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【kintone(キントーン)で請求書管理】請求書の保存から送信まで全て自動化を実現!

【kintone(キントーン)で請求書管理】請求書の保存から送信まで全て自動化を実現!

こんにちは。長らくぶりの投稿です。
最近は買い物にマイバックを持って行きますが、マイバックが増えすぎて、「逆にエコじゃないね」と言われてしまった古川です。

さて、今回のテーマは「プリントクリエイターとkMailerを連携して、請求書をkintoneに自動保存したタイミングで、自動送信させちゃおう」です。

顧客情報を管理するアプリで、レコード情報を請求書に出力、保存をしたタイミングで、レコード内のアドレス宛に自動的に請求書を送付することが可能です。
請求書だけでなく、カタログの送付や受付票の送付など、様々な場面で活用できる便利な活用方法をご紹介します。

この記事を読んでできること
kintoneに請求書を保存したタイミングで自動送信できる
・請求書の保存からメールの送信までの一連の流れを全て自動化できます
一括で請求書の保存、指定した日時に請求書の送付が実現
・一括で請求書を保存し、月末の9時に送信予約をしておけば送付漏れも防げます

請求書の電子化で手間と時間の削減を実現

請求書の送付を、手作業で行っている方は多いのではないでしょうか。
実は弊社も以前までは請求書を郵送で送付していました。(弊社が請求書の電子化に至った苦悩の記録はこちら。)
同じ悩みを抱えている方にはきっと役立つ情報かと思いますので、是非参考にしてください。

下記一連の流れが、全て自動化することが可能となります。

①kintoneアプリの出力ボタンから請求書を出力、レコード内に請求書の自動保存を行う
②①のタイミングで、レコード内の宛先アドレスに請求書を自動送信させる
③②のタイミングで、レコード内のステータスを”送信済”に自動変更させる

今回一括管理を行う顧客管理アプリは、以下のように作成しました。

レコード詳細画面はこのような構造です

それでは早速ですが、設定方法をご案内していきます。

プリントクリエイターで請求書の自動保存を行う

まずはじめに、プリントクリエイターとは、kintoneレコード内の情報を引用して帳票出力できるサービスです。
そしてkMailerは、同じくkintoneレコード内の情報を引用しkintoneで管理しているメールアドレス宛にメール送信できるサービスとなります。

そんなプリントクリエイターとkMailerの連携で、レコード内に保存した帳票を送信することは、kMailerとプリントクリエイターの便利な連携機能のご紹介の記事で既にご存知の方もいるかもしれません。
こちらにkMailerの自動送信機能を連携することで、請求書の保存→メールの送信→ステータスの変更までを全て自動化することが可能となります。
※kMailerは、プレミアムコースの機能が必要です。

まずプリントクリエイターにて、弊社が無償提供している【添付ファイルフィールドへの自動保存JS】の設定を行います。詳しい設定方法は、こちらから確認してください。

上記のJavaScriptを設定すると、kintoneアプリ上に「保存」ボタンが表示され、添付ファイルフィールド内に請求書の保存が出来るようになりました。
※上部の表示で「添付ファイル」でなく「–保存先フィールドを選択–」を選択すると「出力」ボタンが表示されます。

添付ファイルフィールドに請求書が保存された~

続いてkMailerの設定に進みます。

kMailerの自動送信の設定を行う

kMailer側にて、添付ファイルフィールドに請求書が保存されたタイミングで自動送信を行う設定をしていきます。
自動送信の設定方法の詳細は、こちらを参考にしてください。

今回は請求書がレコードに保存されたタイミングで自動送信を行うので、自動送信の設定は、
メールを送信するタイミング を「レコードの編集」とし、以下の内容を設定します。

「添付ファイル」「次のキーワードをファイル名に含む」「pdf」
「ステータス」「次のいずれも含まない」「送信済」

”送信済”を選択した状態です

kMailer側で自動送信の設定後、kintone側のWebhookの設定では、通知を送信する条件をkMailerの設定同様に「レコードの編集」と設定します。

その後メールテンプレートの作成では、以下のようにメールの本文内に請求書をダウンロードさせる箇所にフィールドを引用します。

請求書の添付ファイル以外でも、合計金額などフィールドの値を引用することが可能です

続いては、メール送信後のステータス変更の自動化を設定していきます。

送信後レコード編集の設定を行う

kMailerのプレミアムコースの機能である「メール送信後kintoneレコードの自動編集」を設定していきます。
こちらでは、請求書を自動送信したことをきっかけに、kintone内のステータスを、”未対応”→”送信済”に自動で変更を行うよう設定します。

まずは該当のメールセットを選択し、「送信後レコード編集」>「編集設定をつくる」より編集設定を作成します。

続いてメールテンプレート編集画面にて「送信後レコード編集設定」を行うと、メールテンプレート一覧画面上に設定内容が反映されます。

設定内容が反映されている!

一連の設定内容の確認を行ってみましょう

実際に、請求書の保存+自動送信+ステータス変更が行われるか確認してみましょう。
kintoneアプリから請求書の保存を行うと、レコード内に請求書が自動保存されたタイミングでkMailer側で設定したレコード内の宛先アドレスへ以下のメールが自動送信されました!

kintone内のデータが引用されて送信されている!

メール本文内のリンク(「トヨクモ株式会社.pdf」をダウンロード)をクリックすると、請求書をダウンロードすることが出来ました!

自動送信されたので、kintone側のステータスの内容を確認してみましょう。

自動送信前は”未対応”でしたが、自動送信を契機に、ステータスが”送信済”に変更されました!

時間を指定して請求書を一括で送信する

ここまでで、請求書を保存したタイミングで自動送信出来ることは確認できました。
運用によっては、自動送信ではなく定めた日時に請求書を一括で送信したいという方もいるのではないでしょうか。

kMailerでは「送信予約機能」も備わっているので、あらかじめプリントクリエイター側で請求書の一括保存を行い、例えば月末最終営業日の9時に送信するように予約しておけば、毎月の請求書の送り漏れも防げますね!

その場合は、まず顧客管理アプリのレコード一覧画面にて、添付ファイルフィールドへ請求書を一括保存します。

続いて請求書を送付する送信予約の設定を行います。
まず、顧客管理アプリの「メールを作成する」ボタンを押下します。その後、請求書を送信させたい日時を設定します。
今回は、月末の最終営業日である、【2020年9月30日AM9:00】に自動で一括送信するように設定を行います。

設定しました!

こちらの設定をしておけば、毎月の請求書送付も安心して行えますね!

ちなみに「送信予約機能」では、例えばレコード作成日時の、〇〇日後に送信等の操作も可能ですので、詳しくは日時を指定した予約送信の設定方法を参考に、運用に合った設定方法で試してみてくださいね!

30日間、無料でトライアル可能です!

今回はkintoneとプリントクリエイターとkMailerの組み合わせで、請求書の保存から送信、ステータス変更までを自動で行える活用方法をご案内しました。

日々の業務を少しずつ便利に削減していきませんか?
是非30日間の無料トライアルからお試しください!

この記事を書いた人

furukawa
古川と申します。
皆様のお役に立てるような記事を
お届けできるよう努めてまいります。
よろしくお願いします。
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