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【フォームブリッジ】自動返信メールを使いこなす!設定方法虎の巻!

【フォームブリッジ】自動返信メールを使いこなす!設定方法虎の巻!

こんにちは!最近寒いのでレンジでミルクティーを作るのにはまっています、嶋田です。お勧めの淹れ方はマグカップにティーバッグひたひたのお水を入れて1分→お好み量のミルクを足して1分半~2分です╭( ・ㅂ・)و̑

さて、今回はフォームブリッジの「自動返信メール」についてご案内します!自動返信メールとは、スタンダードコース以上でご利用いただける、フォームに入力されたメールアドレスに対して予め設定された内容を返信する機能となります。

自動返信メールは設定されている方が多いのではないでしょうか。設定はしているけれど、使い方がいまいち分からない、もっと設定できるのかな?? 今回はそんな方のために、フォームブリッジの自動返信メールについて細かく分解して、詳細にご案内していきたいと思います。

スタンダードコース・プレミアムコースの違い

スタンダードコースでは、「自動返信メール」の項目から+ボタンより、自動返信メールを追加できます。また、スタンダードコースでは、kintoneへ保存する処理の他は「エラー通知メール」もしくは「自動返信メール」のみとなります。

※「はじめから作成」からフォームを作成すると、「kintoneへ保存」「エラー通知メール」の処理のみ設定されています。

こちらに自動返信メールを後から追加すると、回答後は①「kintoneへ保存」②「エラー通知メール」③「自動返信メール」の順番となり、自動返信メールは実行済みの処理が全て成功した場合に送信される仕様となります。kintoneへ保存に失敗した際などは、自動返信メールが飛ばなくなりますのでご注意ください。

フォームを「はじめから作成」し、後から自動返信メールを設定した場合の処理の順番

なお、スタンダードコースの場合「記名アンケートフォーム」「お問い合わせフォーム」から作成していただければ、自動送信メールが先に送信されますので、必ず自動送信メールを送りたいときは、これらの「目的のフォームをつくる」よりフォームを作成してくださいね。

プレミアムコースでは、回答後処理を追加する機能があります。自動返信メールの他にも、回答を加工してkintoneに送信したり、自動返信メールとは別に管理者メール通知を送ることができます。そのため、自動返信メールをどのような場合に送りたいか、「処理条件」の設定ができます。

回答後処理について         ※プレミアムコースのみ

「回答後処理」から並べ替えや新規登録が可能

「回答後処理」のメニューから、並べ替えや新規登録ができます。フォームを作成した後に、自動送信メールの設定を追加した場合は回答後処理の一番下に追加されるので、この画面から並べ替えを行ってくださいね。新規登録や各処理の編集もこの画面から行います。

なお、「処理条件」が設定されている場合、上記の「実行済みの処理でエラーが発生」のように条件が表示されます。条件がないものは「常に」に設定されているので、常に実行される処理となります。

それでは、自動返信メールの設定項目を、上から順番に確認していきましょう。

設定項目について

処理条件の設定    ※プレミアムコースのみ

「常に」を設定すると必ず送信処理を行います

「常に」「実行済みの処理でエラーが発生」「実行済みの処理が全て成功」「回答者の言語によって」「フィールドの値によって」の他、kViewerのMyページを利用する場合「新規登録時」「編集時」から処理条件を選択していただけます。

お問合せや申込フォームのような、必ず自動返信メールが届く必要がある処理の場合は「常に」に設定していただくと常に(kintoneへ登録ができなかったときでも)送信されますよ!

その他、処理条件に関してはこちらの記事にて詳しくご案内しておりますので合わせてご覧ください。

名前・説明・件名

名前……回答後処理に画面にて表示される管理名です。初期値は「自動返信メール」となっていますが、メールがいくつもあるような場合は「〇〇への自動返信」など入力を変更してください。※プレミアムコースのみ表示されます。

説明……どのような処理を行うかの説明です。初期値では「宛先アドレスのフィールドに自動返信メールを送信する処理」となっています。

件名……メールの件名を設定します。初期値では「〇〇(フォームのタイトル)への回答ありがとうございます」となっています。

因みにフォームのタイトルはフォームブリッジの設定メニューの「一般設定」→タイトルから確認していただけますよ!こちらを変更された場合も、既に作成している自動返信メール設定の件名は自動的には変更されませんので編集してくださいね。

メール形式

テキストメールとHTMLメールから選択できます。HTMLメールで設定する場合、改行のタグ等も記述する必要があるのでご注意ください。

本文

初期入力されている本文と、入力可能なフィールドコード等のデータ

自動返信メールの設定を作成していただくと、予め文章が入力されています。予め入力されている文章はサンプルなので、全て削除していただいて問題ないです。

お客様が入力した各フィールドのデータ等、本文中に記載可能なものに関しては本文の入力欄下の各ボタン(引用元のフィールド一覧)から選んでクリックすると、カーソルの位置に挿入されます。

なお、上記の「お名前(文字列__1行__1)」をクリックすると、

本文中に {{文字列__1行__1}} のように記載され、「山田太郎」のように、お客様が入力されたデータのみが反映されますので、

お名前:{{文字列__1行__1}} のように、送りたい文面に合わせて編集してくださいね。

テーブル内フィールドの記載について

テーブルのフィールドは、引用元のフィールド一覧に記載がないのですが、本文にコードを記載することで引用することができます。記述方法に関しましてはサポートの対象外となりますが、例えば

{% for row in order_list %}
{{row.value.item.value}}
{% endfor %}

order_list……テーブルのフィールドコード、item……引用したいフィールドのフィールドコード

のように入力していただくことでテーブル内フィールドも引用できます。

詳しくはこちらの記事を参照してください。

多言語化設定のメール記載に関して

「多言語化」とは、回答フォームの文言の言語をブラウザの言語設定に応じて変更する機能ですが、選択肢系フィールドの多言語化設定した選択肢を、自動返信メールにも記載することが可能です。

{{ 選択肢フィールド名|t }} のように設定してください。 

多言語化の設定については、詳しくはこちらの記事をご覧ください♪

エスケープしてしまう記号について

フォームブリッジのセキュリティ上、自動返信メールの文面上で自動的に変換されてしまう一部記号があります!

「& ” ‘ < >」等の一部の半角記号が該当します。

例えば、「&」の記号は「&amp; 」のように変換されます。

こちらの解決策としては、{{文字列__1行_}}を{{文字列__1行_|raw}}のようにフィールドコードの後ろに「|raw」の文字列二重括弧内に含めることで 正しく記載されます。エスケープされる半角文字列の入力がなかった場合にも 文字化け等が起こることや、「|raw」の文字列が表示されてしまうようなことはありません。お困りの場合は設定してみてください♪

差出人アドレス

フォームブリッジの自動返信メールはnoreply@form.kintoneapp.comのアドレスから送信されます。こちらはセキュリティ上、固定としております。

なお、プレミアムコースをご利用いただき、kMailerと連携すると、kMailerにて設定した自社ドメインから送信することが可能です。

差出人名

こちらには、デフォルトではフォームブリッジをご利用いただいているユーザー名が入ります。必要に応じて変更してください。

なお、ユーザー名はフォームブリッジのシステムページの右上に表示されていて、ユーザー名をクリック→「アカウント情報」から変更が可能ですよ。

宛先アドレス・宛先名

送信するメールの宛先となるメールアドレスと、宛先名に入力するフィールドを設定します。宛先名は、受信したメールサーバー側の仕様にもよりますが、TOの部分の表示名として表示されます。

宛先アドレスは必須となりますが、宛先名は省略が可能です。

バウンス(送信エラー)発生時、管理者に通知する

チェックを入れると、回答者のメールアドレスの入力ミスなど、何らかの原因でメール配信に失敗した場合に、送信できなかった旨のエラーが管理者メールアドレスに通知される機能です。

オマケ・管理者通知メールを複数人に送りたい!!      ※プレミアムコースのみ

こちらもよくお問合せいただく部分です。

管理者通知メールに関しても、基本的には自動返信メールと同様の設定となりますが、「宛先アドレスを任意に設定できる」という点が異なります。

但し、こちらのアドレスは一件の管理者通知メール送信処理に対して、一件のみが登録可能となります。

でも、山田さんも中村さんも管理者なので2人共にメールを送りたいっていうこと、ありますよね。

その場合は、管理者通知メール送信設定を複製して、それぞれ別のアドレスを設定してください。

1つの処理に対してメールアドレスは1つのみ!

なお、余りないパターンかもしれませんが、自動返信メールも複数設定することは可能ですよ。

いかがでしたでしょうか?一通り、フォームブリッジの自動返信メールの設定に関してご案内をさせていただきました。

使っていなかった機能がありましたら、ぜひ設定してみてください。

フォームブリッジを試したことがない!という方は、ぜひこちらからどうぞ。

今後も、このようなお役立ち記事を増やしていきたいと思います!

それではまた。

この記事を書いた人

嶋田
嶋田
嶋田と申します。
kintone初心者ですが、少しずつ習熟してまいりたいと思います。
kintoneを初めてお試しになるかたにわかりやすく、使っていただいているかたにも参考にしていただける記事を目指してまいります。
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