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【kintoneルックアップ】基本の設定から自動取得の方法まで!【データコレクト】

【kintoneルックアップ】基本の設定から自動取得の方法まで!【データコレクト】

皆さんどうもこんにちは。森です。
この夏は暑い日が続いていましたが、いかがお過ごしでしたか?
私は、コロナ禍ということもあり、旅行にも行けず実家への帰省も控え、休みの日はお家にこもってばかりでした。
そのせいか、お家での飲酒量が増え、冷蔵庫の中がお酒でいっぱいです。
飲んでも飲んでも減りません!
(毎週のように酒屋に行ってお酒を調達しているというのは秘密です。)

さて、本日はkintoneのアプリ内のデータを別アプリに取得するルックアップを自動取得する方法について解説していきたいと思います。
自動でできるの?って思う方いらっしゃるかもしれません。
はい、実はできるんです。
早速行ってみましょう。

この記事を読んでできること
 kintoneとデータコレクトでルックアップを自動取得
・マスターデータ変更時も自動で取得ができます。
 ノーコードでルックアップの自動取得を設定可能
・kintone同様にプログラミングの知識必要なく設定が可能です。

kintoneのルックアップとは?

kintoneにはルックアップ機能という他のアプリからデータを取得する機能があります。
ルックアップってなに?そんな方にはこちらの説明を

ルックアップとは
他のアプリに登録されているデータを参照しながら効率的に入力できる機能として、kintoneはルックアップ機能を提供しています。
たとえば、お客様情報を何度も入力するのが大変なとき、すでに別アプリで顧客情報を管理していれば、そこから顧客情報をコピーして入力できます。

kintoneヘルプより

こんな感じです。
細かな設定方法についてはこちらに記載があるのでよければご確認ください。

要するに注文管理アプリがあったとして、お客様の会社名や名前、商品名や型番などを都度入力するのって手間ですよね?
そんなときに、顧客情報や商品情報のマスタがあれば、そこから情報をコピーして取得するだけなので、いちいち入力する必要がなくなるってことです!
非常に便利ですね!!

さて、実際にやってみましょう。

 

 

このようにマスタとなる顧客管理アプリがあります。

 

次に案件管理アプリです。
マスタがあるにもかかわらず、都度会社名や担当者名、部署名を入力するってかなり手間ですよね。

 

そんなときにルックアップ!
会社名を入力して取得ボタンとポチッとな


あら、簡単。マスタからワンクリックで情報を取得できました。
これがルックアップです。

 

kintoneルックアップの設定方法

では、どんな感じで設定するのかと言うのを紹介していきたいと思います。

まず、kintoneアプリストアには営業支援パックというサンプルのアプリがあります。
実はこの業務支援パックはルックアップが設定されているアプリ群なのです!
なので今回は、1から設定していくのではなく、この業務支援パックを使って、実際にどのような設定をするとどういう風に動くのかを分解していきたいと思います。

アプリ横のプラスボタンをクリック
するとkintoneアプリストアが立ち上がります
3種類のアプリが追加されます

 

今回はこの中で、案件管理(営業支援パック)にルックアップが設定されているのでこちらのアプリを見ていきたいと思います。

この赤い部分がルックアップフィールドです。
このフィールドの設定を見てみるとこんな感じです。

 

 

さて、上から順番に1つ1つ項目を見ていきましょう。

※テンプレアプリではこの部分が編集できないため、ここだけ新規フィールド作成時の画面です。

 

まず「関連付けるアプリ」というのは元データの入っているマスタアプリを指します。
今回のマスタは顧客管理(営業支援パック)アプリです。

次の「コピー元のフィールド」では、キーとなる部分を設定します。
今回は顧客名のフィールドをルックアップとして設定しているので、案件管理アプリの顧客名と顧客管理アプリの顧客名が一致した場合、予め設定された項目のデータを取得するという形になりますので、ここで選択するのは顧客管理(営業支援パック)アプリ側の顧客名のフィールドということになります。

 

 

 

次は、「ほかのフィールドのコピー」です。

 

ここでは、1つ前のコピー元(顧客名)をキーにどのフィールドのデータを持ってきて、どこに格納するのかを設定します。
具体的には、顧客名をキーにどのデータを顧客管理(営業支援パック)アプリから取得して、案件管理(営業支援パック)アプリのどこに格納するのかを設定する場所です。
今回のアプリでは、部署名と担当者名、関連レコード紐付け用のレコード番号の3項目の設定があります。
左側がルックアップ先アプリ(つまり現在操作しているアプリのフィールド)、右側がルックアップ元アプリ(マスタアプリ)となっています。
ここで設定されたものは、ルックアップで取得をしたときに自動的にデータが挿入されます。

 

残すは「絞り込みの初期設定」と「ソートの初期設定」です。

「絞り込みの初期設定」については、ルックアップする際に表示される一覧の絞り込みです。
実はルックアップは何もない状態で取得ボタンを押すと一覧が表示されます。

 

このときの表示について「絞り込みの初期設定」で何も設定せずに「すべてのレコード」にした場合は、マスタ(顧客管理アプリ)から記載の通り、すべてのレコードが選択肢として表示されます。
そこで、予め取得できるレコードに制限をかけたいという場合に利用するのが「絞り込みの初期設定」です。
あまり具体的な利用例は思い浮かびませんが、例えば契約管理アプリをマスタにしたいときに、契約済みのお客様だけを候補に出したいなんて時には、契約状況が契約済みだけ表示するとかって使い方をするんでしょうか。おそらくそんな使い方です。

最後は「ソートの初期設定」についてです。
ここに関してはイメージはしやすいかと思いますが、先程紹介したルックアップ取得時の一覧の並びを指しています。
特に指定をしなければレコード番号が大きい順、つまりレコード登録されたのが最新のものから順番に並んでいます。
なにか任意の並びにしたい場合は、こちらをご活用ください。

これで設定は完了です!!

 

 

ちなみに、先程の画面の左にあるじょうごのようなマークを押すと、自分で絞り込みやソートをかけることも可能です。

 

ルックアップの弱点

ルックアップについては便利だということはわかりました。
ただ、ルックアップにも弱点があります。

それは、マスタが変わってしまった場合です。
先程の顧客情報を例に上げても、担当者って一生同じとは限らないですよね?
その方が異動して、新しい方に変わるなんてのはよくあることでしょう。
じゃあそんなときにマスタを変更するだけでいいかというと、実はそうはいきません。
そう、再度取得ボタンを押す必要があるのです。
実際に試してみましょう。

 

担当者および担当部署の変更があったため、マスタとなる顧客管理アプリの部署と担当者名を変更しました。

 

 

さて、案件管理アプリはどうなっているかというと、

変わっていないですね。

 

 

じゃあkintoneの計算フィールドみたいにレコード編集ボタンを押せば自動的に最新の値をとってくるのでは?と思うかもしれません。

・・・変わってないですね。
じゃあ取得ボタンを押してみましょう。

 

 

するとようやく最新の値が反映されました。

 

こんな感じで、マスタが変わってしまった場合、いちいちルックアップ先のレコードを編集して取得ボタンを押さなければなりません。

ちょっと面倒くさいですね。

そこの効率化が大好きなあなた、自動化したいなんて思っていませんか?
そんなあなたはぜひ次に進みましょう。

kintoneルックアップの自動取得

前置きはさておき、ここからが本題です。
トヨクモのデータコレクトを使うと、先程の悩みも万事解決です!!

 

どのように解決するかというと、皆さんExcelの関数でVLOOKUPってご存知ですか?
そう、あの、指定した範囲の中から検索条件に一致したデータを検索し、取得するあれです。
データコレクトはこの関数に対応しています!
厳密にはVLOOKUP(縦方向)とHLOOKUP(横方向)を1つでカバーできるXLOOKUPという関数に対応しているのですが、できることは同じなのでイメージはVLOOKUPと同じで問題ないです。

 

さて、まずはじゃあどうなるのかという結論だけお見せします。

マスタとなる顧客管理アプリです
顧客管理(マスタ)からデータを引っ張って来ている案件管理アプリです

 

さあ、トヨクモの担当者が変わったと連絡がありました。
そのときにはマスタである顧客管理アプリの情報を編集します。

今回は担当部署と担当者が変更になったようです

 

保存が完了しました

 

さて、案件管理アプリを覗いてみましょう。

その後、再読み込みをしてみます。

 



 

 

 

 

 

はい!!!!

こんな感じで自動更新できました。
え?画像からでは自動で更新されたのかわからないですって?
なるほど、そういう方はぜひこの後に設定方法をご紹介するので、無料お試しを利用して実際に体験してみてください!感動しますよ!!

設定方法

それでは、設定方法について説明していきます。

まずはデータコレクトにログインしましょう。
そして、ルックアップ元(マスタの方)とルックアップ先(データを取得して格納する方)のアプリの登録が必要になってくるので+ボタンから登録していきます。

 

ここから、それぞれのアプリを設定していきます。
必要な情報はアプリのURLとAPIトークン、アプリ名については管理するためのものなので、わかるようなものにしてもらえればと思います。

 

まずアプリのURLをコピーして、データコレクト側にペースト。

 

次にAPIトークンを生成、コピーしてデータコレクトにペースト。

顧客管理アプリはデータを引っ張ってくるだけなので、閲覧だけでも問題ないです

※生成後、保存してアプリを更新するのをお忘れなく!

 

あとは、追加を押して完了です。

 

もう一方のアプリも同様の順で追加して、準備は完了です。

 

 

さて、今回は案件管理にデータを引っ張ってきたいので、フィールド式を設定するのは案件管理アプリです。
そのため、案件管理アプリのフィールド式設定を開きます。

じゃあXLOOKUP関数の設定をしていきましょう。

 

まず、整理すると今回はやりたいことは会社名が一致したら、部署名と担当者名を取得することです。
そのため、関数を設定するのは部署名フィールドと担当者名フィールドの2種類となります。
XLOOKUP関数についても確認しておきます。
XLOOKUPのフィールド式の書き方はこのとおりです。

部署名の場合をもとにそれぞれ整理します。

検索値:顧客名
検索範囲:顧客管理アプリの顧客名フィールド
返却範囲:顧客管理アプリの部署名フィールド

こんな感じです。
さて、式をかいてみましょう。

あとは保存を押すだけで、式の設定は完了です!

あとは1ステップです。そう一番肝心なルックアップを自動取得するための設定です。
自動更新(Webhook連携)の設定を行います。

設定はこのように設定します。
顧客管理アプリ(顧客マスタ)の情報が更新されたら、それをルックアップ先として使用している案件管理アプリの情報を自動更新したいので、

入力元データアプリ(通知の送信元)顧客管理アプリを選択します。
次に通知を送信する条件レコードの編集を条件にします。
更新対象については、顧客名が一致したものを自動更新したいので、通知内容と一致するレコードを選択し、それぞれ顧客名を選択し保存します。

 

すると画面下部にWebhook URLが出てくるので、コピーボタンを押して、リンクになっているWebhookの設定画面をクリックして、kintone側の顧客管理アプリのWebhook設定画面に飛びます。

 

+ボタンを押して設定画面を開きます

 

説明には管理するために何の設定なのかをわかりやすく書きます。
Webhook URLについては先程コピーしたものをペーストします。
通知を送信する条件については、データコレクトと同じものを選びます。
今回はレコードの編集にチェックを入れます。
あとは保存してアプリを更新すれば完了です!!

 

トヨクモでの活用例

最後に、安否確認サービスチームでの活用例ではありますが、トヨクモ内でのXLOOKUP関数の活用例をご紹介しましょう。

 

安否確認サービスは定期的にセミナーの開催を行っています。
そのセミナー参加者には最終的にトライアルをしてもらうことが目的です。
そこで気になるのが、セミナー参加から何日後にトライアルしたかって気になりませんか?
私はすごい気になります。
ということで、そんなときに登場するのがこのXLOOKUPです!

こちらがセミナー管理アプリです。
参加者情報はもちろん、開催日や参加セッション案件の状態などを管理するフィールドがあります。

 

 

こちらはトライアル管理アプリです。
トライアル担当者情報に加え、トライアル開始日、終了日、トライアルプランなどの情報を管理するフィールドがあります。

 

 

さて、この2つのアプリで、やりたいことはセミナー参加アプリの会社名とトライアル管理アプリの会社名が一致したら、セミナー管理アプリ側にトライアル開始日を取得してそこから開催日-トライアル開始日の計算をしてトライアルまでの日数を計算するということです。

実際に利用するフィールドはこんな感じ

 

実際の式はこんな感じ

 

あとは、自動更新(Webhook連携)をトライアルアプリにレコードが追加されたタイミングで会社名が一致するレコードを更新対象にするだけです。

すると、先程のものを例にすると

こんな感じで取得できます。

”その後トライアル”の部分についてはIF関数やCOUNTIF関数を駆使しながら設定しているので、この辺の説明はまたどこかですることにします。
トライアルまでの日数はデータコレクトで式をかいて設定するか、kintoneの計算を使うかどちらでも可能です。

 

30日間、無料でトライアル可能です!

いかがでしたでしょうか。
データコレクトを使うとこんな感じでkintoneのルックアップを自動取得できます。
試してみたくなったんじゃないでしょうか?

後悔はさせませんので、是非30日間の無料お試しでルックアップの自動取得試してみてください!
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