トヨクモ製品で、安心・安全の品質で のシステム提供を！
アントベアクリエイツ合同会社は、愛知県にある2011年創業の会社で、主にkintone等のクラウドサービスやSaaSを用いたお客様のシステム構築支援をされています。
2012年に、案件を進めるに当たり自社に合わせた顧客管理のデータベース構築のためkintoneを導入しました。
今回は、トヨクモのPrintCreator、FormBridge、kViewerを活用し、自社やお客様のシステムの構築をされている、kintoneエバンジェリストでもあり、kintone show+case unlimited2023にて優勝された森田諭氏にお話を伺いました。
導入障壁の低いkintone！電車内で即申込！
自社の運用に合わせた顧客管理システム作成のため、kintoneを導入されたアントベアクリエイツ合同会社ですが、導入前はオープンソースの顧客管理のパッケージを使っており、必要があればカスタマイズを加えながら運用していく想定でいました。しかし、お客様のシステム構築の仕事をしながら、自社のシステムをカスタマイズするのは難しいと課題を感じていたところ、Webページの検索でkintoneを知り「導入するだけですぐに活用できそう。自分でやらなくても、他の人にも任せられそう」と電車の中ですぐにお試しを申し込んだそうです。
kintoneに移行する際は、他のシステムで作っていたデータを抜き出し、Excelでまとめ直し、kintoneに入れる流れで作りました。
「会社が忙しく説明の時間を取るのが難しかったので、マニュアルが充実していて社員が自分で調べて使いこなしてくれることがありがたかったです。またシステムを新しく導入する際、他システムだと後戻りできないといったプレッシャーを感じ触りづらいということが多いですが、kintoneは操作が簡単明快で、誰でも気軽に利用できたのが良かったです」（森田氏）
また、岐阜県の大学病院で医療関係のイベントを行う際、NPO団体の方に毎回Excelで来場者数等を集計・管理して、報道関係者に報告する必要がありました。その時役員の方と交流があり、kintoneが使えるのではと話すと「ぜひやりたい」と言っていただいていました。
「kintoneを導入することで、Excelでデータを統合する等のややこしい作業がなくなり、運用自体も楽になりました。またクラウドに移行できたことで、担当者に依存せずに情報の登録ができることや、データを誤って消してしまう心配がなくなったことも、kintone導入の成功事例となりました」（森田氏）
PrintCreator導入で、作業時間・精神的負担を半分に！
kintoneを導入後、社内からは印刷機能の面で要望があがってきたそうです。PrintCreator導入前は、kintoneからExcelへデータを転記し、転記ミスがないか確認するという作業が発生していました。また、確認作業は森田氏自身で行われており、「これなら自分で入力した方が早いな」と思われていたそうです。
本来ならkintoneからそのまま印刷したいところですが、ブラウザ上で動いているから難しいのは理解できるため、印刷業務の効率化を求めてトヨクモが提供するPrintCreatorの導入を決めたとのことです。
「他のお客さんへのトヨクモ製品の導入支援は既に経験があり、その際にトヨクモ社に問い合わせを行ったところ非常にサポート体制が良く、会社とサービスに対して親しみを持っていました」（森田氏）
トヨクモ製品の導入前、送付状の作成等にフリーソフトを使っていた際は、特に官公庁への納入や契約書が多かったため、類似した名前の宛先が多く、目視での二重チェックが必要でした。また、それでも宛先の設定ミスが心配だったので、翌日送り先に電話して到着確認をしていました。導入後は、そのようなチェックや心配がなくなったため、精神的負担は半分以下に、また繁忙期の際は3日かかっていた作業も1日半ほどになり、半分で済むようになりました。
「特に官公庁は、提出期限を過ぎると一切処理してくれないので、正しく送れていないと他の業務を中断し、車で届けに行くようなこともあり、転記ミスの不安がなく送り状が作れるようになってとても楽になりました」（森田氏）
PrintCreatorで出力した送付状
お客様からの問い合わせには、「トヨクモセット」を提案
kintoneの導入支援をしている際、kintoneのみでは足りない機能についてのご相談や、お客様からの問い合わせがあった場合は、FormBridgeとkViewerを用いた「トヨクモセット（森田氏命名）」で利用することをお勧めしてご提案いただいているそうです。
ユーザーの登録フォームが必要な際、導入前はお問い合わせフォームからメールを受け付けて転記する流れだったものを、FormBridgeから入力してもらうことで、kintoneに直接情報が蓄積されるため、転記が不要になりました。
FormBridgeのフォームから登録してもらった情報がkintoneに自動的に保存され、kintoneの情報は、kViewerで外部の方に公開できるので、この2製品があるだけでも格段に業務改善の幅が広がります」（森田氏）
フォームから登録することで、kintoneに入力情報が自動的に登録されます
この仕組みを導入することで、転記ミスの削減はもちろん、登録されたデータはkintoneに保存されるため、どのメールが転記済みかどうかを一目で可視化することができ、転記漏れも削減できました。そういったミスを防ぐことができ、顧客の対応品質の向上にも繋がっています。
「kintoneに必ず情報が登録されているのは安心につながります。また、kintone同様に連携するサービスの信頼性も重要視しております。登録したはずのデータが登録できていないとお客様との信頼関係を築けなくなります。トヨクモさんは、質問をした際にいつも丁寧に答えを返してくれます。サイトのQA情報も充実しておりますが、電話での問い合わせについても親切にその場でサポートしてくださるのはとても助かっています。
トヨクモ製品は、弊社とお客様との信頼関係の構築にも役立っています。」（森田氏）
最後に、今後の展望について伺いました。
「弊社のIT導入支援サービスは、行政機関とも深く長くつながりをいただいており、常日頃から安心して使っていただける価値を提供しています。クラウド活用のプロフェッショナルが常に寄り添っていると感じて戴けるよう、サポート体制を手厚くして参ります。今後もお客様がシステム運用トラブルに悩むことがないよう、安心して使っていただけるクオリティで提供ができるようにしていきたいです。また、その技術を提供されているトヨクモさんには感謝しています」（森田氏）
記事公開日：2024年3月29日
※事例記事の内容や所属は取材当時のものとなります
