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◯月◯日に自動送信したい!kMailerとZapierでなんとか実現してみる

◯月◯日に自動送信したい!kMailerとZapierでなんとか実現してみる

もう、夏!5月の中旬ですが、外は暑いですよ〜(゚A゚;)みなさん連休明けから気温の上下で体調崩していませんか?僕は元気・トッティです。

と、いうわけで今回のテーマは「事前に指定した日時に、メールを自動送信したい!」を叶えられるのか、です。

日時指定の自動送信は、kMailerの基本機能ではできない

kMailerの自動送信はWebhookを使用して実現しています。Webhookに関してはこちらに詳細が記載されていますが、通知を行うことができるタイミングは「レコードの追加」「レコードの編集」「レコードの削除」「コメントの書き込み」「レコードのステータスの変更」のタイミングのいずれかです。

「指定日時の到来」的なものは無い・・・

レコード内の日時に合わせてWebhookを起動することはできない以上、kMailerでの自動送信はできない、、そう諦めていた時期が私にもありました。でもここで諦めていたら、何のためのAPIなんですか!?何のためのWebhookなんですか!!!???

Zapier&Google Calendarを駆使して、日時指定自動送信を実現する

この見出しだけでピンときた方もいるかも知れません。kintoneとZapierの設定方法に関してはこちら等で詳しく紹介されているので部分的に割愛しますが、Zapierを用いることで「kintoneと他システムの間のデータ連携がメッチャ楽になる」とだけ覚えてもらえればOKです。そんな、Zapierを使って、今回のテーマである「事前に指定した日時に、自動送信したい!」を実現しましょう。Zapierは連携の単位をZapと呼びますが、5つのZapまで無料で使えるので、「思った通りの運用ができるかな〜」という時は安心して試すことができます。嬉しいですよね。私も今、無料で触っています。

イメージこんな感じ

先に、今回の連携イメージをお伝えすると上記画像のようになります。操作せずに自動で動く場所だけを抜き出しています。手動でkintoneにレコードを登録すると、自動で「①Google Calendarに予定を登録」し、該当する日時になったら「②kintoneのレコードを編集」し、それに伴い「③kMailerでメールを自動送信する」といった具合です。ちょっと設定が多そうですが、早速トライしてみましょう。

1.自動送信のために使う「日時」フィールドを持つ宛先アプリを用意する

今回は自動送信周りのみの説明とするので、極端にシンプルなアプリを例にしますね。

メール送信予定日時をフィールドとして、用意

まずは、宛先情報と日時フィールドだけ用意した、もの凄く簡単なアプリを用意しました。あと、今回は「ステータスの変更」をWebhookの起動に使いたいので、プロセス管理を有効にしておきます。

簡単な設定

ステータスを「未送信」と「送信済」、アクションを「送信」、これだけ設定します。一旦、kintoneアプリの設定はこれで、終了です。

2.Google Calendarで連携用に使用する「カレンダー」を作成しておく

+ボタンから、カレンダーを追加

特に何か情報を入れる必要はありませんが、分かりやすい名前をつけておきましょう。

こんなもんでOK

3.kintoneにレコード登録したらGoogle Calendarに予定を登録するZapを作成する

それではいよいよ、1つめのZapを作成しましょう。Zapierのアカウントはこちらから作成し、ログインしてください。

メイクアザップしよう!

ログインすると、当然Zapは1つも無いので、作成を開始します。

対応サービスがいっぱいあるから、まずはkintoneを探す

まず、TRIGGER再度のアプリとして、kintoneを検索し、選択します。

トリガーは「レコード追加」のみ

次にkintone内で何が起きたらZapを動かすか、設定します。残念ながら、kintoneは「レコード追加」のタイミングしかトリガーにできません。編集とかあれば、また、少し違うんでしょうけどね。まあ、これは今後に期待です。

kintoneとコネクトせい!と出る

「Connect an Account」をクリックし、kintoneとの接続を設定しましょう。

連携するkintoneアプリの情報を入力

kintoneアプリへのアクセス情報を入力する画面が立ち上がります。上記の様に、kintone(cybozu.com)のサブドメイン、連携するアプリのアプリ番号、APIトークンを登録します。今回、設定した内容ですと「レコード閲覧」の権限だけでOKでした。

次の画面がこれ

「サンプルとして、どのレコードを使う〜?」ってことを聞いているのだと思います。よく分からないですが、「Continue」で進みます。これで、TRIGGERとしての、kintone設定は完了です。

次にACTIONとしてのGoogle Calendarを設定していきます。

google calendarを検索して選ぶ

Google Calendarを探すことは簡単ですね。進みます。Google Calendar(gmail)にログインしたまま進むと、ブラウザでそのまま認証を通してくれます。

みんな、gmailアカウントは持ってるよね?

Google Calendarアカウントと連携できたら、そのまま進みます。

Create Detailed Eventを選択

「Create Detailed Event」を選び、進みます。

事前に作成していた、kMailerと連携するためのカレンダーを選択します。

次に「Edit Template」に進み、Google Calendar側に何を登録するか、設定します。

「Description」にレコード番号を!

この時、「Description」内に必ずレコード番号を設定します。後ほど使うので、一旦気にしないでください。

「Start Date & Time」、「End Date & Time」に「メール送信予定日時」を設定

これは、Google Calendar上のスケジュール日時です。最初にkintoneアプリ内に設置した「メール送信予定日時」を設定します。開始と終了日時が同じになりますが、いいんです。気にしません。進みましょう。

これをオンにする

最後に、Zapをオンにします。これで、「kintoneからGoogle Calendarにデータを登録する」手順はフィニッシュです。

4.事前に設定した日時になったらGoogle Calendarからkintoneを編集するZapを作成する

さて、次はGoogle Calendar内でのスケジュール日時にkintoneを編集するためのZapを作成します。再度、「Make a Zap!」に進みます。

今度はトリガーにGoogle Calendarを選択

トリガーとなるアプリにGoogle Calendarを選択し進みましょう。

「Event Start」を選択

次にどのタイミングで?という設定です。ここでは「Event Start」を選択します。1つめのZapで設定した「メール送信予定日時」がこれに当たるわけですね。

連携するアカウントを選択

先程、gmailアカウントと連携しているので、ここは選択するだけでOK。簡単に次に進めます。

スケジュールの何分前に実行したい?という設定

Google Calendar上で設定しているスケジュールの何分前、何時間前に実行したいか、という設定を行います。できるかぎりスケジュールと実行タイミングを合わせたいため、0分で設定をします。その後、「Pull In Samples」でサンプルデータを確認します。

次にACTIONとしてのkintoneを設定していきます。

kintoneをチョイス

まずは、Action Appとして、kintoneを選択します。

「Update Status」を選択

今回はステータスを変更します。ですので、「Update Status」を選択します。

kintoneは既に接続済

kintoneは既に接続しているので、ここで接続作業は不要です。進みます。

「Action Name」を設定

「Record ID」と「Action Name」を設定します。

「Record ID」には、「3.kintoneにレコード登録したらGoogle Calendarに予定を登録するZapを作成する」内、ACTION(Google Calendar)で設定している「Edit Template」の「Description」を設定します。2つのZapを設定していますが、ここで、レコード番号の紐付けを行うわけです。

「Action Name」とは、その日時になったら行いたいアクション(kintoneのプロセス管理を回す操作)を指定します。

こんな感じのアクション

最初の方で設定しましたが、kintone側ではプロセス管理を設定し、この画像内で言うと「送信」というアクションを設定しておく必要があります。

最後に、Zapier側で「Test this Step」でテストを行い、設定は完了です。

※なんか、テストは上手く通らなかったので、スキップしました。

Zapを有効に!

これで、Zapier側の設定は完了です。これで、指定した日時にkintoneを任意のステータスに変更することができます。

5.kMailerの自動送信を設定する

kMailerをご利用中の方なら、ここまで来ると、最終ステップの説明は不要かもしれません。「指定した日時にkintoneを任意のステータスに変更する」ことができる、ということは、そのステータスに連携し、メールの自動送信を設定すれば、「指定した日時に自動的にメールを送信することができる」ということになります。

自動送信の設定はこちらに詳しく記載しておりますので、ご確認ください。

この設定までできれば、本当に設定完了です!指定した日時になったら、メールが自動的に届くことが確認できるはずです。是非お試しください。注意点として、Zapierのチェックが15分毎に回っているようなので、時間に余裕を持ったテスト・運用をしないとZapierは検知できない可能性があります。

また、15分毎のチェックなので、指定日時ピッタリにメール送信ができるわけではないことを予めご承知おきください。

まとめ

kintoneのユーザーであれば、リマインダーの設定等で、様々なタイミングで通知を受け取ることが可能です。ですが、お客様や取引先等、社外の人に柔軟なタイミングで通知を行う解決策が今までありませんでした。

この記事の設定を行うことで、「来月の1日に送信したい」といった予約送信が可能になりますし、運用によっては簡単なステップメールも可能になるかもしれません。

是非、様々な運用をお試しください〜。

こちらの設定は自社製品以外も使用していることから、サポート対象外となります。予めご理解いただき、お試しくださいませ。

それではまた。

この記事を書いた人

トッティ
トッティ
トッティです。「開発者ではない。でも、いろいろkintoneを使い倒したい!」そんなあなた、奇遇ですね、僕もです。非開発者としての高みを目指しつつ、その道程を共有致します。

今日も張り切って行きましょう。
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