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電子帳簿保存の書類提出&苦労&導入の感想など

お久しぶりです、最近バタバタしているワイワイです。

早速ですが、皆さんの会社は、ペーパレスしてますか?

サイボウズスタートアップスでは、2016年より国税関係書類を電磁的記録で管理していますが、2017年1月よりさらにタクシーなどの領収書をスマホの写真を撮り、そのまま電子的に管理できるように規制緩和がありましたので、昨年に引き続き今年も書類を変更して再度申請をしました。

今回は、申請書の提出方法を中心に、苦労した点を紹介します。

昨年度、電子帳簿保存法「スキャナ保存」への対応を決めたブログをお読みになっていない方はこちらもご確認ください。

kintoneアプリはこう使え!電子帳簿保存法「スキャナ保存」決意編申請編

申請書類の記載方法

今回は、ここがメインではないので、簡単に (^-^;

申請書類の書き方については、以下のサイトに詳しく書いておきました。是非サンプルファイルもダウンロードしてみてください。
https://ts.kintoneapp.com/user/document.html

書類の書き方も注意点を記載していますが、特に難しくありません。

こんな感じで申請書など関係書類ができましたら、申請です!

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申請書類の提出

申請は、各税務署に届出します。メインの部分なので写真付きで!

サイボウズスタートアップスの場合は、芝税務署に行きました!

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提出する書類を手にいざ窓口に!

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はいはい、と言いながら担当者が変わりました。おじさんはわからなかった模様…….。

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受付の方:「はい、お預かりいたします。不備がありましたら連絡させていただきます。」

はい、これで終了です……….。税務署に入って、 1 分程度の出来事です。

特に内容確認もありません……..。(^-^)

このように控えの書類にも押印してくれます。

dsc01095

大変だったこと

では実際に、電子保存を申請するために何が大変なのか。

サイボウズスタートアップスの場合は、以下の3つの規定を決めることでした。

・適正事務処理規程
・事務分掌細則
・スキャナによる電子化保存規程

簡単に言いますと、「相互けんせいして、不正をしないでね」というルール決めです。

 

弊社のように小さな会社だと、一人の担当者が経理処理などを全てやっていたのですが、

「スキャン保存などの登録は経理担当者が正確にする」「取引内容は営業担当者が確認する」「定期的に正しく運用しているか第3者チェックする」と、それぞれ別の担当者に分けて運用する必要があります。

人が少ないため、そもそも選択肢もないのですが、明確に担当を決めるのは少し抵抗感がありました。(^-^;

しかし、国税が要件に入れるだけに、ミスも少なくできますし、コンプライアンス的にもあるべき体制だとは感じます。電子帳簿保存の申請を良い機会ととらえて、業務手順をあるべき姿にしていく!と考えないとられると良いかと思います。(^-^;

電子帳簿保存導入9ヶ月の感想

電子帳簿保存の運用を始めて9ヶ月が経過しましたが、やって良かったと感じるのは、新しい改善をテンポ良くできると感じることです。

例えば、外出先でIP電話の導入に関する話をしていると、「うちの会社で使っている電話機の単価って、いくらだったっけ?」「うちの会社より安くないか?」などと感じた時にすぐに検索し詳細の単価まで確認できることです。今までも全体の費用ぐらいまでは確認できたのですが、請求書が一緒に保存されているので、細かな内訳まで全て確認できるので、判断をするための情報がどこでも得られるようになりました。そのため、いい話があるとその場でコスト比較して、「紹介して!」と言えるようになりました。

今までの私なら会社に帰ってから請求書を調べることはしていないと思います。毎日忙しくしている中で、強い動機がないと調べないんですよね…………..。(-_-;

皆さんもペーパレスの良さを実感してみてくださいね!!

電子帳簿関連でご不明な点がありましたら、こちらまでお問い合わせください。

 

ではでは、また1年後にブログでお会いしましょう! (^-^)v

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