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【使ってみた】kintoneアプリストア⑥~総務・人事系アプリ編1~

【使ってみた】kintoneアプリストア⑥~総務・人事系アプリ編1~

こんにちは!最近はすこし涼しいですが、いかがお過ごしでしょうか?嶋田です。

さて、kintoneアプリストアから、今回は総務・人事系アプリをご紹介します。

前回記事はこちら→【使ってみた】kintoneアプリストア⑤~顧客サービス系アプリ編2~

備品在庫管理

社内の備品の在庫管理を行うアプリです。「現在の在庫数」のアプリは「SUM(入出荷数)」という計算式になっていて、入出荷数のフィールドの値の合計を出すのですが、

※入出荷数:出荷の場合は「-」をつけて入力してください。

という注意書きがあることによって、正しく計算ができるようになっています。

このアプリでは、必要数のフィールドがあれば確認する方がどれが足らないのか分かりやすいと思い、フィールドを増やしてみました。

「必要数」と、現在在庫との「差分」を設定しました。

さらに、「差分」の数値がマイナスになったら(=現在在庫数が必要数を下回ったら)通知がいくように設定しました。

差分が-1以下であれば通知を行います。

通知設定をしたユーザーであっても、レコード操作を行った本人には通知は行かないようになっているので、総務部の上野さんのユーザー名でログインしてみます。

通知が来ました!

これで日々確認を行わなくても、発注の必要があるものは通知が飛びます。

お中元・お歳暮管理

お世話になっているお客様や協力会社にお中元やお歳暮を贈りたい!でも誰が誰に送ったかわからなくて…そんなお悩みを解決!送付や受領の履歴を一括管理するためのアプリです。

送りたい先の情報を入力し、「発送依頼」にチェックを入れます。チェックが入っているものに関しては総務部で確認を行い、送付したものに関しては「品物送付済」にチェックを入れます。

お中元やお歳暮をいただいた場合も同様、受領品名を入力して「受領」にチェックを入れ、総務部がお礼状を送付したら「お礼状送付」にチェックを入れます。

もちろん、お中元やお歳暮以外の頂き物やお礼の品の管理にも使えます。

お中元を総務部で一括管理できます!
贈られたものに関しても一括管理。
贈られたものに関しても一括管理。

お中元やお歳暮はある程度時期が決まっていますが、大切なお客様とのやりとりに関わるものですので、やはり遅れないよう、手配したい…ということで、こんな通知設定を行いました。

それぞれ、総務部と依頼者に通知がいく設定をしました
それぞれ、総務部と依頼者に通知がいく設定をしました
登録があると通知が来ます

発送・お礼状依頼が入ったら総務部に通知、送付のチェックが入ったら依頼者に通知を行うことで「◎◎様に送ってくれましたか?」「確認します」のような無駄な社内確認を減らすことができます!

タイムカード

勤務時間の記録と、上長による承認を行うアプリです。こちらのアプリで行っているように、kintoneで実際の時間の記録を残そうとすると、出社時の登録と退社時に更新→申請の2回の入力が必要そうです。出社時に出勤時刻を入力、退社時に退勤時刻を入力→申請という流れですね。

入力と更新の2回入力をしています
入力と更新の2回入力をしています
簡単なプロセス管理が設定されています。
申請→上長確認→承認の簡単なプロセス管理が設定されています。

 

問診表

健康診断などの問診表の情報を入力、管理するアプリです。

自由入力だと入力ミスがおきがち。
自由入力だと入力ミスがおきがち。

このような入力方法だと、「いいえ」なのに病名欄に入力ができてしまったり、項目に入力しているのに選択肢を「はい」にし忘れたり、何かとミスがおきがちなものです。やはり、「はい」を選んだときだけ入力欄が出てくるようにできたらいいですよね。

それ、JavaScriptでできます!このアプリには条件分岐のサンプルJavaScriptが準備されているので、早速設定してみます。

サンプルJavaScriptをコピーペーストして、保存します。
サンプルJavaScriptをコピーペーストして、保存します。

JavaScriptファイルをアップロード、保存したら再度入力してみます。

設問のフィールドが「ない」「いいえ」の場合
設問のフィールドが「ない」「いいえ」の場合
設問のフィールドが「ある」「はい」の場合

「ある」「はい」の場合だけ、入力欄が表示されています。成功しました!これで入力ミスの可能性がぐぐっと減ったんではないでしょうか。ぐぐっと!

社員名簿

社員情報を一元管理するためのアプリです。異動の記録も確認できるようになっています。

異動の履歴も確認できます
アプリの構成はとってもシンプル。

このアプリには、勤続年数を表示する機能と、年齢を計算する機能のサンプルJavaScriptが公開されていますので、早速設定してみます。

勤続年数と年齢が計算されました!!!
勤続年数と年齢が計算されました!!!

休暇申請

休暇申請、上長により承認、取得情報の管理まで行えるアプリです。上の「社員名簿」アプリからルックアップが設定されていて、社員番号と氏名が紐付けられています。

山田さんがレコードを確認した画面です。承認または差し戻しのアクションを選択します
山田さんがレコードを確認した画面です。承認または差し戻しのアクションを選択します
こんなプロセス管理が設定されています
こんなプロセス管理が設定されています

プロセスの設定において、上長の承認がされたものを再申請したり取り消したりする必要はあるのか?と思ったのですが、人間、間違えもありますし予定が変わることもありますよね。アクションボタンは多くなりますが、やり直しはできたほうがいいと思いました!

また、このアプリにはクロス集計表が設定されていて、社員の取得状況を一目で確認できます。

社員ごとの取得状況を簡単に確認できます。
社員ごとに一目で確認。

商標・特許管理

商標や特許の出願状況、出願番号、計上金額をまとめて管理できるアプリです。出願の履歴とともに、提出した書類等も参照できるように添付ファイルフィールドを追加しました。

担当者以外は分からなくなりがちな情報も一括管理!
担当者以外は分からなくなりがちな情報も一括管理!

このようなこまごまとした情報もkintoneであれば一括管理ができます!とはいえ、全社員に全ての情報を見せるのも得策ではない場合もありますよね。ということで、このアプリは総務部の社員以外には閲覧不可にします。これで情報の漏洩の心配も少なくなりますね。

総務部のみにアクセス権を設定しました。
総務部のみにアクセス権を設定しました。

FAQ

社内の手続きに関してや、よくある質問を登録しておくアプリです。カテゴリが設定されているので、入力の際にカテゴリ選択をすることで、情報を検索しやすくなっています。

よくある質問を纏めておくことで、社員からの問合せも減ります。
よくある質問を纏めておくことで、社員からの問合せも減ります。
カテゴリは自由に増減できます。
カテゴリは自由に増減できます。

総務への依頼受付

こちらは消耗品の発注や修繕など、総務部への依頼を登録するアプリです。条件書式のJavaScriptが準備されているので、こちらを設定してみます。

依頼を登録した状態です
依頼を登録した状態です
一覧画面もステータスの文字色が変更になっています
一覧画面もステータスの文字色が変更になっています

詳細画面のアクションには「処理開始(担当者を設定後)」というボタンが設定されています。つまり依頼を登録した人が申請のアクションをするのではなく、総務部内で最初のアクションを行うようですね。

プロセス管理はこのような設定になっています
プロセス管理はこのような設定になっています

総務部内で担当者を決めてから、プロセスをまわすようなイメージでしょうか。依頼者がアクションボタンをおしてしまわないよう、注意書きを加えてもいいかなと思います。今回は「※上部アクションボタンは総務部内で使用しますので、依頼登録の際は押さないでください。」という注意書きを加えてみました。

また、このアプリに総務部に対する通知が飛ぶ設定はされていません。アプリストアではアプリテンプレートの形でアプリが登録されていますが、こちらのヘルプにもあるように、ユーザーや部署を指定して通知するような設定はテンプレートには含まれないのですよね。

ちなみにこちらで弊社三浦がアプリテンプレートとアプリの再利用に関して検証を行っていますので、よろしければ合わせてご参照ください。

このアプリを日々チェックしてもいいですが、今回は登録があれば総務部のメンバー全員に通知が飛ぶように設定してみます。

レコードが追加されたら総務部に通知を行います。
レコードが追加されたら総務部に通知を行います。

総務部の長崎さんがログインしてみると、

レコードの登録通知が来ました
レコードの登録通知が来ました

通知を見た長崎さんは担当者に上野さんを指名し、上野さんは手配を行って「依頼者確認へ」のボタンを押します。すると依頼者である私(嶋田)に通知が飛ぶので、完了確認を行って、一連の発注作業が完了します。

通知を見た長崎さん→担当者の上野さん→依頼者の嶋田、とプロセスがまわります

弊社サービスでシン・依頼アプリへと進化させます

今回はこちらのアプリをフォームクリエイターkViewerで進化させてみました!

まず入力をフォームクリエイターで行えるようにします。依頼者をユーザー選択→文字列1行での自由記入にします。同じ依頼が何件も来てしまうことがないよう、依頼状況のViewへのリンクも貼りました。

社員にフォームに入力してもらいます

Viewはこんな感じ。kintoneに入力されたレコードは即時反映されるので、先程フォームに入力したものも反映されています。

「手配済」「連絡事項」の項目を設けました。
「総務部手配確認」「連絡事項」の項目を設けました。

「総務部手配確認」「連絡事項」の項目を設けてみました。これで現在依頼があるものと、依頼したものが現在どんな状況かVIew上で確認できます。

プロセス管理をまわさなくても、また依頼者にkintoneのアカウントがなくても大丈夫!!!kintoneアカウントの節約にもなりますね。

まとめ

今回は総務・人事系のアプリをご案内しましたが、いかがだったでしょうか?

社内のこまごまとした処理の効率をアップさせる「それちょっと便利!」なアプリばかりだったと思うので、ぜひ触ってみてくださいねv(。・ω・。)

最後の総務への依頼受付アプリで使用したフォームクリエイターkViewerは30日間のトライアルが可能です。ぜひお試しください♪

それでは今日はこの辺りで。お読みいただきありがとうございました(v^-^v)

【更新しました】次回分はこちら→【使ってみた】kintoneアプリストア⑦~総務・人事系アプリ編2~


【追記】
上記でご紹介しました「フォームクリエイター」は、2020年6月末日にサービスを終了させていただくため、新規お申込みは受け付けておりません。kintoneに接続するwebフォームであれば、後継版サービスのフォームブリッジを是非ご検討ください!フォームブリッジは、こちらから30日間の無償トライアルも可能ですよ~!

この記事を書いた人

嶋田
嶋田
嶋田と申します。
kintone初心者ですが、少しずつ習熟してまいりたいと思います。
kintoneを初めてお試しになるかたにわかりやすく、使っていただいているかたにも参考にしていただける記事を目指してまいります。
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