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フォームブリッジ×kViewer ルックアップ・Myページ・編集機能 虎の巻!

フォームブリッジ×kViewer ルックアップ・Myページ・編集機能 虎の巻!

こんにちは!すこしずつ暖かくなってきてわくわくしています、嶋田です。今回も元気いっぱいにkintone連携お役立ち情報をお伝えしていきますよ。

今回のテーマ:フォームブリッジ×kViewerの連携機能の使い分け!

皆さんご存知、弊社のWEBフォーム作成サービスフォームブリッジと、kintoneのデータを外部に公開するページを作成するkViewer。この2サービスを連携してご利用いただけることはご存知いただいている方も多くいらっしゃるかと思いますが、どのようなときにどんな機能を使えばいいのか、あまりよくわからない……どう設定したらいいかわからない……という状態の方もいらっしゃるのではないでしょうか。

そこで、本日はフォームブリッジ×kViewerの連携機能「kViewerルックアップ」「Myページ」「編集機能」に関して、バシッとご案内したいと思います。

各機能の使い分けに関して

まず、使い分けを簡単にチャート化してみました。以下の表をご覧ください。

やりたいことに近いものを選びましょう

一口に「kintone内のデータを参照させたい」といっても、kintoneに用意したデータをマスタとして、フォームに呼び出したいのか、kintone内のデータを閲覧させて編集もしてほしいのか、やりたいことによってご利用いただく機能が異なってきます。

まず、kintoneに用意したデータをマスタとして、フォームに呼び出したい場合は、「kViewerルックアップ」を利用します。社員マスタからデータを引用して、入力しやすくしたい場合や、製品マスタからデータを引用して、データの統一を図りたいときなんかはこちらですね。

kintone内にあるデータを閲覧してもらいたい、またそれに対して編集を加えるようなときは、まず閲覧用のビューを作成し、編集機能を付与しますが、作成するビューには2通りの方法があります。

Myページビューで閲覧者それぞれのURLを用意するか、リストビューで同じURLの一覧を準備し、そこから編集してもらうか、のどちらかですね。

Myページビューに関しては、レコード毎に異なるURLが生成されます。こちらは、利用頻度は高くないけれども、メールで一遍に送信して、多くのお客様に利用してほしいときに便利かなと思います。

リストビューの場合は、レコードを絞り込むためには簡易認証を利用する必要がありますが、Myページビューであれば元々URLが分かれているので、簡易認証を設定する必要はありません。Myページビューの場合、簡易認証を設定して、アクセスの際に認証を設けることは可能ですが、レコードごとに簡易認証のユーザーIDを紐づけることはできかねます。

また、最初にフォームから登録してもらい、再度編集も可能とするようなときもMyページビューがいいと思います♪ フォームの自動送信メールに、MyページのURLを含め、そこから再度編集してもらうことが可能です。

ちなみに、先日弊社にて行ったプリントクリエイターのアンケートもMyページビューを利用していました。

リストビューは、同じURLの一覧にアクセスしてもらいます。簡易認証を設定することによって、認証したIDに合致するデータによってレコードを絞り込むことが可能です。こちらは比較的利用頻度が高いようなページ、例えば自社の、kintoneアカウントを持っていない担当者に情報を閲覧してもらい、更新してもらうような場合や、アクセスするページが一つのほうが都合がいい会員ページのような場合などが考えられますでしょうか。

では、一つずつ設定を確認していきます。

kViewerルックアップの設定方法

kintoneに用意したデータをマスタとして、フォームに呼び出したい場合はkViewerルックアップを利用します!

これがkViewerルックアップ

kViewerルックアップの詳細な設定方法はこちらをご確認いただければと存じますが、簡単に以下にご案内しますね。

①マスタとなるアプリを作成する

②kViewerで「外部公開API」ビューを作成する

③お問合せ管理アプリなど、フォームの接続先となるアプリを作成する

④.フォームブリッジで、お問合せ管理アプリへデータを登録するフォームを作成する

⑤フォームブリッジ内で「kViewerルックアップ」の設定を行う

kViewerルックアップの設定

なお、kViewerルックアップの良いところは入力される方が、マスタから検索したり、全件表示して選択したりできるところですが、顧客に入力フォームを案内する場合などに、あらかじめ顧客情報を入力した状態でフォームを表示したい!ということもありますよね。

その場合は、「簡易認証」を同時に利用することで自動的に入力できるようになります!

kViewerルックアップのフィールドのフィールドコードを簡易認証の “ユーザー名”のフィールドコード(__authenticationUsername__)に設定することで、簡易認証で入力したデータをkViewerルックアップに連携し、取得したデータをフォームに表示するような方法です。

少々設定方法が複雑ですが、興味のある方は試してみて下さいね。※後日、より詳細な設定方法のブログを公開予定です!

Myページビュー+編集ボタンの設定方法

レコードごとに個別のURLを案内したい場合はMyページビューを利用します!

Myページの一例

詳細な設定方法はこちらにございますが、簡単に案内しますね。

①kintoneにて閲覧・修正をしてもらいたいアプリを作成

②kViewerで「Myページビュー」からビューを作成し、「レコード詳細」からどのフィールドを公開するのか設定する

③フォームブリッジでフォームを作成し、「kViewer」からkViewerと連携して「連携するMyページビュー」を選択する

④kViewerの設定の「フォームブリッジ」より、フォームの公開URLを入力して、編集ボタンの設定をする

※なお、kViewerで閲覧したビューから、編集ボタンを押してフォームに遷移するときは、「フィールドコードが同じフィールド」にデータを渡していますので、kintone側とフィールドコードを揃える必要があります。

リストビュー(+簡易認証)+編集ボタンの設定方法

同一URLのビューを作成し、閲覧してもらうと共に、詳細画面に設けた編集ボタンから編集できるようにする場合は、リストビューを利用します。

公開フォーム上に編集ボタンを設置

設定方法は以下になります。

①kintoneにて閲覧・修正をしてもらいたいアプリを作成

②kViewerで「リストビュー」からビューを作成し、表示させるコンテンツを設定する(設定方法はこちら

③フォームブリッジでフォームを作成する

④kViewerの設定の「フォームブリッジ」より、フォームの公開URLを入力して、編集ボタンの設定をする

⑤ビューを表示したときに、IDと合致するフィールドを絞り込みたい場合はkViewerにて「簡易認証」を設定し、「追加絞り込み条件」を設定する(設定方法はこちら

⑤の設定をしない場合は、ビューにアクセスする全ての方に、ビューで表示させている全てのレコードが見えるのでご注意ください。

kViewerで閲覧したビューから、編集ボタンを押してフォームに遷移するときは、「フィールドコードが同じフィールド」にデータを渡していますので、kintone側とフォームブリッジ側でフィールドコードを揃える必要があります。

上記の例のように、出力ボタンを設定して出力もできるようにする方法はこちら!!!

最後に

kViewerルックアップとMyページ、またリストビューと、編集機能に関してご案内しました。少し複雑ですが、最初の設定さえしてしまえば入力をより簡単にしてくれる便利なツールなので、ぜひ試してみてくださいね。

フォームブリッジとkViewerをまだ試したことがない!昔に触ったことあるけどまた試してみたい!とおもっていただいた方はこちらからどうぞ!!

フォームブリッジ kViewer

それではまた。

この記事を書いた人

嶋田
嶋田
嶋田と申します。
kintone初心者ですが、少しずつ習熟してまいりたいと思います。
kintoneを初めてお試しになるかたにわかりやすく、使っていただいているかたにも参考にしていただける記事を目指してまいります。
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