Read Article

誰でも簡単に使えるは本当だった•••15分であっという間に

DSC00998初めまして。今回が初ブログとなります、平山です!
入社5日目で、この業界は未経験者なので新鮮な事ばかりです。
まだ難しい言葉もよくわからないのですが、その分同じように「こういったものには触った事がない」という方には分かりやすい内容になるかと思いますので、ぜひ最後までお読みいただければ幸いです(OvO)

入社初日から安否確認サービスをマスターするべく勉強中でしたが、先日は弊社主催で「kintone連携製品セミナー」を開催するとの事で勉強の為に同行しました。
安否確認サービスの勉強に必死で、ほとんどと言っていいほどkintone連携系のアプリに触れる機会がなかったのと、サイボウズ社の社屋へ行けるということで、ワクワクしながら向かいました。

kintoneはここから生まれる

DSC01007

一周ぐるっとまわれる構造になっていて、世界の国々をイメージした会議室がいくつもありました。
こことは別のフロアもあるようで、そこでkintoneがこれからどのようになっていくのか話されているのかと思うと、非常に興味があります。
そこにもいつか行ってみたいです(^_^)

そういえば、「kintone」の名前の由来ってご存知ですか?
あの乗って移動できる雲、「キントウン」という事は簡単に想像できるかと思います。
では、なぜ「キントウン」なのか・・・それは、雲=クラウドに乗って、自在に迅速に動けるということを意味が込められている為です。
その名の通り、kintoneを使うとシンプルな業務アプリを月額使用料だけで自在に迅速に作ることができるます。

ちなみに!

ドラゴンボールの孫悟空が乗っているのは「筋斗雲」で、西遊記の孫悟空が乗っているのは「キン斗雲」だそうです。笑
どちらの「キントウン」を思い出すかは、人それぞれだと思いますが、私はドラゴンボールの方がパッと思いつきました(^_^)

自社に合ったアプリを作っていく感覚

まずは第一部!サイボウズ社の足立様からkintoneとはどういった事ができるか、というご説明をいただきました。

アプリを作ると大変そうだというイメージがありますが、基本的にはドラッグ&ドロップ。
つまり置きたい項目を引っ張ってきて、置きたいところでマウスを離す。
たったこれだけで、簡単に自社専用のアプリが出来上がるのです。

DSC01009

聞いているうちに「これは・・・簡単だな」と思いました。

私は以前の会社で、お客様からのお問い合わせ対応〜入金の管理まで全ておこなっていたのですが、情報の管理や共有が非常に困難でした。
見積もり金額や請求金額は、ファイルを確認すればわからない事はないのですが、いつ提出したのか、どんな話しをしたのか、以前だした見積りはいくらだったのか等、営業員に聞かないとわからない、メールを探さないと全体の流れが把握できないという事が、多々ありました。

結果、お客様からアクションがあったものや、当初から確度の高いお客様のフォローはある程度できていた反面、お客様からアクションが少なくなっていった案件や、検討期間が長くなっていったお客様に対しては、最後までアプローチしきれなかった部分がありました。

ですが、このkintoneは顧客情報や見積もり金額、請求金額等の情報共有はもちろん、前回見積もりより、どの数値がどれだけ変わったのかも自動的に計算され情報としてコメントに残ったり、営業員や問い合わせを受けた事務員の方のコメントも自由に書き込め、権限のある方であれば誰でも確認できます。

kintoneアプリを進化させる、kintone連携アプリ

さて、ここからは第二部!弊社の田里が、5つのkintoneアプリをご紹介させていただきました。

DSC01014

なぜ「kintoneアプリ」ではなく「kintone〝連携〟アプリ」なのか。
図を用いて、分かりやすく説明しておりますので、まずはこちらのページご覧ください。

これまでkintoneでは、数多くの業務支援アプリがリリースされてきました。
弊社のアプリは、そういったアプリと連携させて、さらに使いやすく、アプリを進化させるアプリを扱っております。

kintoneで外部向けフォームが作成できる

まずは、フォームに登録された情報を、kintoneの中で集約・管理できる「フォームクリエイター」のご紹介です。

DSC01017

このアプリは、外部に向けてフォームが公開できる連携アプリです。

カンパニーサイト等のお問い合わせフォームはもちろん、アンケートや求人申し込みフォーム、会社から注文する、お弁当の数の集計に利用するなんて事もできちゃいます。
この連携アプリは、フォームクリエイターに登録された情報を、kintone内で自動的にリスト化され、その情報から簡単にグラフも生成できる為、動向を一目で確認する事ができます。

一般的なフォームサービス提供会社では、入力されると情報がメールで送られてくるというのが多いのですが、このフォームクリエイターでは、登録された情報はkintone内に蓄積される為、よりセキュアな情報管理が可能です。
IP制限やパスワードの設定も可能なので、閲覧できる方を社内の人間だけに限定する事も可能です。

リアルタイムで情報更新ができるkViewer

次に、外部に向けて情報が公開できる、「kViewer」のご紹介です。

DSC01019

このkViewerは、kintoneの情報に連動して、リアルタイムで情報が更新される連携アプリです。

これまで、kintoneで集計されたデータ、今月の目標や達成状況などをリアルタイムで知る為には、閲覧する全員がkintoneのライセンスを持つ必要がありました。
ですが、kViewerを利用するとkintone内の特定の情報だけを、誰にでも閲覧できるように公開する事ができる為、kintoneライセンスの費用を低減させる事ができます。

kViewerもフォームクリエイター同様、IP制限やパスワードの設定が可能な為、社外に漏らしたくない情報は、しっかりと守る事ができます。

日本データ通信協会認定のタイムスタンプ

3つ目は、税法に則った形で領収書などのペーパレス化ができる「タイムスタンプ」のご紹介です。

DSC01022

「スタンプ」と聞くと、印鑑のようなものを思い浮かべますが、この「タイムスタンプ」というものは、目に見える印影などが書類に押されるわけではありません。
領収書などを取り込んだPDFファイルに「いつ保存されたのか」という証明書が付与されるようなイメージのアプリです。

会計書類のペーパーレス化の要件には、日本データ通信協会認定のタイムスタンプが付与される事が条件となっております。
日本では、2社しか受けていない認定で、弊社ではその内の1社である、セイコーソリューションズ様のタイムスタンプを用いておりますので、安心してご利用いただけます。

このタイムスタンプというもの。以前は、建設会社の取引先間で、工事の受発注が発生する度に、契約書を郵送でやり取りをして・・・という業務の煩雑さをなくす為に主に利用されていました。
発注者がタイムスタンプを付与した契約書をPDFファイルとしてメールで送り、請負社ががその内容を承認をしてタイムスタンプを付与して返信すると、会社の印鑑を押印せずとも、法的な効力が発生する正式な契約書ができあがるのです。
さらに、タイムスタンプを利用した電子契約書では収入印紙の貼付けが不要なようなので、経費の節減にもなるようです。詳しくはこちら

2015年9月30日の規制緩和で、これまで金額の制限などがあった会計書類の電子化が、より容易になりました。
来年度もさらに規制緩和がある様子なので、会計資料の保管料経費、紛失・焼失などのリスクを考えると、これからますますペーパーレス化が進みそうですね。

大事な資産をバックアップ!

4つ目は、kintoneのデータを自動的にバックアップする「kBackup」のご紹介です。

DSC01044

kintoneのバックアップは、サイボウズ社で取っておりますが、原則的にはkintoneご利用社様が人為的なミスでデータを消失させてしまった場合、復元はできません。(場合によっては有償でできる事もあるようです)

そこで活躍するのが、このkBackupです。
このkBackupは1日1回自動的にバックアップを実施し、直近30回分のバックアップ保管します。

その他にも、JavaScriptを組み込めばkintoneでなにか操作をする度に、その都度オンラインバックアップをとることもできます。

実際に、データを間違えて消してしまった、アプリの設定を間違えてフィールドごと全て消してしまったという事も起きております。
データは会社の資産です。その資産をしっかり守っていく為に、万が一の事を考えていく必要性を感じました。

いつもの帳票をそのまま!プリントクリエイター

最後に!弊社のkintone連携アプリの中で、最も反響のあるプリントクリエイターのご紹介です。
kintoneアプリでは、ほとんどの見積書や請求書アプリで印刷機能をもっていますが、それをさらに進化させるするアプリです。

現存するkintoneアプリは、顧客情報から自動的に情報を引っ張り、見積書や請求書などが簡単に作成できるようになっているのですが、印刷されてくる形式が非常にシンプルだったり、自社の形式に合わせるというような事ができませんでした。

ですが、このプリントクリエイターは違います。

今まで使っていた自社の形式の見積書や請求書を読み込み、kintoneのどの情報をどこに自動的に配置させるか、ミリ単位で指定する事ができるのです。
これにより、見積書や請求書だけではなく、様々な書類を自社のイメージに合った形で印刷する事ができます。
ロゴや写真、kintoneで作成された図も、簡単に自動配置の設定ができる為、まさに思い通りのものが印刷できます。

今回のセミナーで1時間もの時間を設けた目玉製品。15分の説明と、45分の体験学習という実践形式でおこないました。
これまでの4つのアプリもそうですが、このプリントクリエイターも、私はマニュアルどころか、画面を見るのも初めてなので、興味深々。

「さぁ!いっぱいメモして、写真も撮るぞ!」と思っていたのです

が!!

メモを取るほど難しい事が一切ありませんでした。笑
写真を撮るような難しい手順のあるスライドもなかった為、写真もないので代わりにこれを貼っておきます♪( ´▽`)

DSC01002(このボウズマンの左の黄色い紙に、サイボウズという社名の由来が書いてあります)

それほどに簡単で、シンプルなものだったのです。
私は一度も触らず、15分の説明を聞いただけで、基本的な操作はすべて分かってしまいました。

今回ご来場いただいた方々も、1時間とかからず使いこなしておりました。

kintoneは難しいシステムではなく、業務を簡単にするアプリです

最初は、業務用のグループウェアって難しそうだなと思っていました。私はこういうのをまったく触った事がなかったので。
ですが、kintoneは決して難しいシステムではなく、業務を簡単にするアプリを導入するだけなんだ、と思ったら一気に見方が変わりました。

ここまでご紹介してきた弊社のkintone連携アプリは、その中でも特に、誰もが簡単にすぐに使える、という点に重きを置いて開発しております。

kintoneと同様、弊社の製品は全て無償のトライアル期間を設けております。
気になったらまずは触ってみてください_φ(^ ^ )

30日間無料トライアル実施中

利用方法などは、お電話やメールで丁寧にサポートさせていただきます。

私の名前も、もっと知識をつけたら、メールや電話に登場するかも・・・?笑
もし出たら、頑張ってるんだなと思ってください。笑

最後までお読みいただき、ありがとうございました!

 

この記事を書いた人

平山
URL :
TRACKBACK URL :

LEAVE A REPLY

*
*
* (公開されません)

Return Top