kintoneをさらに業務で活かすノウハウ【フォームブリッジ活用事例】

前回は「フォームブリッジ」の基本機能についてご紹介いたしました。今回は連載第3回!

さて、kintoneをせっかく使うからには、多くの業務の効率化に役立てたいもの。
kintoneをより業務に活かすための橋渡し役としておすすめなのがフォームブリッジ!

「フォームブリッジは本当に実際の業務で使えるの?」「どういう場面で使えるの?」という疑問にお答えすべく活用事例をご紹介していきます!

Case1:現場の声がはやく収集できる!ヒヤリハットのデータベース化を実現

業務中、怪我の有無に関わらず、危険を感じて「ヒヤリ」としたことや、事故や怪我に繋がったのではないかと「ハッ」としたことはありませんか?
仕事中に「危険だ」と感じたいわゆる「ヒヤリハット」は重大な事故が起こる前に共有し、会社全体で改善案を考案し、未然に防ぎたいですよね。

厚生労働省の「職場のあんぜんサイト」 においても多くの事例が掲載されていますが、使用する機材や環境、人も各社の業務で様々です。やはり実際に自社で起こった「ヒヤリハット」事例を迅速に報告してもらい、状況を把握したいですね。

kintoneにアプリをつくって、実際の現場で誰かが気づいた”危険”とその”改善策”を蓄積していくことで、今後の業務改善の会議にも活用でき、たまったナレッジを他の地域の現場や、協力会社・取引先へ共有することもできます。

「じゃあ自社のヒヤリハット事例を集めてkintoneに蓄積しよう!」と思った時、「どう集めるか?」をまず検討する必要があります。

まず思いつくのは紙での収集。
「いつ」「どこで」「どんな状況で」「どのような作業をしようとしたときに起こったのか」「改善案」といった項目を印刷した報告用紙を用意し、書き込んでもらう…その方法で困ることとして出てくるのが

  • 報告者からの文章での現場説明には限界があり、対策本部としては危険度・重要度の優先順位付けがしづらい。結局対策本部の担当者がすべて現場まで見に行く必要が出てくる
  • 1ヶ月分の報告書をまとめて対策本部に持っていく、など業務フローによって気づきから報告があがるまでに時間がかかる
  • 提出された報告内容をkintoneに転記する作業が発生してしまう
  • 報告時に記入してほしい項目を追加・編集したいときに、報告書類を印刷し直し、古いものを廃棄する作業が発生してしまう

などの問題。

ここで橋渡し役として活躍するのがフォームブリッジです!対策本部のメンバーだけkintoneアカウントを持っていれば、実際の現場からはフォームブリッジを用いてヒヤリハット報告用のwebフォームに入力してもらうことで、こんなメリットが↓

  • 業務中に感じたヒヤリハット報告を写真付きでスマホからでも送ることができる
    • 文章と写真で説明できるので、対策本部に早く正確に状況を伝えられる。本部は対策優先順位をつけやすい。
    • スマホからでも送れるので、ヒヤリハットな事象が起こった現場からその日のうちにすぐ報告を挙げられる
  • 報告はkintoneに自動で入っていくので、対策本部メンバーがデータ入力作業をする必要なし!
  • 報告してほしい項目の追加・編集はいつでも可能!

一番大事なことは、事故が起こる前に一刻も早く、誰かの「気付き」を吸い上げて会社全体で共有し、改善を完了することです。

webフォームなら、改善完了に至るまでの期間を紙ベースでの報告収集より断然スピードアップできますね!

Case2:日程の管理・調整が必要な申込みはkintoneで簡単管理

続いての活用事例は弊社の導入事例取材記事でご紹介させていただいている、徳島県神山町の町づくり団体「認定特定非営利活動法人グリーンバレー」様の事例を交えてご紹介いたします。
皆様の業務には、お客様が店舗に来訪される日程調整が必要だったり、日程の管理が必要な物品・場所の貸し出し業務はありませんでしょうか?コロナ禍においてはオンラインでの面談・相談の日程管理や、オンラインセミナーの申し込みの管理などが発生している会社もあるかと思います。
もし、それらの申込みを電話・メール・口頭など、複数のルートでの申し込み受付をされているのであれば、フォームブリッジで作成したwebフォーム経由からのお申込み方法に集約することで業務をかなり効率化でき、ダブルブッキング等のトラブルも発生しにくくなるかも知れません。
グリーンバレー様の場合、こちらのbefore図のように、複数のルートからの視察申し込みをさばくのにかなり時間を取られてしまっていたとのこと。
特に電話の場合リアルタイムで担当者が拘束されてしまいますし、「言った、言わない」でトラブルになることも十分考えられますよね。
そこでフォームブリッジの出番です。フォームブリッジで受付窓口を1つにすることで、申込み情報はkintoneにすべて自動でまとめられますし、kintoneの標準機能であるカレンダー表示で担当者は一覧把握ができます。
自動返信メールをフォームブリッジで設定しておくことで、申込者の手元に申込内容を残しておくことも可能です。
申し込み情報管理にkintoneを活用していくことで、昨年の申し込み数を振り返ったり、年間・月間の報告をするのもラクラクです!

Case3:たった5ライセンスのkintoneアカウントで全社員の申請が可能に

最後にご紹介するのは「社内申請」の業務の効率化にもkintoneとフォームブリッジが活用できる例。
kintoneは最低5ライセンスから使うことが可能なので、なんとkintone5ライセンス+フォームブリッジ1つで社内申請をすべてまかなうことも可能になります。
第1回でもご紹介しましたが、kintoneにはプロセス管理という機能があるので、社内申請業務にkintoneを活用するとオンラインで申請処理を回すことが可能になり、かなり業務の効率化がはかれます。
ただ、パートさんや派遣さんにも全員にkintoneのアカウントを発行して使っているよ、という企業もあれば、
日常的にkintoneへ書き込んだり編集したりする管理者にだけkintoneアカウントを付与して、普段の業務にkintoneは不要なメンバーにはkintoneアカウントは渡していないよ、という企業もあると思います。
前者の場合、経費申請や交通費申請、有給休暇申請やシフト申請など、kintoneでアプリを作っておけば、それぞれレコードを作成して自分で書き込んでいってくれますが、
後者の場合、kintoneアカウントを付与していないメンバーからの申請は紙で上長や担当部署が受け付け、kintoneへ書き起こして入力し、申請を回す、という業務フローになりがちです。
そうなると入力担当者はkintoneへのデータ入力作業に時間も労力も取られてしまい、残業が発生してしまうことも。
かといって、アルバイトの社員など、普段kintoneを使わないメンバーにまでkintoneアカウントを渡すとなると、何百人と規模が大きくなるほどコストが心配ですよね。
ということで、フォームブリッジがここで活躍!フォームブリッジを使って申請用webフォームを作りkintoneへの橋渡しをすることで、こんなメリットが!
  • kintoneのアカウント数に関わらず1kintone環境につき1フォームブリッジで人数制限なくwebフォーム経由でkintoneへのレコード追加が可能なので、余計なコストが掛からない
  • 交通費申請やシフト申請、経理精算を、社員1人1人がフォームから登録でき、kintoneに申請情報が自動的に登録されるので、担当者の入力作業の手間がかからない

さらにコロナ禍においては、「普段はテレワークだけど、申請書のために出社しなきゃ…」という状況を防ぐこともできるので、社員の安全確保にも繋がりますね!

フォームブリッジは無料で試せる

以上3ケースの活用事例、いかがでしたでしょうか。自社の業務に適用できそうな事例はありましたか?
フォームブリッジは、30日間、実際にkintoneに接続してwebフォーム作り放題、回答し放題の無料トライアルを行うことができます。webフォームから簡単お申し込み!
トライアル環境へのログイン情報はメールですぐに届きます。回数制限は特にないので、「昔試したことあるな…」という方も
ぜひお気軽にご利用くださいませ。

本日のご紹介は以上でございます。
次回はお役立ちコンテンツ集を一挙ご紹介!webフォームを作る上で大事にすべきことはなんなのかもご確認いただけます。
ぜひご覧くださいませ!

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