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プロセス管理を設定してみます

プロセス管理を設定してみます

こんにちは、門田です。今日も暑いですね、皆さん体調崩してませんか。私は元気です。

本日もkintoneを使って、その記録を残していきます。

 今回の指令は二つ

今回、与えられた指令は

・スペース内にブログ記事アップ用アプリを作る。

・記事レコードを登録するとスペース内のほかのメンバーに通知がいくようにする。

の二つです。

一つ目は先日の作業と似ているので何とかなるだろう。問題は二つ目・・・。

とりあえず難しそうな指令からは目をそらし、できるものから取り組むことに。(笑)

 

日報アプリを作ったとき同様、スペース内でアプリ作成画面に進み、「はじめから作る」を選択。

アプリ作成画面
この辺りはもう慣れてきました

名前を「記事ファイルアップアプリ」とし、アイコンを選択、フォームの編集に進みます。今回は日付、文字列(複数行)、添付ファイルを選び、文字列のみフィールド名を記事内容に変更。

 

フォームの設定画面
この辺りも割とスムーズにできるようになりました

一覧追加に進み、表にしたい項目をドラッグアンドドロップし、保存をクリック。

設定完了を押せば、基本の形は完成です。

ここまでの作業は、前回前々回の記事に詳しく書いてあるので参考にしてみてください。

レコード一覧
完成形。まだ空ですけど。

ここまでの作業時間はおよそ20分。スムーズです。

 

 

では目をそむけていた二つ目の課題に挑戦します。(笑)

 

確認になりますが、

「記事を更新するとスペース内のほかのメンバーに通知がいくようにする。」

ということが指令です。

ヒントは「プロセス管理」

今回はヒントがありました!

それは「プロセス管理」を使うこと!!・・・それだけ言われてもって感じですが。。(笑)

 

ということでkintone内のヘルプで「プロセス管理」を調べてみました。

https://help.cybozu.com/ja/k/user/process.html?utm_medium=kintone

 

プロセス管理を使うと、複数人でレコードの編集や確認を行うフローを設定できる、と書いてあります。

例えば、私が入稿したものを他の人にチェックしてもらい、許可もしくは差し戻しを選択してもらう。差し戻しであれば記事を書き直し再びチェック。というようなフローをアプリ内で行えるのです。

 必要なのはステータス、アクション、作業者の設定

分かったのは必要なのは、ステータス、アクション、作業者の設定、ということです。

今回のステータスとしては以下の3つとしてみます。

・入稿(入稿はアクションのような気もしますが、入稿したという状況を表現したいので今回はステータスとします。)

・処理中(記事のチェック待ち。)

・許可済み(記事のチェック済み。)

 

アクションとはステータスの変更に必要な作業のことです。

今回は「申請」「承認」「公開」「差し戻し」の4つに決めました。

 

作業者は私自身と、私の記事をチェックしてくれる同じスペースのメンバーです。

 

 

これで最低限設定しなければいけないことはわかりました。

では、実際に作業してみましょう!

 

先ほど作ったアプリの設定画面に進み、カテゴリ管理をクリック、一番上の「プロセス管理を有効にする」というチェックボックスを選択します。次にステータスの設定に進みます。もともと「未処理」「処理中」「完了」というステータスが入力されていますが、自由に変更してください。

今回は「入稿」「処理中」「認可済み」としました。

こんな感じですね。

ステータスの設定
この三種類でいってみたいと思います

次にプロセスの設定に進みます。今回の指令の山場です。(笑)

最初にだいたいこんな風に仕上げたという画像をのせてしまいますね。画像を見ながらこの先を読んでみてください。

プロセス管理設定画面
こんな感じで良いはず!

設定したステータスは自動的にプロセス設定にも反映されています。

入稿から処理中にステータス変更するためのアクションを認可にしたので上の段のアクション名に認可と入力します。最初の作業なので、作業者は(レコードの)作成者です。

 

次に処理中を認可済みにステータス変更するためのアクションを設定していきます。

作業者には個人を設定することも、組織を設定することも可能なので、今回はスペース内メンバー二人と管理部という組織を設定しました。彼らが実際に入稿された記事をチェックするのです。

次はアクションの設定です。

ステータスを認可済みに変更するために必要なアクションを「承認」と「公開」の2種類用意しました。

一番右側の緑のボタンでアクションを追加していくことができ、またステータス変更のために作業者全員がアクションを実行するのか、作業者の一人がアクションを実行するのか選択することもできます。

 

 

この設定では、ステータスを処理中から認可済みに変更するためには作業者全員が承認アクションをするか、作業者の一人が公開アクションをすればよいということです。

また記事の書き直しが必要な場合には、差し戻しアクションを行い、ステータスを入稿まで戻すよう設定しています。

これで保存ボタンを押して完了。

 自分の処理になると通知が届く

私がレコードを更新すると、管理部の二人には通知が届き、kintoneホーム画面にもこのように表示されます。

未処理
これがいくつも溜まっていくと考えるとぞっとしますね

ちゃんと設定できています。

 

 

何だか文字にすると簡単そうなのにどこでそんなに苦戦したんだろう・・・。

考えてみると、私はアクションとステータスをきちんと理解しないまま設定に進んだので混乱してしまったように思います。

アクションを行うことでステータスが変更される!という大前提さえ理解できれば、自然とフロー全体が把握でき、設定できるようになります。

 

前回に比べ難しい作業ではあるのですが(時間も相当かかりました・・・(笑))、とても便利な機能なのでぜひ挑戦してみてください!

この記事を書いた人

門田
門田
kintone初心者です。kintoneマスター目指し、その道筋を綴っていきます。
皆さんに役立つ情報も入れていきたいと思うので、一読してみてください。
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