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kintoneアプリはこう使え!電子帳簿保存法「スキャナ保存」申請編

kintoneアプリはこう使え!電子帳簿保存法「スキャナ保存」申請編

管理業務担当のワイワイです。

本日は、電子帳簿保存法「スキャナ保存」の国税への申請手続きの書き方についてです。

#意外に時間がかかりましたので参考までに  (^-^;

また、今回の記事の前に、前回の”決意編”をご覧になっていない方は、こちらよりご覧ください。

国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の承認申請書の記入

申請手続きについては、こちらのサイトに書かれています。

具体的に提出する必要がある書類は、「国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の承認申請書」が

4枚ですが、さらにそれに付随した書類が必要なります。

承認申請書はこちら    記入例はこちら

 

こちらの申請書類で、特にわかりにくかった部分だけ説明していきます。

わかりにくいのは2点です。

 

まずは、1点目。「1承認を受けようとする国税関係書類の種類」です。

どの書類を電子保存するのかを決めるのですが、サイボウズスタートアップスでは、請求書と領収書、納品書を

電子保存することにしました。

入力方式?「業務」「速やか」「適時」?流石にこれは、理解できないでしょう・・・・・・

こちらの説明は、こちらの資料に分類分けがありました。

請求書や領収書は、「早期入力方式(速やか)」「業務処理サイクル方式(業務)」が選択できます。

「早期入力方式(速やか)」は、1週間以内に登録することのようです。

毎月の請求関係をまとめて登録をするので、「業務処理サイクル方式(業務)」を選択しました。

 

業務サイクル方式を選択すると、どのように業務処理するのかを後ほど説明する規程に明記する必要があるようです。

 

この申請書の最大の難関は、「6(9)システム関係書類及び事務手続き関係書類の備付けに関する措置」です。

私たちの場合、管理するメインシステムをkintone(パッケージサービス)を利用するため、

①と②は、不要で、③と④の作成が必要になります。

申請書類は、チェックをするだけですが、添付が必要なので、作成する必要があります。

 

スキャナによる電子化保存規程など添付書類の作成

 

③の「システムの操作説明書」ですが、「システム全体」は、非常に簡単ですが以下のPDFを提出します。

システム概要

 

#めちゃくちゃ簡単なイメージ図ですけど。(^-^;

 

また、③のスキャナ装置は、取説のPDFを確保し、機能に関する操作方法については、

以下のページの「kintone基本操作ガイド」を用意しておけば大丈夫でしょう!

ちなみに、こちらの書類は提出の必要はありません。

 

いよいよ最大の問題は④です。

「電子計算機処理に関する事務手順を明らかにした書類及び電磁的記録の保存に関する事務手続きを明らかにした書類」

何を書けばよいのか、全くわかりません。(-_-;

 

素直に、税務署の方に伺ってきました。

言われたことは、こちらのサンプルのような書類を作る。と、言うことでした。

#上記はどこからリンクされているのかも見つからないんですよね。(^-^;

作る規程、細則は、以下の3つとなります。

・適正事務処理規程

・事務分掌細則

・スキャナによる電子化保存規程

 

実務に合わせて言葉は修正しましたが、パッケージサービス前提の文書ではないので修正も多く、

少し面倒な感じです。しかし、④の書類は、申請時に添付書類として、提出する必要があるので、

ちゃんと作成する必要があります・・・・・・・。

 

サンプルがあるとはいえ、すべての書類を書くのに、1日仕事となってしましました。(^-^;

 

私が作成し、9月30日に提出する予定の書類は、以下の5つになります。

・国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の承認申請書(4枚もの)
・適正事務処理規程
・事務分掌細則
・スキャナによる電子化保存規程
・システム全体のイメージ

 

参考サイト

その他、参考にした情報は、国税庁のホームページの「電子帳簿保存法について」です。

特に、こちらの「電子帳簿保存法 Q&A」は参考にしてみてください。

 

 

税務署の方に、提出物はこれで良いかを聞いたのですが、保証はしてくれません。(^-^;

しかし、問題はないようなニュアンスでした。(^-^)

問題があれば、修正の指示がくるようなので、来年1月からの運用は問題はないでしょう。

 

参考のために、弊社の規程が欲しいという方は、こちらよりご連絡ください。

編集可能なdocxの形式ファイルでプレゼントします。(^-^)

【経過のご報告】2017年1月からの規制緩和に伴い、2016年度も書類を変更して再度申請を行ないました。

電子帳簿保存の書類提出&苦労&導入の感想など

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