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【実録】kintoneと連携サービスを利用して請求書の電子化を実現する

【実録】kintoneと連携サービスを利用して請求書の電子化を実現する

久しぶりの登場、ワイワイです。
今回は、弊社で行なっている毎月の請求書発行業務について紹介させていただきます。

弊社は、クラウドサービスを利用している企業に対して、毎月決まったタイミングで請求業務を行なっています。
そのため月末には、契約内容を確定させ、提供しているサービスと請求金額に差異がないか確認しながら請求書を作成する必要があります。なので、注文も増える月末は、請求書の差し替えなどでてんやわんやになっております。

弊社の状況を言いますと、2018年6月までは請求書を郵送しておりました。
さらにその少し前の2018年3月末までは、請求書を封筒に詰める作業をアルバイトにお願いしていたのですが、学業が忙しくなったということで2018年4月から急遽自分たちで作業することに……   いやいやいや…… (x_x;)

ちなみに、請求書を印刷するのに2時間程度、封筒に詰める作業だけで3名で行なっても3時間かかりました……….IT企業とは思えない以下のような姿……..

誰か、助けてくれ〜 (╥_╥)

そんな中で、2018年5月に追い討ちをかける『郵便物の集荷サービス廃止』のニュースが舞い込んできました!

えっ〜。封筒に詰めても、会社まで取りにきてくれないの………. 重たいのを毎月持っていくの………..

予定よりは、早いタイミングでしたが、このタイミングで『請求書の提供を電子化しよう!』
こんな背景で、弊社の電子化は始まりました。

既に、お客様の契約情報はkintoneのアプリで管理し、毎月の請求書はプリントクリエイターで出力して、印刷しておりました。

では、この状態から電子化スタートです。

まずは、プリントクリエイターの一括出力で請求書を作成します。ここまでは変わりません。
ただ、メールでお客様に案内をする必要があるので、契約管理アプリの中に毎月の請求書を保存するように変更する必要があります。

そのために利用したいのが、プリントクリエイターの自動保存JSです。

これを利用することで、お客様ごとの請求書を各お客様のレコード内に自動的に作成し保存することができます。(下図の①部分)
電子化後の月次定例作業で唯一時間がかかる部分ですが、1000件強の請求書を自動的に作成し保存するための時間は約90分です。

次は、各お客様ごとにメールで請求書を案内する必要があります。
ここで利用したのが、2018年1月にリリースしたばかりの kMailer です。

kMailer は kintone 内の情報を活用してメールを送信するサービスです。
添付ファイルは、受信した人にダウンロードいただく仕組みになります。ワンタイムパスワードを必要とすることでセキュリティを上げて提供することもできます。
弊社では、セキュリティの観点からワンタイムパスワード付きで請求書を案内しております。

これで、弊社の電子化は終了です。毎月月末の案内もあらかじめ送信予定時間を設定できるので気にすることもありません。これで、印刷や封詰め作業からおさらばです! やったぞ〜

 

工夫した部分は、毎月のことなので、以下のフィールドのように毎月の請求書を異なるフィールドで保存しています。
数ヶ月前の請求書が見当たらないと言われても、直ぐに提供できるようになりました。
また請求書のファイル名はお客様にしてもよかったのですが、現在は、請求月を表す共通の名前にしております。

上記の電子化で想定外だったことは、メールの一斉送信部分です。
弊社はメールシステムとして G Suite を利用しておりますが、大量のメールを送信するには、1分間の送信上限数を20通とする必要があります。そのため送信には1時間程度かかることは想定していました。
しかし、想定外の送信制限が発生し、通常のメール問い合わせに回答できないトラブルが発生しました。(╥_╥); ゥヮ―

流石にネット企業として、メールの送受信ができないのは業務にならないので、 kMailer 経由の送信は SendGrid に切り替えました。現在は、 SendGrid のパワーを利用し、1000通程度のメールでも、通常のメール同様に送ることができかなり快適になっております!

具体的な設定方法はこちらで紹介しておりますので、ご覧ください。

請求書を郵送していた時も、「届いてないんだけど〜」という問い合わせはありましたが、メールでもこの問い合わせは同様にありますね〜

2018年最大の業務改善報告でした。業務改善はまだまだ続く……….

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