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回答者に応じた認証が可能!~「簡易認証」の便利な使い方~

こんにちは!矢野です!今回も前回に引き続き、kintone連携サービス「フォームブリッジ」の記事第二弾です!!(前回記事はこちら→ボタンの文言変更も!~フォームブリッジの「多言語化」~

さて、今回のテーマは「簡易認証」です!「簡易認証」とは、アクセス制限という項目の中の1つの機能のことです!

「簡易認証」と言われてもどんなものなのか、どう使えばいいのか、など名前からでは少し想像しづらいかと思います。しかし、「簡易認証」にはとても便利な使い方があるのです!

「簡易認証」とは?基本的な使い方

まず、そもそも「簡易認証」って何なのかから説明していきますね。「簡易認証」とは不特定多数の回答者から回答を求める際に、回答者に簡単な認証としてユーザー名、パスワードを求めることができます。

今回は「商品発注フォーム」というフォームを使います!回答者は他社のお客様というイメージです。まず、使う前準備をしましょう!初めに、↑の赤枠で囲まれた「アクセス制限」という項目をクリック!!

すると、4つの機能が出てきます。その中の「簡易認証を利用する」にチェックを入れましょう!すると、、こんな画面になるので、紫の「+」ボタンをクリック!

すると「名前」、「ユーザー名」、「パスワード」の欄ができます!これらの欄に、登録しているお客様の情報を入力します!(「パスワード」の欄は、「password」と入力しました。)今回の例では、フォームの使い方に沿って「名前」の欄に会社名を入力しました。そして、「保存」ボタンをクリックすると、↑のように「アクセス制限の設定を保存しました。」と成功メッセージが出ます!そして、「編集完了」をしましょう。これにて、準備完了です!!

ではでは、さっそく使っていきましょう!まずはしっかり認証をかけられるのか、さっき入力した情報で回答ページに移動できるのか、を確認してみますね、

↑「公開フォーム」をクリックすると回答ページに移動できます!すると、、しっかり認証をかけられました!!そして、この欄にさっき登録した「ユーザー名」、「パスワード」を入力します。すると、、 無事に回答ページに移動できました!ここで、サイボウズスタートアップス社として椅子を5つ、テーブルを2つ発注するフォームを記入します。

確認画面はこんな感じです。回答ボタンをクリックすると、無事、回答できました!このように、回答者に応じてユーザー名とパスワードを登録して認証をかけることができます。ちなみに、登録できる回答者の数は、1,000通りです!!(回答者の登録を追加したいときは、「簡易認証を利用する」の画面の「+」ボタンで追加、もしくは雲のマークからCSV一括アップロードができます)

ちなみに、kintoneアプリにもしっかりデータが投稿されていました。

しかし皆さん、回答ページの会社名の項目、なんか二度手間のように感じませんか…?せっかく認証をかけていて、どのお客様からの回答かもう分かっているのに再度会社名を入力させて、そのデータをkintoneアプリへ投稿していますよね!

実は!!

「簡易認証」では回答者にこの手間を省くことが出来るのです!!!

認証に使ったデータをkintoneアプリへ投稿

「簡易認証」ではただ回答時に認証をかけるだけではなく、認証に使ったデータをkintoneアプリへそのまま投稿できるのです!!ではその使い方をみていきましょう!

まずやることは、「kintoneアプリの保存先フィールド」の変更です!これから説明していきますね。まず、初めの編集画面に戻り、「kintoneアプリ」という項目をクリック!すると、「kintoneアプリの保存先フィールド」という項目が出てきます。↑赤枠で囲まれたように、今は回答フォームの「会社名」というフィールドが、kintone側の「会社名」というフィールドに投稿されるように設定されています。これこそ、二度手間を生み出している要因なのでkintone側の「会社名」に投稿するデータを、簡易認証の時に「名前」の欄に記入したものに変更します!!(今回は、「サイボウズスタートアップス」。)フォームブリッジの「会社名」の欄をクリック!そうすると、、変更できるものの一覧が出てきます。その中から、赤枠で囲まれたように「簡易認証で認証した名前」を選択!こうすれば、「保存」ボタンをクリックすればO.K.!

また、回答フォームの「会社名」というフィールドは必要ないので削除または回答ページからは見えないように設定しておきます。編集画面の「フィールド」の項目をクリック!そして、赤枠で囲ったように「会社名」のフィールドを削除(「削除」と出ている赤いボタンをクリック!)また、削除せずに回答ページから見えないようにするには、、まず、「フィールドの設定」と出ている緑のボタンをクリック!するとこのような画面になるので、「フィールドを表示しない」の欄にチェックを入れましょう!そして、「保存」ボタンをクリックし、「編集完了」すればO.K.です!

それでは、また回答してkintoneアプリへ投稿されたデータを確認してみましょう!今回はソファーを2つ、ベッドを1つ発注してみます。さっきと同様に、回答ページに移動してみると、、

しっかり回答ページから「会社名」が無くなってます!!このページで発注内容を埋めてみると、 こうなりました!このページには「会社名」の情報がありませんが、このまま回答してみます!そして、kintoneアプリで投稿データを確認してみると、、

「会社名」の欄に「サイボウズスタートアップス」としっかり登録されていますね!!!「簡易認証」の時に入力した「名前」の欄の情報がちゃんと紐づけられていることが確認できましたね。これを使えば、回答者(お客様)の手間を省くことができそうですね。回答フォームをすっきりさせることもできます。また、「名前」だけでなく「ユーザー名」もkintoneアプリへ投稿できます!

「アクセス制限」の他の機能

最後に、「アクセス制限」の「簡易認証」以外の他3つの機能について簡単に説明します!

回答数を制限する

まず、「回答数を制限する」ではフォームに回答できる回数の上限を設定して、それより多くの回答を受け付けないように設定できます!まずは欄にチェックを入れます。そして例えば、、このように上限を10に設定し保存ボタンを押してみます。すると11回目以降の回答者が、回答ページに移動しようとすると、このような画面になり、回答ができません!

公開期間を設定する

次に「公開期間を設定する」では、回答を受け付ける期間の設定ができます!使い方は、まずさっきと同様にチェックを入れた後、

公開期間の欄をクリックするとカレンダーが出てくるので、開始日時と終了日時を設定できます!これによって、公開期間前後の回答を受け付けないように出来ます。試しに公開期間外に回答しようとすると、さっきと同じ画面になります。

IP制限を利用する

最後は「IP制限を利用する」です!これは、回答ページにアクセス可能なIPアドレスを設定できます。ですので、指定されてないIPアドレスからは回答ページにアクセスできません!

試しに↑のようにIPアドレスを設定し、このIPアドレスでない端末で回答フォームに移動しようとすると、このような画面になり、アクセスが制限され回答できません。

まとめ

今回は、フォームブリッジ第二弾として「簡易認証」について説明してきました!

やっぱり、認証に使ったデータをkintoneアプリへ投稿できる!ことはすごい便利ですね。これによって、認証をかけるだけで回答者の名前(今回は会社名)、ユーザー名をkintoneアプリへ投稿できます!回答者の手間も省けますし、回答フォームのフィールドを少なくできるので、皆さんも是非使ってみてください!!

フォームブリッジが気になった方、試しに使ってみたい!と思った方は、こちらの無料トライアルにてお試しいただけます!!ぜひ一度、フォームブリッジを使ってみてください!!

これからもフォームブリッジの便利な機能を紹介していきます!

それでは今回はこの辺りで~!

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