Read Article

無料のwebツールでイベントを企画・開催してみた

無料のwebツールでイベントを企画・開催してみた

皆さんごきげんいかがですか、トッティです。

先日、「ITエンジニア飲み会」なるイベントを開催したのですが、その際使用したwebツールが便利だったので紹介しますね。

まず、イベント開催の概要を先に記載します。

イベント名:【若手エンジニア必見!】ITエンジニア飲み会【ベンチャー企業の代表や技術責任者も来るよ】

ま、本当に私の思いつきから始まった企画なんですが、色んな人に乗ってもらって開催できました。

イベント概要:エンジニアと企業の技術者が一緒に飲む

上記が全てです。

イベント目的:エンジニア同士・エンジニア×企業のネットワークを築き、成長を刺激し合う関係の構築

“日々業務に追われる若手エンジニア、平日は夜中まで仕事、場合によっては土日も出勤で中々横の繋がりを作りにくいもの。そこで、若手エンジニアのネットワークを広げるため、「若手エンジニア飲み会」を開催します!同世代の他社エンジニア、また同じ業界の企業人と話をすることで、成長を刺激し、知識を共有し、悩みを相談できる仲間を、社外でも見つけませんか!?転職イベントといった堅苦しいものでは無いので、是非気軽に参加して、自身のネットワークを広げてください。フリー志向の方も、横の繋がりがあると後々どこかでコラボレーションの機会があるかもしれませんよ。”(イベント受付ページ原文ママ)

詳細は募集ページがまだ残っているのでそちらをご覧ください。

 

イベント開催のために利用したツール

参加受付:everevo(これが無ければ開催できなかったレベル)

募集ページをご覧いただければ分かりますが、今回イベレボというwebサービスを利用して参加者の募集・管理を行いました。

本当に便利だったよ
便利だったよイベレボ

利用料金はチケット売り上げの5%ですが、参加者から料金を取らない無料イベントだと、どんなに使ってもイベレボの利用料金は発生しません。(凄いね!)

受付ページも簡単に作れる!
受付ページも簡単に作れる!
男性率の高さよ
管理画面(男性率の高さよ)

簡単に受付ページを作れて、管理者ページの操作も楽々でした。これが無料で使えるってんだから便利な世の中ですね。参加者へのメールもここから送れて、履歴も残るので、別のメーラーを立ち上げるなどの手間が一切いりません。一つだけワガママを言うと、参加者一人ひとりに対してステータス管理ができると最高でした。参加者には最高3回のメールを送っていたのですが、どの参加者にどのメールまで送ったか、ひと目で分かるステータスが無いので、毎回履歴を確認する必要がありました。この辺りは今後の機能拡張に期待です。(私が知らないだけで既に機能として持ってたりして・・・(^_^;))とは言え、ここまで簡単に管理できるとは持っていなかったので、オススメサービスなことには間違いありません。(無料の割に、では無く本当に使いやすかったです。)

開催側情報共有:サイボウズLive(無かったら困ったレベル)

協賛企業側の参加者とはサイボウズLiveを使ってコミュニケーションをとりました。

サイボウズLive
無料のグループウェア

私は普段からサイボウズLiveを使っているので、協賛企業の方にもお願いしてアカウントを作成してもらいました。

13名の企業人が協力してくれました
13名の企業人が協力してくれた
会話など
掲示板などの形式で情報共有する

サイボウズLiveは1グループ300人まで入れる無料のグループウェアです。私は普段から使っているので、今更「めっちゃ便利!」という感想は無いのですが、無ければ困ってしまいます。

集客:Facebook(他人のバズ力で集客)

定番SNS、Facebookで告知・集客を行いました。とはいっても、私は友達がいないことを自覚しています。何人か拡散が得意な人にお願いして、コメントつき「いいね!」をしてもらいました。これが効きました。

200を超える「いいね!」をいただきました
200を超える「いいね!」

多くの「いいね!」をもらい、その結果このイベレボページの閲覧数も伸びていきました。

3000弱の閲覧数
3000弱の閲覧数

イベレボページの閲覧数はイベント当日までに3,000弱(2,955)まで伸びました。申込数は64なので、CVRは2.16%と思っていたより低かったです。そもそもFacebook上での投稿を目にするのはITベンチャー回りの方がほとんど思っていたので、閲覧数はこんなに伸びるとは思いませんでしたが、CVRはもっと高いと思っていました。ま、これは2回目以降(やるとしたら)の数字の推移を見たいと思います。

【番外編】タスク管理:kintone(みんながやってくれれば意味はあるけど。。。)

イベントに向けてのタスク管理はサイボウズ社のwebDB、kintoneで行いました。

今回はタスク管理に使用
今回はタスク管理に使用
Liveでお手伝いの募集を呼びかけはしてみたが。。。
Liveでお手伝いの募集を呼びかけはしてみたが。。。

サイボウズLiveよりも通知や編集権限などが細かく設定でき、混乱が少なくなるだろうと考え、kintoneでタスクを管理することにしました。「手伝ってくれる人はいる」そう考えた私は若かった。。。

これが現実
これが現実

意地になって一人でkintone上でタスク管理を行いました。締切の設定に通知を絡ませることができるので、リマインダー的に使うこともできます。一人ですが便利です。

タスクの作成者も私、更新者も私、コメントも私
タスクの作成者も私、更新者も私、コメントも私

 

ともかく、イベントの参加受付、開催側の情報共有、集客のための告知は上記の無料ツールで充分行えました。当日の様子や、私の作成したポスターなんかを少しご紹介します。

技術責任者等によるライトニングトーク
技術責任者等によるライトニングトーク
勝手に会場ビル一階のエレベータ横に貼りました(笑)
勝手に会場ビル一階のエレベータ横に貼る
なんだろこの写真の構図、無駄にオシャレ
なんだろこの写真の構図、無駄にオシャレ

 

無料のツールでイベント開催がすごく楽に行えました。皆さんがイベントを企画する際、この記事が少しでもお役にたてれば嬉しいです!

当日のレポートは別記事にてご覧ください。

 

それではまた。

 

この記事を書いた人

トッティ
トッティ
トッティです。「開発者ではない。でも、いろいろkintoneを使い倒したい!」そんなあなた、奇遇ですね、僕もです。非開発者としての高みを目指しつつ、その道程を共有致します。

今日も張り切って行きましょう。
URL :
TRACKBACK URL :

LEAVE A REPLY

*
*
* (公開されません)

Return Top