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kintoneアプリはこう使え!マイナンバー管理(アルバイト編)

kintoneアプリはこう使え!マイナンバー管理(アルバイト編)

【追記】
こちらでご紹介しております「フォームクリエイター」は、2020年6月末日にサービスを終了させていただくため、新規お申込みは受け付けておりません。kintoneに接続するwebフォームであれば、後継版サービスのフォームブリッジを是非ご検討ください!フォームブリッジは、30日間の無償トライアルも可能ですよ!


管理業務担当のワイワイです。

本日は、前回に引き続きマイナンバー管理です。

 

今日は、正社員のマイナンバー管理ではなく、アルバイトの方のマイナンバー管理です。

#正社員のマイナンバー管理はこちらをご確認ください。

 

サイボウズスタートアップスでは、アルバイトや個人委託もしているので、そちらの管理方法で紹介します。

実際には時給制の方や固定給など、支払い条件はいろいろ工夫をしているので、今回の紹介は簡易に修正したアプリで説明したいと思います。(^-^;

 

ではサイボウズスタートアップスでは、どのように管理するのか?

 

運用イメージ

まずは、運用イメージです。

・マイナンバーや個人情報の登録は、アルバイト本人にしてもらいます。

・登録のミスを防ぐため、マイナンバーの登録とともに、カードの番号部分を写真をとっていただき、添付してもらいます。

 

 

具体的なkintoneアプリ

では、管理するためのkintoneアプリは以下の2つになります。
フィールドの内容は、以下な感じです。

 

・アルバイト契約管理アプリ(メインのなるアプリです)

アルバイト用ID、名前、郵便番号、住所、緊急連絡先、メールアドレス、契約日、契約状況、時給、

その他、関連レコード(もう一つのアプリからマイナンバーを設定)、削除日時、管理状況

 

アルバイト契約管理

 

・マイナンバー管理アプリ

アルバイト用ID、マイナンバー、添付ファイル、ステータス、削除予定日、削除状況

マイナンバー管理

 

プラス、フォームクリエイター

登録を社員がするのではなく、本人にして欲しいので、kintoneにユーザー登録のない人でも登録できるようにするためのサービス「フォームクリエイター」を活用します。

上記の2つのアプリをフォームクリエイターに設定をして外部から登録できるフォームを作成します。

 

フォームクリエイターで行う操作は以下です。

フォームクリエイターの設定は詳しく書きませんが、お気軽にお問い合わせください。

電話サポートいたしますので (^-^) !

 

1.登録項目の絞り込み

アルバイト契約管理アプリの項目は、本人が登録するには、ふさわしくない項目もあるので以下ぐらいを登録してもらいましょう。

→ アルバイト用ID、名前、郵便番号、住所、緊急連絡先、メールアドレス

 

2.登録完了後のリダイレクト先のURL設定

アルバイト契約管理アプリの登録完了後のリダイレクトURLをマイナンバー管理アプリの登録フォームにしておきます。

 

会社側で行う案内

・実運用上重要なポイントは、アルバイトが決まれば、その方を識別するために、アルバイト用IDをつける必要があります。社員IDのようなものです。給与システムに登録するものなど、同じものでOKです。

・アルバイトが決まった方に、アルバイトIDを連絡の上、個人情報を自らで登録してもらいます。登録するために、フォームクリエイターで作成したURLを案内します。

 

あとは正社員と同じです。 正員用のマイナンバー管理はこちら

 

正社員とアルバイトのマイナンバー管理の違いは?

アルバイトの方と正社員で異なるポイントとして考えたのは、マイナンバー情報が正しく登録されていない時のリスク排除です。

社員であれば、再度マイナンバーを確認することも容易ですが、流動制が激しいアルバイトから正しいマイナンバー情報を再度確認するのは容易ではありません。

そのため、マイナンバーの登録情報が本当に正しく登録されているのか、登録時にチェックする必要があると考えています。

そのため、マイナンバーカードの写真を添付してもらい、正確な情報であるのか確認したいと考えています。

 

名前は伏せても番号が見える写真なら十分と思います。運用には工夫も必要そうですね。

写真に抵抗のある人は、持参いただき、その場で番号が正しく登録されているのかをチェック!

そのため、添付ファイルの項目は必須としない運用です。

 

正しくマイナンバーが登録されていることが重要ですので、柔軟に運用できる方がよいと思います。(^-^)

 

辞めたときのマイナンバー情報の削除など、後は正社員のマイナンバー管理と同様です。

通知など管理の設定方法はこちらを参照して下さい。

 

 

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No commented yet.

  1. […] 代表を務められるサイボウズスタートアップスさんは「プリントクリエイター」、「フォームクリエイター」等のkintone連携サービスを多数提供されていますが、今回のお話は2016年1月から利用開始されるマイナンバーに関連するサービス化のお話・・・のはずでしたが、サービス化検討中に「kintoneだけで出来てしまう」というお話に結果なりました(笑)そして、実はこのkintoneでのマイナンバー管理のノウハウは「kintoneapp Blog」の「kintoneアプリはこう使え!マインナンバー管理(社員編・アルバイト編)」として公開されていて、すごく参考になりますので、ぜひご覧頂ければと思います。 […]

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