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kintoneアプリはこう使え!マイナンバー管理(提案編)

kintoneアプリはこう使え!マイナンバー管理(提案編)

管理業務担当のワイワイです。

いよいよ、マイナンバーの通知が始まりました。
皆様の会社は、準備できていますか?

今からでも、全く遅くありません!!!

いろいろと不安をあおるような話も出ていますが、今回は、提案編です。

提案するシステムの費用と構築時間

私の提案は以下になります。

初期費用 0円、月額 12,500円のクラウドシステムです。

利用するクラウドシステムは以下の2つです。

管理システム 「 サイボウズkintone 」  月額7,500円 (5ユーザーで管理)

登録システム 「フォームクリエイター」月額5,000円

体制整備までに必要な期間は4時間程度です!

kintone初心者の方でも弊社からのサポートがあれば1日で十分できます!

従業員のマイナンバー管理

従業員のマイナンバーは、住民税なども支払いを行っているので、本人確認の必要はありません。
ですので10月より送付が始まった、通知カードに記載のナンバーだけ報告してもらえればOKです。

実際に登録してもらうのは、以下のようになります。

これは、フォームクリエイターでの登録画面になります。

従業員の方には、従業員マスターとマイナンバーをそれぞれ登録いただきます。

■ 従業員の方が、入社時などに登録する項目

フォームクリエイターフォームクリエイター-1■ マイナンバーの登録フォーム

フォームクリエイター-2

弊社では、保険証の番号を登録してもらうようにしました。社員番号でもいいと思います。

従業員用マイナンバー管理アプリ作成上の注意点

1.従業員のマスター管理アプリとマイナンバー管理アプリを別アプリで作成する。

【ここがポイント】kintoneは、項目を削除しても、履歴にしっかり残っています。
そのため、マイナンバー専用のレコードを作成して、レコード自体を削除する必要があります。

2.マイナンバーの削除タイミングを管理するために、従業員マスター管理アプリに
日時の項目と削除状況などのステータスの項目を作る。

3.アプリ間は、関連レコードで閲覧できる状態にする。

4.登録時に管理者がマイナンバーの登録情報に間違いがないかを目視チェックもしましょう。

従業員用のマイナンバー管理については、こちらのブログにも細かく書いています。

アルバイトやパートのマイナンバー管理

アルバイトやパートの方は、マイナンバーを確認するとともに、本人確認が必要になります。
そのため、マイナンバーだけを登録して管理することは好ましくありません。
本人確認ができる、運転免許証や個人番号カードの写真も添付いただく必要があります。

■ アルバイト用のマイナンバーの登録フォーム

フォームクリエイター-4

アルバイト用マイナンバー管理アプリ作成上の注意

1.アルバイト用マスター管理アプリとマイナンバー管理アプリを別アプリで作成する。

2.マイナンバーの削除タイミングを管理するために、アルバイト用マスター管理アプリに
日時の項目と削除状況などのステータスの項目を作る。

3.アプリ間は、関連レコードで閲覧できる状態にする。

4.スマートフォンなどを用意して、本人確認書類を写真に撮り添付してもらう。

アルバイト用のマイナンバー管理については、こちらのブログにも細かく書いています。

 

提案のシステムで、従業員用もアルバイト用もマイナンバー管理は簡単に実現できます!

是非、お試しください。お問い合わせは、こちらからお願いします。(^-^)

こちらを検討の方には、直ぐに始められる「kintone アプリテンプレート」もプレゼントいたします!

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