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サイボウズ製品でテレワークしたい人必見!実際の業務をお見せします

サイボウズ製品でテレワークしたい人必見!実際の業務をお見せします
この記事を読んでわかること
🔶 当社の営業活動における、サイボウズ製品の具体的な活用内容がわかる
🔶 サイボウズ製品での業務改善がどのようにできるかがわかる
🔶 テレワークをする上での工夫、ポイントがわかる
こんな人におすすめ
サイボウズ製品の具体的な活用例を知りたい人、業務サイクルをIT化したい人、
テレワークでもスムーズに営業活動したい人、テレワークでの社内コミュニケーションが不安な人

こんにちは初登場の久代こと、「くっしー」です。よろしくお願いします!
トヨクモ株式会社の営業部で、「安否確認サービス2」という製品を担当しています。

さて、みなさんテレワークしてみてどうですか?
私はzoom飲み会などで、周りの友人の話を聞いたりすると、このような状況を聞きました。

「社内の紙を持ち出せないからテレワークはできない。」
「輪番で出社しているが、待機日は何もやることがない。」
「ハンコもらうために週1で出社しないといけない。」
「専用回線に接続できる人数が決まっていて毎朝抽選状態。」

おおお大変だ〜〜^^;(世間知らず娘。)

当社は、始める前は不安でしたが、やってみると一部「家のWi-fi弱いな」と感じる以外、目立った支障なく、全社員がテレワークをすることができました〜!

当社が全社員でテレワークできた理由は、次の2点。

① 業務はサイボウズ製品で完全IT化をしていた
② コミュニケーションも徹底的にシステム上で行っていた

でも、私が②の理由に気づいたのは、あるNHKの記事をみたことがきっかけでした。

記事内容としては、「勤務中の対面のコミュニケーションができず、働きぶりを可視化ができない、上司としては心配なので、勤務中のパソコン画面のスクショをランダムの時間で上司に送り続けるシステムの導入をした〜、すると部下が何をしているか分かるので、安心した〜、」という感じです。

それを見て私は、「そんなことをされないと安心してもらえないのか…、いや待てよ、なぜうちの会社はそういったコミュニケーションの心配がないのだろう?」と、それで普段やっているけど気づかなかったテレワークで重要そうな②を気づいたわけです。

というのも、私たち普段からパソコンの中で仕事している感じなんです。(カタカタ)
社内でのコミュニケーション、例えば、「お客さんとのやりとりの共有」「営業チーム内のやりとり」「上司からのアドバイス」など、
これら全て!物理的な対面ではなく、これからご紹介するサイボウズ製品のkintoneというシステム上で行なっているんです。

そういえば、今では普通にやっていますが、去年、入社したての頃はこれが本当に不気味で仕方なかったです。笑
だって、静かな社内で、目の前にいる部長からピローンと通知がきて、無表情なコメントでダメ出しを受けるんですよ。。
そして、同じデスクのチーム内で会話をしていなくても、どんどん業務がさばかれていく。。(ご想像ください、不気味でしょ〜?笑)

まあまあ、裏を返すと、わざわざ対人コミュニケーションを取らなくても、業務を遂行できる仕組みがあった、それがスムーズなテレワークにも繋がったということなんです。

「え?わたし社内でテレワークしてたの?( ^∀^)」というほどに。

では、私がいる営業部が、サイボウズ製品をどのように使って業務をしているのか、その全容をお見せしようと思います。

その前に当社で使っている3つのサイボウズ製品紹介

サイボウズといえば、グループウェアのサイボウズOfficeが有名ですよね。当社が使っているサイボウズ製品は下記です。
※ グループウェアとは:企業や組織内の情報共有やコミュニケーションを支援するソフトウェアのこと

サイボウズOffice
・・・スケジュールの共有や会議室などをおさえる施設予約、掲示板やファイル管理、ワークフローなど
kintone(キントーン)
・・・開発の知識がなくても自社の業務に合わせたシステムをかんたんに作成できるクラウドサービス
メールワイズ
・・・チームでのメール対応を一元管理して効率化できるメール共有システム

当社では上3つ全部使っていますが、ここでは「kintone」をメインに扱っていきたいと思います。

kintone(キントーン)とは?

「kintone」とはざっくり言うと、下記の例ような業務システムの集合体(プラットフォーム)です。
(例)顧客情報管理、在庫管理、案件管理、請求管理、商品マスタ、お問い合わせ対応、アンケート、勤怠管理、日報、などなど

これらのシステムを開発の知識がなくても簡単に自社に合わせて作成して共有することができます。

kintoneできることは?
①バラバラな情報をーつにまとめることができる
・・・kintoneなら、散在するエクセルや、煩雑なメール、紙の書類の山など、バラバラになりがちな情報がーつにまとまります。
②見える化でチームの意識がーつになる
・・・kintoneなら、SNSのようなコミュニケーションと、エクセルのようなデータ管理が一画面に集約・共有でき、チームの仕事を見える化できます。

当社は業務のほとんどをサイボウズ製品で行なっています。そのため、エクセルや紙は一切登場しません!

テレワークポイント 業務に必要なものはkintoneのクラウド上に全部保存しているので、自宅でも普段通りの業務ができる。

では、kintoneをフル活用した当社の営業業務の全容をお見せします!


こちらの新規獲得から契約までのフローを、5つのステップでお見せします。

新規お問い合わせ → 製品説明セミナー → 無料お試し → 見積もり → 本申し込み

「新規顧客からのお問い合わせがきました」(1/5)

ある日、製品HPを見たお客さんはお問い合わせフォームを入力します。
お客さん「ポチっとな。」

そうすると、営業部へピローン♪と通知が届きます。
営業部「お問い合わせきた!」

kintoneに弊社のフォームブリッジというオプションをつけているので、フォームに入力されたお問い合わせは、kintoneのお問い合わせ管理にそのままデータとして入ってきます。
(エクセルで管理している場合、転記まで自動で終わっているイメージ。)

では、kintoneのそれを開けてみる。

私「新規検討のお客様だ、早速対応しよう!」
[対応開始]ボタンをポチっ!


これで、他の営業部に上の通知が飛ぶので、対応がダブっちゃうことがない上に、声かけをして周知する必要がないです。

メール回答ができたら、その内容を右側のコメントスペースにコピペしておきます。

業務改善ポイント
kintoneではこのように案件と対応履歴を紐づけることができるから、今後のお客様からお問い合わせがあれば、同じようにコメントとして対応内容を追加して、一緒に管理することができます!
また、営業部全体で閲覧することができるので、誰でもこの案件の状況を把握することもできます。上司はメンション付きコメントを書き込んで、部下へアドバイスやツッコミを入れることもできるので、チームのコミュニケーションも円滑!

「案件のフォローをしていきます」(2/5)

下のように次回連絡日と担当者を設定しておいたので、時間になると担当者に通知が届きます。

電話やメールで、検討状況の確認、セミナーの紹介などをさせていただきます。
対応した内容はこのようにコメントとして欠かさず記録していきます。

業務改善ポイント 部署異動があった時は、ここの担当者名を一括変更するだけで引き継ぎ完了!なぜなら対応履歴全部残しているから!

「製品説明セミナーのお申し込みがきました」(3/5

お客さん「セミナー参加してみるか〜、ポチッとな。」

ここのお問い合わせフォームも、当社のフォームブリッジというkintoneオプションで作っているので、お客さまが入力したお申し込み情報はkintoneへそのままデータとして入ってきます。
(エクセルで参加者名簿作って管理している場合、転記まで自動で終わっているイメージ。)


さらに、弊社のkMailerというkintoneオプションを使って「自動で」当日の参加説明メールも送信済み〜!

 


さて、セミナーが終わると・・・
参加者へは、先ほどのkMailerというkintoneオプションを使ってワンクリックでアンケートメールを送ります。

セミナー担当した営業「そして最後に参加者30名へアンケートメール送ろう!対象を今日の参加者に絞って、アンケート用テンプレ選んで、、ポチっとな。」
これだけでアンケートメールの送付は完了!!


「無料お試しのお申し込みがきました」(4/5)

お客さん「そろそろ導入に向けたお試しをしてみよう、申し込みフォームからポチッとな。」

はいもうおなじみ(ですよね?)、お申し込みデータが無料トライアル管理の中に自動で入っています。(イメージ画像は割愛)

ちなみに、kintoneでは、kintone内の他の管理システム(データベース)からキーとなる情報に基づいて、一致する情報を参照情報として自動で表示をしてくれる機能があります。

下記は、無料お試し申し込み時に、記入してもらった「会社名」をキーとして、kintone内で保管している問い合わせの履歴や、
セミナー参加状況を自動で引っ張って表示してくれている様子です。

つまり、無料お試し管理だけを開いて見てても、そのお客さんの今までの対応履歴をパッと一目で確認することができるのです!

続いて、対応がダブらないように、必ず[対応開始]ボタンを押してから電話をします。
→社内では声かけして確認できるが、テレワーク中はボタンを押さないと、すでに誰かが対応中だと気づかないので必須!

電話をしたらヒアリングした内容と対応履歴を残して、お試し版セットをメールで送ります。
ここまで完了したら、案件状況を[対応中]から[トライアル中]に変更しておきます。

ちなみに、このお試し申し込み後の案件のステータスは下記のように進んでいきます。(プロセス管理機能)
[未対応]→[対応中]→[トライアル中]→[終了期日案内済]→[クローズ(継続)]もしくは[終了]→[契約済]

このように細かく案件のステータスを段階に応じて変えておくことで、管理がしやすいですよね。
さらに、特定のステータスになったら、リアルタイムで特定の上司に通知する、なんてこともできます!(kintoneは自由にカスタマイズできるんです。)

業務改善ポイント&テレワークポイント 案件のステータスや確度などをキーにして、エクセルのソート機能のように確認したい情報だけの一覧表を簡単に作成できます。また、kintoneに溜まってるデータでグラフを作って共有できる場所に保存することもできるので、会議でわざわざデータを引っ張って資料作成する必要はなし!(テレワーク中ならなおさら配る手間もかけたくないですよね)

「見積もり依頼がきました」(5/5)

見積もりはPDFでメールに添付して送ります。
見積書は基本クリック操作のみで、次の3ステップで作成していきます。

0.お客様名を入力する
1.商品型番を入力する、もしくは[取得]ボタン→型番リストから選ぶ
2.[出力]ボタンを押す
3.PDFが表示され、ダウンロードする

このようにとても簡単に素早く見積もりを作成しています!!時短、時短。(๑╹ω╹๑ )

もし、仕組みが気になる方は下記3つのクエスチョンを見てみてください〜〜

Q. なぜ型番を入力(選択)するだけで、金額などが自動入力されるのか?
それは、この「見積もり管理」ではエクセルと同じように関数を入れて計算をさせたり、ルックアップ表示をさせているからです。
kintoneに商品マスタ(データベース)が入っているので、kintone内で欲しい型番のデータを引っ張ってきて、必要な情報を設定通りに表示してくれます。

Q. この関数やルックアップの設定って、特別な知識がないとできないのか?
この設定に限らず、kintone内の全ての設定は私のようなド文系でも簡単にマウス操作のみで構築することができます。
エクセルの関数のような〜と前述しましたが、私はエクセルで難しい関数を設定したことはないです!笑

Q. なぜワンクリックで枠付きの帳票にデータが印字された形で出力されているのか?
kintoneに弊社のプリントクリエイターというオプションをつけて可能にしています。(kintoneの基本機能ではできない。)
みなさんがいつもお使いの見積書フォーマット等を、プリントクリエイターにアップロードし、商品名や金額をどの位置に印字するのかをあらかじめ指示をしておきます。そうすると、ボタンを押すだけで、枠や印鑑や金額などが全部印字された見積書を出力することができます。

さて、当社では行なっていないフローですが、「見積書は上司の承認が必要である」といった方でも、kintoneならワンクリックで解決できます!

この「見積もり管理」の処理ステータスを、例えば下記のように設定するとします。(プロセス管理機能)
[下書き]→[部長確認中]→[処理済]

そして、プロセス管理機能を使って、下記の流れで承認まで進めていきます。
1.営業マンは、見積書を作成できたら[部長へ承認依頼]ボタンを押すと、部長へ通知を飛ばすことができます。
2.通知を受け取った部長は、[部長確認中]のステータスになっている見積書の内容をチェックし問題がなければOKボタンを押して、[処理済]ステータスに変えます。
3.[処理済]になった見積書は、ここではじめて出力ボタンを押せるようになる。

業務改善ポイント 商品マスタ(データベース)から、型番・商品名・単価等をコピーできるので、手間やミスもなく見積書が作成できる!
テレワークポイント エクセル作業から脱却することで自宅から作業できる、そして承認作業もペーパーレス化へ。

「社内のコミュニケーションはどのように行なっているのか」

かっちりした業務連絡からちょっとした気軽なコミュニケーションも全てkintoneで行なっています!

kintoneには「スペース」といってチームのための情報があつまる場所があります。
例えばテーマごとにスレッドを作成したり、Wikiのように情報を蓄積していくことができるので、プロジェクトやタスクを進行する際に必要なやり取りを集約することができます。

私がよく使うのはの営業部のスペースはこんな感じです。
議事録の確認や、タスクの進捗などを報告しています。

また、「個別メッセージ」の機能もあるので、1対1でのクローズドなコミュニケーションも可能です。
上司や先輩への相談、同僚や同期との気軽な話題など、他ユーザーには見えない場でもコミュニケーションをしています。
(下記キャプチャはkintoneのホームページからお借りしました。)

出典:kintone(キントーン)- 使いやすい基本機能| サイボウズの業務改善プラットフォーム


ところで、「在宅での電話はどのように受発信しているのか?」

電話はクラウドのPBXサービスを使っているので、営業が持っているスマホで受けられるようにしていて、かける時は、会社の電話番号で発信することができるようにしています。

別担当が受電した際は、社内だと保留にして「安否確認サービスのお問い合わせです〜、営業部お願いします〜」と声かけで回すことができたのですが、テレワークだと誰が出られるかわからない中、保留にすることはできないので、担当外の問い合わせは、折り返しをするように運用をしています。

その折り返し依頼もkintoneで専用の管理システムを作成していて、依頼追加をすると担当部署へ通知がいき、対応できる者が素早く反応し対応しています。
これも同様に[対応開始]ボタンを押して、対応者がブッキングしないように工夫をしています。


当社のテレワーク営業の様子はいかがでしたでしょうか?

長々してしまったのですが、最後までご覧いただきありがとうございます!
個人的にはテレワークはしばらく続くのではないかと思っているので、これを機に様々な企業がIT化、ペーパーレス化の社内革命を起こし、
より業務改善に繋がるといいなって思います!

kintoneに興味を持たれた方、もっと知りたい方はぜひ下のリンク先から飛んでいただければと思います。

▼kintoneを使ってみたい
kintoneのトライアルフォームお申し込みフォームはこちら

▼kintoneについてもっと知りたい
【保存版】kintoneとは?わからない方知りたい方!これを読んでください

▼kintoneについて導入相談したい
導入相談窓口

▼kintoneオプションについて知りたい
トヨクモのkintone連携サービスのサイトはこちら

この記事を書いた人

久代(くっしー)
久代(くっしー)
kintoneはいいぞ〜、と周りに布教したい系女子です。よろしくお願いします!
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