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【使ってみた】kintoneアプリストア⑦~総務・人事系アプリ編2~

【使ってみた】kintoneアプリストア⑦~総務・人事系アプリ編2~

【追記】
こちらでご紹介している「フォームクリエイター」は、2020年6月末日にサービスを終了させていただくため、新規お申込みは受け付けておりません。kintoneに接続するwebフォームであれば、後継版サービスのフォームブリッジを是非ご検討ください!フォームブリッジは、こちらから、30日間の無償トライアルも可能ですよ~!


こんにちは。秋の風を感じる季節となりましたがいかがお過ごしでしょうか?休みの日など、家にいるとひぐらしが鳴いていて物悲しい気持ちになります、嶋田です。

さて、今回もkintoneアプリストアより総務・人事系アプリ第二弾です。はりきって行きましょう。

前回はこちら→【使ってみた】kintoneアプリストア⑥~総務・人事系アプリ編1~

在宅勤務事前申請

在宅勤務を行う際に、日時や業務内容などを事前に申請し、上長の確認、また成果報告も行うアプリです。

kintoneはどこからでもアクセスでき、データの共有も簡単なので、在宅勤務のしくみ等を活用することで、家族と過ごす時間を大切にしながら働いたり、大雨や台風の際に無理に出社する必要もなくなったりするのはいいことですよね!

緊急連絡先等も記載できるのは便利!
緊急連絡先等も記載できるのは便利!

また、このアプリには自分の申請したものと、未処理の申請一覧のほかに、「自分が処理すべきもの」という一覧が設定されています。自分が処理すべきもの、とは、承認者がログインしているユーザー、かつそのレコードが承認も却下もされていない未処理のレコードであるもの。

申請一覧から追ってもいいですが、自分が承認者であるレコードだけがまとまっていれば承認しやすいし、確認漏れもなくなりますよね。このような設定になっています。

承認者=ログインユーザー、かつ承認も却下もされていない→自分が処理するもの!
承認者=ログインユーザー、かつ承認も却下もされていない→自分が処理するもの!

レコードが追加された場合、承認者に設定した上長に通知が飛ぶように設定も行います。

レコード追加されれば承認者フィールドに設定されたユーザーに通知されます
レコード追加されれば承認者フィールドに設定されたユーザーに通知されます

 エントリーシート管理

人事部の方がエントリーシートを管理できるアプリになります。メールアドレスと電話番号はリンクフィールドになっているので、応募者にここから連絡することもできます。

応募者の情報を一目で確認!
応募者の情報を一目で確認!

また、こちらのアプリを弊社のフォームクリエイターと連携させることで、応募者自身に入力してもらうことができます。

写真も登録してもらうことができます!

必要な情報を応募者自身に入力してもらうことで、転記の手間が省けますし、確認したいときにPC上から確認できて便利ですね!

ちなみに、昨今対策が叫ばれている個人情報保護に関しまして。弊社のフォームクリエイターでは、投稿された内容はSSL通信によって保護されていますので、インターネット通信経路上
で情報が盗聴されることはございません。 フォームクリエイターのセキュリティに関しましてはこちらの記事にて詳しくご案内していますので、よろしければご参照くださいませ。

また、こちらのアプリに、応募者の状況を確認するドロップダウンを設けてみました。この項目を変更していくことで、現在残っている応募者のソートもかけやすくなりますね。

採用状況など、見てるだけで胃が痛くなりそうです…。
採用状況のステータスとして活用。見ているだけで胃が痛くなりそうです…。

人事評価管理

人事部員や評価者が社員の評価情報を一元管理できるアプリです。

評価担当者の評価を書き、またコメント欄にてやりとりできます

またこちらのアプリでは、過去評価もひとつのレコード内で確認できるよう、関連レコード一覧が設定されています。ユニークな社員番号で紐付けされていて、前年度、またその前の評価が閲覧でき、そのレコードもリンクで参照できます。

アプリ内での関連レコード、便利なんです
アプリ内での関連レコード、便利なんです

このアプリ、さらに入力を簡単にするために社員名簿アプリからルックアップで設定してみることにしました。社員番号をルックアップフィールドにします。

社員番号をキーに、社員名、生年月日、入社日を取得します。
社員番号をキーに、社員名、生年月日、入社日を取得します。

よし保存!しようとしたのですが、保存ができません。答えは「関連レコード」のところにありました。

先程、ルックアップを設定する際に元あった「社員番号」のフィールドを消してしまったので、「社員番号」のフィールドをキーとして設定していた関連レコードの設定がおかしくなってしまったのですね。

社員番号欄を消してしまったので、関連レコードのキーがなくなってしまったんですね
元の社員番号欄を消してしまったので、関連レコード設定のキーがなくなってしまったんですね

再度関連レコードの設定を開けてみても、ルックアップフィールドで設定した社員番号の項目がでてきません。

kintoneヘルプを確認してみたところ、ルックアップは関連レコード設定の表示するレコードの条件の「このアプリのフィールド」には設定できないんですね!使えるのは文字列(1行)、数値、計算、リンク、レコード番号のみのようです。

今回は社員名で再登録しましたが、社員名は完全にユニークなものではないので、関連レコードの設定とルックアップを併用する際は気をつけたほうがよさそうです。

また、すでに使用しているフィールドを削除すると、そのフィールドのデータも消えてしまいますので、こちらも注意したほうがいいですね!!

さらに、このような特定の部署だけで利用するアプリは他の部署の人に見られたり、また書き換えられたりしたら困ってしまうので、使用する部署だけが見えるようにアクセス権を設定しましょう。

総務部だけが閲覧・編集できるように設定します
総務部だけが閲覧・編集できるように設定します

CS部に所属している嶋田のユーザー名でログインすると、

アプリ自体が見えなくなりました
アプリ自体が見えなくなりました

しかし、総務部の長崎さんのユーザー名だと、

人事評価管理アプリが表示されています
人事評価管理アプリが表示されています

セキュリティインシデント管理

社内で発生したセキュリティインシデント(=コンピュータの利用や情報管理、情報システム運用に関して保安上の脅威となる事象)を管理するアプリです。セキュリティインシデントの中には、マルウェアと総称されるウィルスへの感染や、メールの誤送信、携帯やUSB等の紛失なども含まれます。

もちろんこのような事象は起きないように努めることが第一ですが、起きてしまった場合、その原因と対応、その後の再発防止対策までが関係する全ての社員に共有、徹底されることが大事です。

原因、対応状況、再発防止の対策までを記載します。
原因、対応状況、再発防止の対策までを記載します。

また、セキュリティインシデントが発生した場合、すぐさま社内のシステム担当者に通知がいくように設定を行います。

レコード登録があれば情報システム部に通知を行います
レコード登録があれば情報システム部に通知を行います

レコードが追加された後、情報システム部の吉田さんのユーザー名でログインすると、

レコードタイトルの設定をしているので、概要を見出しとして通知がきました!
通知が表示されました

レコードタイトルの設定をしているので、概要を見出しとして通知がきました!

また、このアプリには新規登録→完了→(対応再開)の簡単なプロセス管理が組まれています。顛末書や始末書の提出が必要な場合は、プロセスを足すといいかなと思います。

対応完了したら「完了」にするイメージでしょうか
対応完了したら「完了」にするイメージでしょうか

 毀損・紛失物管理

毀損・紛失した会社資産を管理するためのアプリです。毀損/紛失した日時と原因、現在の対応状況、修理等の対応に掛かったコストまでを一元で管理することができます。

経緯と対応状況を残しておくことができます

このアプリへの記入で大事なところは、「詳細」への記入だと思います。上記ではフォーマットとして4項目が記載され、それに合わせて記入するように設定されていますが、こちらはアプリの設定画面で初期値として元々フィールドに入れておく設定ができます。現在のステータス、所感については、私が足してみた項目となり、元のアプリには含まれません。

アプリの設定画面で自由に変更可能。
アプリの設定画面で自由に変更可能。

ちなみに、この初期値については、弊社で提供しておりますフォームクリエイターにおいてもkintoneアプリに入れたものが反映されます。

フォーム化してみました
フォーム化してみました

便利に使えますのでフィールドをあまり多くしたくない場合や、自由記述欄に書いてほしいことがある場合などにお使いください。なお、色を薄くしたり、上書きを可能にして入力例として使用ようなことはフォームクリエイターではできかねる部分となります。

また、このアプリには社員別の積み上げ型のグラフが設定されています。とても不名誉なグラフです…絶対に載りたくないですね…。

社員別の積み上げ型のグラフが設定されています
だれが毀損・紛失をしてしまったのか一目でわかります

まとめ

総務・人事アプリを2回にわたりご案内しましたがいかがでしたでしょうか?

今回はエントリーシート管理や人事評価管理など、全社員が閲覧すべきではないようなアプリも紹介いたしました。このようなアプリには、アクセス権を掛け、しっかりと管理を行うことで、今まで紙での記入、本部への送付、といったような煩雑なやりとりを行っていた部分に関してもデータベース上で管理ができますヾ(@^▽^@)ノ

ぜひお試しくださいませ。

また、エントリーシート管理と毀損・紛失物管理にて連携させましたフォームクリエイターは30日間のトライアルが可能です!ぜひお気軽にお申込くださいませ。

それでは今回はこの辺りで(⌒ー⌒)ノ

【更新しました】次回分はこちら→【使ってみた】kintoneアプリストア⑧~データ蓄積系アプリ編~

この記事を書いた人

嶋田
嶋田
嶋田と申します。
kintone初心者ですが、少しずつ習熟してまいりたいと思います。
kintoneを初めてお試しになるかたにわかりやすく、使っていただいているかたにも参考にしていただける記事を目指してまいります。
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