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ハンズオンって何だ?!kintone活用セミナーを開催しました!

ハンズオンって何だ?!kintone活用セミナーを開催しました!

はじめまして! 今回が初ブログとなります、嶋田と申します。

好きな果物は苺です。好きな品種はさちのかです。真っ赤で酸味が少なくて甘味が濃厚。次に好きな品種がさがほのかです。ほかの苺と比べると中が白い苺なのですけど、これも甘くてジューシー。香りもいいです。

…苺の話はこれくらいにしましょうか。(笑)

この度初めてkintone(キントーン)に触れ、PCもWord・Excelをぽちぽち、といったくらいの経験しか持たない私ですが、私のようなkintone初心者の方にも、またなれていらっしゃる方にも、わかりやすいブログを心がけてまいりますので、どうか成長を見守っていただけますと幸いです。

さて、今回ご紹介しますのは、先日、2016年4月6日(水)に開催しましたkintone活用セミナーについてです!

何回か行っているkintone活用セミナーですが、今回は弊社で提供しておりますフォームクリエイター、プリントクリエイター、kViewer、kBackupの4製品+先日リリースしました新サービス「タイムスタンプ for kintone」についてもご案内させていただきました。ご参加いただいた企業の皆様、誠にありがとうございます。

今回はすでにkintoneを導入済、または導入決定している企業様に多く参加いただき、kintoneのより高度な使い方についても話があがりました。

 

実は私、サイボウズ社に伺うのは今回が初めて。広くてきれいで飲み物が無料で飲めるらしい、という話をうかがい、わくわくと日本橋へ向かいます。

広い!綺麗!!飲み物が無料!!…そして

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きりんとーん!!

きりんさんがいました!!このきりんさん、「きりんとーん」というお名前だそう。仔きりんとーんの首が親きりんとーんに寄っているのがなんともかわいらしいですね^^

広いオフィスにわくわくする私とは対照的に、弊社田里は勝手知ったる、という顔でセミナー会場に向かいました。ので慌てて追いかけます。

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おなじみセミナー会場です

広くてきれいな会場で、第一部:サイボウズ社野村さんによるkintone概要とkintone活用方法のご案内からセミナースタートです。サイボウズ社での実際のkintone活用方法のお話が主だったので、使ってもらうためにアプリは入力する箇所を極力少なく!だったり、長い案件はグループに向けてリマインダーする!だったり、お悩みに即した活用方法でとっても勉強になりました。

第二部:kintone連携サービス解説

ここから田里にバトンタッチしまして、フォームクリエイター、kViewer、kBackupを解説させていただきました。第二部の流れについては、以前開催したセミナー時にご案内させていただいておりますので、今回は割愛させていただきます。…え?じゃぁ何を書くのか、といいますと。

kViewerの活用例をご案内中。
kViewerの活用例をご案内中。

第三部:プリントクリエイターハンズオン

そう!弊社の提供しております5製品のなかでも特にお問い合せの多いプリントクリエイターのハンズオン!今回はこちらについて、詳しくご案内いたします。セミナーではプリントクリエイターの機能説明の後、あらかじめログインしておいたkintoneとプリントクリエイターにアクセスして、実際に帳票の登録、レイアウト、出力までをお試しいただきました。

今回は少し趣向を変えて、実際の操作を行ううえで戸惑いやすいポイントで紹介してみたいと思います。ちなみにハンズオンって「体験学習」って意味なんだそうです。ぐっと親近感沸きましたね。小学生のときにした野外でのカレー作りを思い出しますヽ(*´∀`)ノ

PDFは簡単につくれます!

プリントクリエイターで帳票作成を始める際、最初のステップが帳票登録。もともと使っている帳票があるかたはPDF化されたものを読み込んでいただければよいのですが、WordやExcelで毎回一からおこしていたものをプリントクリエイターに、となるとちょっとこの作業が難関に思えるかもしれません。

私も最初、どうしていいか分からず、上司に「帳票のサンプルください!」とお願いをしてしまいました(;´・ω・)

 

でも実は、WordやExcelで簡単につくれます!Wordの場合、使うのは文字入力と表、あとはPDFで保存するだけで基本の形は作れます。

見積り書
実際に私がWordで作った見積り書雛形

今回のハンズオンではすでにつくってあるものを読み込んでいただいたのですが、もし社内にPDFがなければ作ってみてください。

そして、実はPDFを読み込まずに帳票名だけ登録すると白紙が登録されるので、レイアウトだけして出力することはできます。ですがそれだけならkintone標準機能でのプリントでもことが足りてしまいますでしょうか。レコードの添付ファイルをA4一面に印刷したい!なんてときには白紙を使うのがいいかもしれません。

変わらない情報(モノ)がある。変わる情報(モノ)は、プリントクリエイターで。

田里がセミナー中に言っていた、「変わらないものはPDFにいれて、変わるものはプリントクリエイターで貼り付けてください」という言葉。どうも聞き覚えがあったのですが、某○スターカードのキャッチコピーでした(笑)。お金で買えない価値、あると信じたいです。

それはさておき、どういうことかといいますと、便利な画像ファイル取り込み機能。こちらはスタンダードコースから使える機能になるんですね。帳票にもともと画像をいれておくのとどういう使い分けができるの?とご質問いただきました。もちろん、元のPDFに画像を入れていただいてもいいんです。たとえばこちらの帳票。

印影付帳票
実際にプリントクリエイターで作った帳票です

弊社の住所の上に押印してある会社印は、元のPDFに入れてあります。しかし、田里の顔写真や、印鑑の印影はプリントクリエイター上でレイアウトしたものです。

会社印やロゴなど、レコードによって変化がないものは、もとのPDFにいれたほうが楽ですよね。でも担当の顔写真は、営業担当が複数いるといちいちPDFに差し込んで保存しなおして差し替えるのも面倒なのでプリントクリエイター上でレイアウトします。

たとえば営業先の写真を添付ファイルに入れて、それを報告書として出力したい場合などは画像取り込み機能を用いると、レコードごとに添付ファイルが入れ替わるので便利ですよね!

 

また、さらに上級テクニックがプレミアムコースで使っていただけますアプリ連携機能です。上記帳票では、顔写真も印影もアプリ連携で出力しています。

アプリ連携を用いるべきなのは、「そのアプリとは別に管理しているもの」。たとえば社員の写真や印影はまさしくそれですよね。見積り書を出すアプリとは別に、社員管理のアプリに保存しておきたい情報です。

kintoneはひとつのアプリにあれもこれも情報を詰め込むのではなく、複数のアプリを連携させて用いるデータベースなので、このような運用をすることで、データがごちゃごちゃとすることなく案件の管理ができます。印影を出力するアプリ連携の設定の仕方はこちらでご案内しているのでぜひご覧ください♪

 

複数枚帳票は、まず一枚一枚の登録から。

レコードが多いときでも対応可能な、複数枚の帳票自動改ページプラグイン。二枚の帳票を作りたい!と思ったとき、つい押してしまうのが「複数枚帳票の登録」のボタンです。しかし、プリントクリエイターでは一枚一枚の帳票を複数枚帳票にまとめる仕様となっておりますので、おそれいりますが先に一枚一枚の帳票作成、レイアウトをお願い致しますm(_ _)m

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一枚一枚をまとめて複数枚の帳票を作ります

このような感じでハンズオンでは複数枚帳票の作成までお試しいただきました。やはりお電話でご案内するよりご案内しやすく、「トライアルしていたときには分からなかったけどハンズオンで解決したよ!」なんて嬉しいお言葉も頂戴しました。やはり百聞は一見にしかずとも言いますし、ご興味をお持ちの方はぜひkintone活用セミナーへお越しいただければと思います♪

次回は5月17日(火曜日)開催予定です!!!

最後に…!!!

先日リリースしました「タイムスタンプ for kintone」のご案内も簡単にさせていただきました。

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電子帳簿保存のススメ

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タイムスタンプがkintoneを進化させます

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ワークフロー(プロセス管理)さえ作ってしまえば、後はシステム任せでOK

タイムスタンプ、という聞きなれない名前ですが、電子帳簿保存をするためには、電子ファイルに「いつから存在し、その内容が現在まで変更されていないこと」の証明をするための情報を付与する必要があり、この証明がタイムスタンプ、ということです。

「タイムスタンプ for kintone」は、kintoneアプリに登録したPDFファイルをワークフロー(プロセス管理)によって自動的にタイムスタンプ付きのPDFファイルに変換するためのサービスです。こちらはスキャナが必要不可欠だったり、まだまだ始まったばかりのサービスですが、紙文書の保存が必要なくなり、検索性も非常に向上すること間違いなしのサービスです。

ご興味をお持ちの方は、ぜひお問合せトライアルください∩(・ω・´)∩

次回開催のお知らせ!!

次回は5月17日(火)13:00~サイボウズオフィスにて開催予定です!!次回も5製品のご説明とプリントクリエイターのハンズオンを行う予定です。

kintoneを導入してみたはいいけどあまり活用できてない…というお悩みをお持ちの方、kintoneを導入したいけど活用方法のイメージが沸かない、という方、kintoneで帳票作成をしたい!という方、ご参加をお待ちしております♪

また、そこまで待てない!という方はそれぞれのサービスの30日間のトライアルもできますのでぜひおためしください!

フォームクリエイタープリントクリエイターkViewerkBackupタイムスタンプであなたのkintone環境の可能性がぐぐっと広がりますよーーーー(∩´∀)∩´∀)∩´∀)∩´∀)∩´∀)∩

それではこのあたりで。最後まで読んでいただき誠にありがとうございましたヽ(〃v〃)ノ

 

 

この記事を書いた人

嶋田
嶋田
嶋田と申します。
kintone初心者ですが、少しずつ習熟してまいりたいと思います。
kintoneを初めてお試しになるかたにわかりやすく、使っていただいているかたにも参考にしていただける記事を目指してまいります。
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