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kintoneアプリはこう使え!電子帳簿保存法「スキャナ保存」決意編

kintoneアプリはこう使え!電子帳簿保存法「スキャナ保存」決意編

管理業務担当のワイワイです。

本日は、電子帳簿保存法「スキャナ保存」への対応についてです。

 

スキャナ保存制度とは

従来は「3万円未満の契約書・領収書およびこれらの写し」をスキャナ保存で電磁的に管理してよい。となっていたものが、平成27年9月30日以降の申請より、金額基準(現行:3万円未満)を廃止するという規制緩和が決まっています。
我が社のような小さな会社でも、6ヶ月に1冊ぐらいペースで以下のようなファイルが増えていきます。(-_-;

IMG_2201
ファイルを管理するために戸棚も購入しました(^-^;

IMG_2203

 

 

今後を考えると・・・・・・・・・

いい機会なので、これを申請して完全電子化しよう! (^-^)/

 

スキャナ保存の承認申請

本日よりスタートです。

先ずは、承認を受ける書類を決める必要があります。

 

承認申請書は以下にあります。

[手続名]国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の承認申請

 

当社の場合は、領収書などの請求関連ですね。 契約書などは次のステップで(^-^;
なので、請求書や納品書と領収書、納品書となります。

申請には、電磁的に記録する装置も申請する必要があるんですね。
#なんでだろう?めんどくさ。

スキャナーの基準は、解像度は200dpi、カラーは256階調以上で読み取り。

256階調などややこしい書き方していますが、スキャナの読み取り階調でカラー24bit以上であればOKです。
#最近のスキャナーなら問題ないという感じです

タイムスタンプの付与。
#へー

訂正や削除を行なった場合には、事実がわかるように。
#普通だね

あとの要件は、気にするほどでもなさそうなので、当然、電子帳簿保存先は、kintoneでやることにしました。
#kintoneだと修正などのログも残っているから要件を満たすのは簡単です。

 

具体的なkintoneでの管理方法

では、現在、請求書関係を管理しているアプリは、支払管理アプリになります。

これをスキャナ保存の実運用に乗せる必要があります。

なので、項目として承認済みのタイムスタンプ付きPDFファイルを追加しました。

支払管理アプリはこんな感じ

 

支払管理 - 新しいレコード

 

 

各ユーザーが支払ったものを、こちらのアプリに登録して、立替払いの精算や銀行振込などを行っていきます。

では、請求書や領収書は従来は紙をもらっていたので、それをスキャナでPDF化して添付ファイルしたらいいだけ。

簡単ですね!

 

タイムスタンプ?

ん、タイムスタンプ?

どうやってやるの・・・・・・・

これ、みんなに作業してもらうの・・・・・・

確実にするのは、ん〜、ん〜〜〜、ん〜〜〜〜〜〜〜

 

おっち〜、kintoneのステータスが変わったら添付ファイルにタイムスタンプが勝手にされるようなの作って〜

 

kintoneアプリのドロップダウンでステータス管理をしているので、この項目が「承認」に変わったら、
添付されてるPDFファイルにタイムスタンプが付いて、こちらの承認済みファイルのところに、
タイムスタンプ付きのファイルが付く!こんな感じで!

 

何々、3ヶ月前までに申請が必要。

では、9月末に届けると、翌年1月の年度始めから運用が始められるんですね!

サイボウズスタートアップスの決算は12月末。

 

おっ、これ偶然じゃなくて、運命だよね。

テストもあるから11月末までに作ってね。

 

と、いうことで、

11月末までにタイムスタンプのサービスをリリースすることが決まりました。v(^-^)v

業務手順とサービスの仕様は煮詰めいている最中です!!

 

久々の新サービスになります!お楽しみに。

続編である”申請編”はこちら

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