。

フォームを作成すること、並びにメールを送信することは、それぞれフォームブリッジとkMailerにて可能です。でも、「誰が回答したか」という情報は、フォームと連携したkintoneアプリを見るか、関連レコードで宛先管理アプリに情報を飛ばして、一つ一つレコードを開いてみるしかないかなぁ、と思いますか? 私もそう思っていました(;´▽`A

こちらなんですが、kViewerも一緒に利用することで、実現できるんですよ!!早速設定方法を見ていきましょう。

今回の設定では、フォームブリッジ、kViewerはプレミアムコースが必要となります。kMailerはスタンダードコースから利用できます。

前提となるkintoneアプリについて

今回は、社員名簿や、顧客管理アプリなどの、「宛先管理アプリ」と、それとは別に「アンケート回答アプリ」があるイメージです。

「宛先管理アプリ」から、閲覧用のビューを作成します。回答者はそのビューにアクセスして、詳細ビュー上に設けたリンクからフォームに遷移して、回答します。その回答を「アンケート回答アプリ」に登録すると共に、「宛先管理アプリ」の該当レコードに編集をかけ、「回答済」のデータの更新を行います。その後、「宛先管理アプリ」で絞り込みを掛ければ、誰が回答したか回答していないか判別することが可能となります。

【宛先管理アプリ】

回答状況を入力するための文字列1行用フィールドを用意

【アンケート回答アプリ】

フォームブリッジの製品アンケートを想定しています。

※注意!!!

前回の予約管理システム同様の注意事項となるのですが、ビューからフォームへ遷移する際に、フィールドコードが同じフィールドへデータを渡します。ビューに反映させていない項目であっても、データが反映されてしまうため、データを渡したい項目だけ、2つのアプリでフィールドコードを一緒にして、データを渡したくない項目はフィールドコードが同一のものにならないようにしてくださいね。

kViewerとフォームブリッジの設定

【宛先管理アプリ】をkViewerに登録し、リストビューを作成して表示項目を設定する

全てのデータが表示されてしまう

②このままでは全てのデータが表示されてしまうため、アクセス制限を設定して、追加絞り込みも設定します。

kintoneで登録されている名前=簡易認証で設定した名前 の条件で絞り込み。

すると、ビューにアクセスすると認証が要求され、入力すると該当のレコードのみが表示されます。

山田由紀子さんのレコードのみが表示されました!

③フォームブリッジにて、【宛先管理アプリ】からフォームを作成し、公開する

※APIトークンは、「レコード登録」「レコード編集」両方にチェックを入れてくださいね!

④フォームの公開URLを確認し、kViewerの”フォームブリッジ”にて、”フォームブリッジと連携する”にチェックを入れて、URLを入力する。ボタンレイアウトに関しても、ラベルに「アンケート回答はこちら」となど任意の名前と色を設定してください。

フォームブリッジで確認したフォームのURLを入力します

⑤フォームブリッジの”回答後処理”から、”kintoneアプリに保存”を追加し、【アンケート回答アプリ】へ保存する設定を追加する。

アンケート回答アプリの情報を追加します

⑥”フィールド”の画面の紫色のボタンから同期が行えるので、【アンケート回答アプリ】への登録が必要な項目を同期し、不要なフィールドを削除します。

必要な項目を選んで追加できます

非表示や、編集不可の設定なども必要であれば一緒に行いましょう。今回は、【宛先管理アプリ】に「フォーム回答状況」のみ編集を掛けますが、このフィールドはフォームに表示したくないので、非表示にしています。

フィールド設定画面。「フォーム回答状況」は非表示にしています。

⑦フォームの回答状況のフィールドに、「回答済」と入れる処理を追加します。

“回答後処理”のタブから、「文字列連結処理」を選択し、フォームの回答状況=回答済 として保存します。

回答済というデータを入力するための処理

追加した段階では、文字列連結処理は一番下に表示されますが、回答後処理の一番上に移動してください。

このような順番にします

⑧”kintoneアプリ”のタブから、kintoneアプリの保存先の設定を行います。【宛先管理アプリ】は「フォームの回答状況」のみとして、【アンケート回答アプリ】の保存先設定が正しく行われているか確認してください。

【宛先管理アプリ】に編集を掛けて「フォームの回答状況」のデータの更新を行い、【アンケート回答アプリ】へ新規レコードを追加するため、このような設定となります。

宛先管理アプリの他の項目が残らないようにします

kViewerとフォームブリッジの設定は以上となります。

kMailerの設定

【宛先管理アプリ】をkMailerに登録し、メールテンプレートを作成します。kMailerの設定方法についてはこちらをご確認ください。今回はアンケート調査への協力をお願いする文面を作成して、先程作成したビューのURLを挿入します。少し長くなるので、気になる場合はURL短縮サービス等をご利用ください。

kViewerのURLを挿入します。

これで設定は以上となります。

それでは試してみましょう!

【宛先管理アプリ】の一覧画面の「メールを作成する」から メールを作成、送信します。絞り込んで送りたい場合は、予め一覧画面から絞り込んでから「メールを作成する」を押してください。

一覧画面からメールを 作成します

こんな風にメールが届きました!

届いたメール文面からアクセスします

メール本文内のURLからアクセスすると、認証画面になりますので、IDとパスワードを入力すると、②で指定した kintoneで登録されている名前=簡易認証で設定した名前 の条件に合致しているレコード1件のみが表示されました!

認証を行うと、合致するレコードのみが表示されました。

青い書類アイコンから、詳細画面へ進みます。詳細画面の、「アンケート回答はこちら」ボタンより、フォームに遷移します。会社名、部署名、名前、メールアドレスが反映されています!

フォームへ遷移すると、データが挿入されている!

フォームにデータが反映されていることを確認したので、残りの設問を埋めて、回答します。

回答後、【宛先管理アプリ】【アンケート回答アプリ】を確認してみましょう!

「回答済」のデータが入っていることが確認できました!

無事、宛先管理アプリの「フォーム回答状況」に「回答済」データが入っていることが確認できました!

後日、再度リマインドメールを送信したい場合はこの「回答済」が含まれないレコードを絞り込んで、送信ができます。

おわりに

いかがでしたでしょうか?? 社員に必ず登録してほしいデータ収集フォームなどにも使えるのではないでしょうか。 設定ステップは多いですが、一度設定してしまえば時間をかけることなく未回答者を判別できますでので、ぜひ試してみてください。

お決まりのセリフですが、弊社サービスは30日間の試用が可能なので、やってみたい!と思った方はぜひトライアルしてみてくださいね。

フォームブリッジ、kViewer、kMailerをまとめてトライアルしたい方はこちら!!

それぞれのトライアルは以下からお申込みください。

フォームブリッジ kViewer kMailer

それではまた。

この記事を書いた人

嶋田
嶋田
嶋田と申します。
kintone初心者ですが、少しずつ習熟してまいりたいと思います。
kintoneを初めてお試しになるかたにわかりやすく、使っていただいているかたにも参考にしていただける記事を目指してまいります。
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