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kintoneの情報共有範囲が一回り大きくなる!kMailerの自動送信機能

kintoneの情報共有範囲が一回り大きくなる!kMailerの自動送信機能

トッティです。ちょうど良い季節、ちょうど良い天気、ちょうど良い気候ですよね、今日。実は前々からお伝えしていた「kMailerの自動送信」ですが、本日、なんならついさっき実装しました!やっとできるようになりましたよ〜!お待たせしました。

実際どんなことができるか、紹介させてください!

送信対象となるレコードが特定の状態になったら自動送信する!

まずは、これです。イメージしやすいのが、「案件管理アプリで、ステータスが『受注』になったら自動で御礼メールを送る」なんかですかね。ルーティーンとしてのメール通知を自動化できるメリットは、作業の短縮化だけでなく、作業の漏れや抜けを防ぐことができるのは自明ですよね!

例えばのアプリ

例えば、上記のようなアプリがあったとして、お客様から受注をいただいたら、必ず「提案状況」は編集するわけですよね。どんな編集作業かというと、、

①→②の順に操作するよね

まず、①で『受注』を選択し、②でレコードを保存しますよね。作業としてはそれで完了です。

で、今回の自動送信機能を設定することによって、レコード内のアドレスである③に自動でメールを送れます!という内容です。これに関しては、分かりやすいですよね?うん、わかりますよね?

こんな、イメージ

実際の設定画面は後ほどチラチラっとお見せしますが、せっかちな人はこちらから詳細の設定方法を確認ができますよ。ただ、よかったら、もうちょっとこの記事を読んでってください。「あ〜、こんな使い方もできるのか〜!(・o・)」と驚くはずですよ、きっと(´ε` )

送信対象とは無関係のアプリの状態を検知し、自動送信する!

さて、そんなお次は少しイメージしにくいかもしれません。宛先を管理している「案件管理」「顧客管理」「社員マスタ」などとは“一切関係無い”アプリ内に自動送信のトリガー(きっかけ)を仕込むことができるんです。

 

(・・?

 

(・・?

 

まだイメージしにくいですかね?例えば、宛先管理アプリとしての「パートナー一覧」というアプリと、最新の情報を掲載している「カタログ管理」アプリが存在するとしますよ。この「カタログ管理」アプリの中のカタログ・資料が更新されたら、パートナーに自動通知をしたい!という時などに利用できます。

こんな、イメージ

イメージは湧きましたか?では、実際に設定をしてみましょう。繰り返しになりますが、製品HPでも設定を説明しています。設定内容を漏れなく知りたい方はHPの方が良いかも知れません。

自動送信を設定してみる

さあ、kMailerにログインしてみてください!昨日まで無かったロケットマークが付いています。

自動発射のロケットです

僕はロケットを笑い話で使える世の中が好きです。近い将来、不謹慎とか言われるような事態にならないように願っときますね。

送信条件の設定

どんなタイミングで自動送信を行う?という設定

送信条件を設定するアプリ情報を入力した後、「どんなタイミングで自動送信を行うか」を指定します。画像の条件は製品名フィールドに「kintone」が含まれていて、かつ、金額フィールドに「500,000」円以上の金額が入力されているレコードが「追加」されたタイミングで自動送信が行われます。

宛先の(絞り込み)設定

タイミングの次は宛先を設定します。だれに送りますか?という設定ですね。設定方法の5番で分岐があるのですが、これは「送信条件」を設定しているアプリと「宛先管理」をしているアプリが同一か否か、というところがポイントとなります。

「送信条件」と「宛先管理」が同一アプリの場合

これですね

「送信条件」と「宛先管理」が同一アプリで設定されている場合、絞り込みは行いません。

絞り込みの余地なし。操作したレコードにひも付き自動送信される

画像のように、実際にその時に操作されたレコードを宛先とし、自動送信を行います。

「送信条件」と「宛先管理」が異なるアプリの場合

今度は、これですね

「送信条件」と「宛先管理」が異なるアプリで設定されている場合、トリガーが起動した時に誰に送るか?というのを、事前にキッチリ決めておく必要があります。

絞り込み条件を作成しておく

段々分かってきましたか?少しややこいですが、まとめると下記な感じです。

「送信条件」では◯◯が■■になったら、という条件を設定し、

「宛先の設定」では、上記タイミングで△△(複数可)に送信する

という手順ですね。

メールテンプレートを設定する

さあ、宛先まで設定ができたら、最後に送信内容を設定しましょう!

色んなアプリから引用している

メールテンプレートの設定例が上記の画像です。

緑が「宛先管理」からの引用、青が「送信条件」からの引用、オレンジが「メールテンプレート」からの引用です。「宛先管理」と「送信条件」が同一アプリの場合、青の引用フィールドは表示されません、同じものなので。

実際に送ってみる

では、実際にメールを送信してみます。カタログアプリで特定のレコードを編集し、パートナーに自動送信する、というシナリオです。

実際届いた

色んなアプリから情報を引用しているメールが届きました!イメージ通りです!

少し長くなりましたが、kMailerの自動送信で実現できるのは「単純作業の省略」だけでなく、kintone通知の幅を広げ、「kintoneでの情報共有の輪が広がったことになる」と考えます。まずは、メールでの一方的な通知とはいえ、社内のユーザーと同一のタイミングで、同様の情報を知ることのできる人間が増える、そう考えると色んな活用方法があると思いませんか?

是非、面白い利用方法を思いつきましたら、教えてください!

kMailerは30日間のトライアルを受け付けていますよ!

それではまた

この記事を書いた人

トッティ
トッティ
トッティです。「開発者ではない。でも、いろいろkintoneを使い倒したい!」そんなあなた、奇遇ですね、僕もです。非開発者としての高みを目指しつつ、その道程を共有致します。

今日も張り切って行きましょう。
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